Seit dem 1.1.2018 gelten neue Hinweise zum Ausgleichsverfahren der Arbeitgeberaufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit (Umlage U1) und für Mutterschaftsleistungen (Umlage U2). Welche Änderungen sich für Sie in der Praxis ergeben haben wir für Sie zusammengefasst.

Die neuen Hinweise zum Ausgleichsverfahren enthalten insbesondere Regelungen zur Teilnahme am Umlageverfahren U1, zur Finanzierung der beiden Umlageverfahren und über die daraus resultierenden Erstattungen der Arbeitgeberaufwendungen.

Ausgleichsverfahren U1/U2: Wer nimmt teil?

Im U2-Verfahren bedarf es keiner speziellen Feststellung der erstattungsberechtigten und umlagepflichtigen Arbeitgeber. An diesem Verfahren nehmen grundsätzlich alle Arbeitgeber unabhängig von der Beschäftigtenzahl teil.

Umlageverfahren bei Krankheit: Zahl der Beschäftigten maßgebend

Am Umlageverfahren U1 nehmen hingegen nur Arbeitgeber teil, die nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigten. Grundsätzlich werden alle Arbeitnehmer des Betriebes bei der Feststellung der Beschäftigtenanzahl berücksichtigt.

Beschäftigte: Nicht zu berücksichtigende Arbeitnehmer

Bestimmte Arbeitnehmer werden nicht bei der Beschäftigtenzahl angerechnet. Dazu zählen nach den neuen Hinweisen jetzt auch ausländische Saisonarbeitskräfte, die im Besitz einer Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften des Wohn- oder Herkunftsstaates sind (A1) und im Rahmen dessen auch Anspruch auf Geldleistungen im Krankheitsfall haben. Ferner sind weiterhin u. a. folgende Personengruppen nicht anzurechnen:

  • Auszubildende
  • Personen, die ein in einer Ausbildungs-, Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschriebenes Praktikum ausüben
  • Teilnehmer an einem freiwilligen sozialen oder ökologischen Jahr oder an einem Bundesfreiwilligendienst
  • schwerbehinderte Menschen im Sinne des SGB IX
  • Vorstandsvorsitzende, Vorstandsmitglieder sowie GmbH-Geschäftsführer (auch Gesellschafter-Geschäftsführer)
  • Beschäftigte in Freistellungen von der Arbeitsleistung unter Fortzahlung von Bezügen (z. B. während der Freistellungsphase bei Altersteilzeitarbeit), wenn mit dem Ende der Freistellung ein Ausscheiden aus dem Erwerbsleben verbunden ist
  • Personen in Elternzeit oder Pflegezeit bei vollständiger Freistellung

Anrechnung von Teilzeitbeschäftigten

Die Berücksichtigung der Teilzeitbeschäftigten erfolgt entsprechend ihrer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit. Dabei werden Arbeitnehmer in den folgenden Abstufungen angerechnet:

  • Arbeitszeit nicht mehr als 10 Stunden = Faktor 0,25
  • Arbeitszeit nicht mehr als 20 Stunden = Faktor 0,5
  • Arbeitszeit nicht mehr als 30 Stunden = Faktor 0,75

Teilnahme am Umlageverfahren U1/U2: Feststellungsverfahren

Die Feststellung über die Teilnahme am Ausgleichsverfahren hat der Arbeitgeber jeweils zu Beginn eines Kalenderjahres selbst zu treffen; sie gilt für das gesamte Kalenderjahr. Eine förmliche Feststellung erfolgt grundsätzlich nicht. Für die Feststellung der Beschäftigtenzahl sind die Verhältnisse im Vorjahr maßgebend. Dafür wird die Beschäftigtenzahl jeweils am Ersten jedes Kalendermonats berücksichtigt.

Der Arbeitgeber nimmt am Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen teil, wenn er im Vorjahr...

  • für einen Zeitraum von mindestens acht Kalendermonaten, der nicht zusammenhängend zu verlaufen braucht, nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt hat (sofern der Betrieb im gesamten Vorjahr bestanden hat),
  • in der überwiegenden Zahl der Kalendermonate nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt hat (sofern der Betrieb nicht im gesamten Vorjahr bestanden hat).

Bei Errichtung eines Betriebes im Laufe eines Kalenderjahres nimmt der Arbeitgeber in diesem Kalenderjahr am Ausgleichsverfahren teil, wenn nach der Art des Betriebes anzunehmen ist, dass während der überwiegenden Zahl der noch verbleibenden Monate dieses Kalenderjahres nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt werden.