Welche Besonderheiten Arbeitgeber bei der Umlage U1 beachten müssen

Beiträge sind auch für die Arbeitnehmer zu entrichten, die bei der Ermittlung der Beschäftigtenzahl für das Umlageverfahren U1 unberücksichtigt bleiben (z. B. Auszubildende oder schwerbehinderte Menschen).

Umlageverfahren: Einmalzahlungen sind beitragsfrei

Hinsichtlich der Beitragsbemessungsgrenze ist deren unterschiedliche Höhe in den Rechtskreisen Ost und West noch bis zum 31. Dezember 2024 zu berücksichtigen. Einheitlich gilt für beide Umlageverfahren, dass einmalig gezahltes Arbeitsentgelt (z. B. Weihnachtsgeld) nicht beitragspflichtig ist.

Arbeitsentgeltbestandteile, die wie einmalig gezahltes Arbeitsentgelt behandelt werden

Variable Arbeitsentgeltbestandteile (z. B. Mehrarbeitsvergütungen) gehören zum laufenden Arbeitsentgelt und sind entsprechend umlagepflichtig. Werden variable Arbeitsentgeltbestandteile (z. B. Mehrarbeitsvergütungen) angespart, wird es im Rahmen von Betriebsprüfungen durch die Rentenversicherungsträger nicht beanstandet, wenn die angesammelten Arbeitsentgelte bei einer späteren Auszahlung als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt verbeitragt werden. Dabei ist die anteilige Beitragsbemessungsgrenze für den Nachzahlungszeitraum zu bilden.

Voraussetzung ist jedoch, dass die Auszahlung noch im selben Kalenderjahr oder spätestens bis März des Folgejahres erfolgt. Damit wird eine abrechnungstechnisch aufwändige Rückrechnung vermieden.

Berücksichtigung von Nachzahlungen bei Umlage U1/U2

Die Nachzahlung bleibt aber auch bei Anwendung der Vereinfachungsregelung laufendes Arbeitsentgelt. Das bedeutet, dass derartige Nachzahlungen bei der Berechnung der Umlagen U1 und U2 zu berücksichtigen sind, und zwar grundsätzlich in dem Umfang, in dem auch die Beiträge zur Rentenversicherung bemessen werden.

Vorherige Einmalzahlung im Nachzahlungszeitraum

Ist der beitragspflichtige Anteil der Nachzahlung jedoch dadurch gemindert oder auf 0 reduziert, weil ein bereits einmalig gezahltes Arbeitsentgelt mit seinem beitragspflichtigen Teil für die Bemessung der Beiträge zur Rentenversicherung zu berücksichtigen ist, ist für die Bemessung der Umlagen aus der Nachzahlung der variablen Arbeitsentgeltbestandteile eine von der Rentenversicherung abweichende Bemessungsgrundlage zu bilden.

Beispiel: Der Arbeitnehmer erhält ein monatlich gleichbleibendes Arbeitsentgelt in Höhe von 6.500 Euro. Im November 2021 erhält er zusätzlich ein Urlaubsgeld in Höhe von 5.000 Euro, das in voller Höhe beitragspflichtig zur Rentenversicherung ist. Im Dezember 2021 werden die im Jahr 2021 angesparten Mehrarbeitsstunden ausgezahlt. Daraus resultiert eine Zahlung in Höhe von 6.000 Euro, die vom Arbeitgeber als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt verbeitragt wird.

Ergebnis: Für die ausgezahlten Mehrarbeitsstunden im Dezember ergibt sich folgende SV-Luft:

Die Mehrarbeitsstunden sind daher in Höhe von (85.200 Euro – 83.000 Euro =) 2.200 Euro beitragspflichtig zur Rentenversicherung. Zur Umlage sind die 6.000 Euro jedoch voll beitragspflichtig; die SV-Luft ist dort ohne Berücksichtigung des Weihnachtsgeldes zu bilden und beträgt daher (85.200 Euro – 78.000 Euro =) 7.200 Euro.

Besonderheiten im U1-Verfahren

Nicht umlagepflichtig im U1-Verfahren sind die Arbeitsentgelte der Arbeitnehmer mit Beschäftigungsverhältnissen von bis zu vier Wochen, bei denen wegen der Art des Beschäftigungsverhältnisses kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall entstehen kann. Hierzu zählen die unständig Beschäftigten.