Im Rahmen des Umlageverfahrens U1 werden die Aufwendungen des Arbeitgebers, die er aus Anlass einer Arbeitsunfähigkeit an seine Arbeitnehmer zu zahlen hat, erstattet. Erstattungsfähig sind aber nur die Aufwendungen, die der Arbeitgeber verpflichtend nach den Regelungen im Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) fortzahlen muss.

Zu den erstattungsfähigen Aufwendungen gehören neben dem Bruttoarbeitsentgelt auch die darauf entfallenden Arbeitgeberanteile am Gesamtsozialversicherungsbeitrag. Dabei sieht das Gesetz eine Beschränkung der Erstattung auf 80 Prozent dieser Aufwendungen vor.

Satzungsregelungen mindern Erstattungsanspruch

Durch Regelungen in der Satzung der Krankenkasse kann die Erstattung hinsichtlich des Prozentsatzes gemindert sein. Ferner sehen Satzungsregelungen häufig vor, dass die Erstattung der Arbeitgeberanteile am Gesamtsozialversicherungsbeitrag bereits mit dem entsprechenden Prozentsatz abgegolten ist. Viele Krankenkassen bieten auch die Auswahl zwischen zwei oder mehreren Erstattungssätzen bei unterschiedlichen Beitragssätzen an.

Wichtig: Nur zum Jahresbeginn kann die Höhe des Erstattungssatzes zur Umlage U1 gewählt werden.

Kein Erstattungsanspruch außerhalb der EFZG-Regelungen

Arbeitsentgelt, das nicht im Rahmen der Verpflichtungen nach dem EFZG fortgezahlt wird, ist nicht erstattungsfähig. Dazu gehört beispielsweise Arbeitsentgelt, das

  • auf der Grundlage tarifvertraglicher Regelungen - für einen Zeitraum von mehr als sechs Wochen fortgezahlt wird,
  • in den ersten vier Wochen eines Beschäftigungsverhältnisses gezahlt wird,
  • bei Erkrankung des Kindes gezahlt wird.

Krankheitsbedingte Einstellung der Arbeitsleistung

Das bei krankheitsbedingter Einstellung der Arbeitsleistung im Laufe eines Arbeitstages (z. B. bei einem Arbeitsunfall) für die verbleibenden Arbeitsstunden weitergezahlte Arbeitsentgelt stellt keine Entgeltfortzahlung im Sinne des EFZG dar. Aus diesem Grunde ist es nicht erstattungsfähig.

Begrenzung des fortgezahlten Arbeitsentgelts auf die Beitragsbemessungsgrenze (U1-Verfahren)

Häufig enthält die Satzung der Krankenkasse die Regelung, dass das erstattungsfähige Arbeitsentgelt auf die Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung begrenzt ist. Zur Berechnung des Erstattungsanspruchs wird bei einer Arbeitsunfähigkeit für einen Teilmonat das im maßgebenden Monat tatsächlich erzielte Arbeitsentgelt und die Entgeltfortzahlung nach dem Verhältnis ihrer Höhe so zueinander vermindert, dass sie zusammen höchstens die Beitragsbemessungsgrenze erreichen.

Eine Begrenzung des erstattungsfähigen Arbeitsentgelts auf ein 1/30 der monatlichen Beitragsbemessungsgrenze für den Kalendertag findet somit - ungeachtet der arbeits-, werk- oder kalendertäglichen Berechnungsweise der Entgeltfortzahlung – nicht statt.

Berechnung Umlage U1: Beispiel

Ein Arbeitnehmer fällt für 5 Arbeitstage krankheitsbedingt aus. Seine Entgeltfortzahlung richtet sich nach Arbeitstagen. Sein monatliches Arbeitsentgelt beträgt 7.700 EUR. Der betreffende Monat umfasst 22 Arbeitstage. Die Satzung der Krankenkasse enthält folgende Regelungen:

  • Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen in Höhe von 70 Prozent. Damit ist die Erstattung der Arbeitgeberbeitragsanteile abgegolten.
  • Für die Erstattung wird das Arbeitsentgelt nur bis zu einem Betrag in Höhe der Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung (2018: 6.500 EUR) berücksichtigt.

Ergebnis: Die Entgeltfortzahlung beträgt (7.700 EUR : 22 x 5 =) 1.750 EUR. Dieser Betrag ist in Höhe von (1.750 EUR : 7.700 EUR x 6.500 EUR =) 1.477,27 EUR Erstattungsgrundlage. Davon erstattet die Krankenkasse (70 % von 1.477,27 EUR =) 1.034,09 EUR.

Eine Kürzung des berücksichtigungsfähigen (fortgezahlten) Arbeitsentgelts (hier: 1.477,27 EUR) auf 5/30 der monatlichen Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung (2018 = 1.083,33 EUR) ist nicht zulässig.