Die Beiträge zur Umlage U1/U2 sind für alle zu berücksichtigenden Arbeitnehmer zu entrichten. Die versicherungsrechtliche Beurteilung der einzelnen Arbeitnehmer ist dabei unbedeutend.
Für krankenversicherungsfreie höherverdienende Arbeitnehmer sind ebenso Umlagebeiträge zu entrichten, wie für geringfügig entlohnte Beschäftigte.
Umlageverfahren U1/U2: Krankenkasse ist Ansprechpartner
Die Entrichtung der Umlagebeiträge erfolgt jeweils an
- die Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer versichert ist,
- sofern eine Mitgliedschaft bei einer Krankenkasse nicht besteht, die zuständige Einzugsstelle für die Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung,
- sofern sich eine Zuständigkeit daraus nicht ergibt, die Krankenkasse, die der Arbeitgeber gewählt hat.
Abweichend davon ist für alle geringfügig Beschäftigten die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See als Träger der knappschaftlichen Krankenversicherung die zuständige Krankenkasse.
Umlageverfahren U1: Bemessungsgrundlage für die Umlagebeiträge
Umlagepflichtig sind nur Vergütungen die zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt gehören. Dabei wird das Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung mit Umlagebeiträge belegt.
Umlagen nur vom laufenden Arbeitsentgelt
Umlagen sind nur vom laufenden Arbeitsentgelt zu erheben. Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt ist bei der Berechnung der Umlagen nicht zu berücksichtigen.
Beispiel: Der Arbeitnehmer erhält im April 2025 folgende Bezüge:
Gehalt: | 3.500 Euro |
| Mehrarbeitsvergütung: | 500 Euro |
| Steuerfreie Nachtarbeitszuschläge: | 350 Euro |
| Gewinnbeteiligung für 2024: | 2.500 Euro |
Ergebnis: Die steuerfreien Nachtarbeitszuschläge stellen kein beitragspflichtiges Arbeitsentgelt dar. Bei der Gewinnbeteiligung handelt es sich um einmalig gezahltes Arbeitsentgelt. Diese beiden Bezüge sind nicht umlagepflichtig. Die Umlagebeiträge sind aus 4.000 Euro zu berechnen.
Arbeitsentgeltbestandteile als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt
Variable Arbeitsentgeltbestandteile (z. B. Mehrarbeitsvergütungen) gehören zum laufenden Arbeitsentgelt und sind entsprechend umlagepflichtig. Werden variable Arbeitsentgeltbestandteile angespart, wird es im Rahmen von Betriebsprüfungen durch die Rentenversicherungsträger nicht beanstandet, wenn die angesammelten Arbeitsentgelte bei einer späteren Auszahlung als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt verbeitragt werden. Dabei ist die anteilige Beitragsbemessungsgrenze für den Nachzahlungszeitraum zu bilden.
Voraussetzung ist jedoch, dass die Auszahlung noch im selben Kalenderjahr oder spätestens bis März des Folgejahres erfolgt. Damit wird eine abrechnungstechnisch aufwändige Rückrechnung vermieden.
Berücksichtigung von Nachzahlungen bei Umlage U1/U2
Die Nachzahlung bleibt aber auch bei Anwendung der Vereinfachungsregelung laufendes Arbeitsentgelt. Das bedeutet, dass derartige Nachzahlungen bei der Berechnung der Umlagen U1 und U2 zu berücksichtigen sind, und zwar grundsätzlich in dem Umfang, in dem auch die Beiträge zur Rentenversicherung bemessen werden.
Vorherige Einmalzahlung im Nachzahlungszeitraum
Ist der beitragspflichtige Anteil der Nachzahlung jedoch dadurch gemindert oder auf 0 reduziert, weil ein bereits einmalig gezahltes Arbeitsentgelt mit seinem beitragspflichtigen Teil für die Bemessung der Beiträge zur Rentenversicherung zu berücksichtigen ist, ist für die Bemessung der Umlagen aus der Nachzahlung der variablen Arbeitsentgeltbestandteile eine von der Rentenversicherung abweichende Bemessungsgrundlage zu bilden.
Beispiel: Der Arbeitnehmer erhält ein monatlich gleichbleibendes Arbeitsentgelt in Höhe von 7.000 Euro. Im November 2025 erhält er zusätzlich ein Urlaubsgeld in Höhe von 7.000 Euro, das in voller Höhe beitragspflichtig zur Rentenversicherung ist. Im Dezember 2025 werden die im Jahr 2025 angesparten Mehrarbeitsstunden ausgezahlt. Daraus resultiert eine Zahlung in Höhe von 9.000 Euro, die vom Arbeitgeber als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt verbeitragt wird.
Ergebnis: Für die ausgezahlten Mehrarbeitsstunden im Dezember ergibt sich folgende SV-Luft:
BBG RV vom 1.1. – 31.12.2025 | 96.600 Euro |
| Bisher beitragspflichtiges Arbeitsentgelt: Gehalt: 7.000 Euro x 12 | 84.000 Euro |
| Weihnachtsgeld: | 7.000 Euro |
| Summe: | 91.000 Euro |
Die Mehrarbeitsstunden sind daher in Höhe von 5.600 Euro beitragspflichtig zur Rentenversicherung (96.600 Euro – 91.000 Euro). Zur Umlage sind die 9.000 Euro jedoch voll beitragspflichtig; die SV-Luft ist dort ohne Berücksichtigung des Weihnachtsgeldes zu bilden und beträgt daher 12.600 Euro (96.600 Euro – 84.000 Euro).
Besonderheiten im U1-Verfahren
Nicht umlagepflichtig im U1-Verfahren sind die Arbeitsentgelte der Arbeitnehmer mit Beschäftigungsverhältnissen von bis zu vier Wochen, bei denen wegen der Art des Beschäftigungsverhältnisses kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall entstehen kann. Hierzu zählen die unständig Beschäftigten.
Umlageverfahren U1/U2 in Gleitzone: Reduzierte Berechnungsgrundlage
Bei Arbeitnehmern mit einem regelmäßigen monatlichen Arbeitsentgelt zwischen 556,01 Euro und 2.000 Euro (Übergangsbereich) mindert sich die Beitragsberechnungsgrundlage in den Monaten, in denen das Arbeitsentgelt 2.000 Euro nicht überschreitet. Das geminderte Arbeitsentgelt ist auch Grundlage für die Berechnung der Umlagebeiträge.
