Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führ... / II. Aufzuzeichnende Daten

1. Persönliche Besteuerungsmerkmale

 

Rz. 15

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

In das Lohnkonto sind die beim > Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) abgerufenen > Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM; vgl vorstehend verknüpftes Stichwort auch zu weiteren Einzelheiten) zu übernehmen (vgl § 41 Abs 1 Satz 2 iVm § 39e Abs 4 Satz 2 und Abs 5 Satz 3 EStG).

 

Rz. 16

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

Entsprechendes gilt für die > Lohnsteuerabzugsmerkmale aus einer dem ArbG vorgelegten etwaigen Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug (vgl § 41 Abs 1 Satz 2 EStG). Diese kann für im > Inland nicht meldepflichtige ArbN ohne > Identifikationsnummer (vgl §§ 39 Abs 3; 39e Abs 8 EStG; > Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug Rz 1ff) sowie für ArbN, deren ArbG nicht am elektronischen Verfahren teilnehmen (vgl § 39e Abs 7 EStG; > Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug Rz 10 ff) beim > Wohnsitz-Finanzamt beantragt werden (beachte aber > Rz 18).

 

Rz. 17

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

Der ArbG hat die jahresbezogene Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen (> Rz 11) und während des Dienstverhältnisses, längstens bis zum Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres, aufzubewahren. Bei unterjähriger Beendigung des Dienstverhältnisses hat er dem ArbN diese Bescheinigung auszuhändigen (vgl BMF vom 08.11.2018, Rz 107, BStBl 2018 I, 1137; > Anh 2 ELStAM S 1–32).

 

Rz. 18

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

Beachtet werden sollte in diesem Zusammenhang allerdings, dass nach § 1 Abs 2 und 3 EStG unbeschränkt stpfl ArbN (> Unbeschränkte Steuerpflicht Rz 8 ff, 20 ff) sowie beschränkt stpfl ArbN (> Beschränkte Steuerpflicht) mittlerweile in das elektronische Verfahren integriert sind (vgl § 39 Abs 2 Sätze 2 und 3 sowie Abs 3 Satz 1 EStG; vgl dazu auch BMF vom 07.11.2019, BStBl 2019 I, 1087; > Anh 2 ELStAM S 33–34).

 

Rz. 19

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

Randziffern einstweilen frei.

2. Arbeitslohn – Barlohn und Sachbezüge

 

Rz. 20

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

Fortlaufend sind bei jeder Lohnabrechnung – mindestens – einzutragen der Arbeitslohn (brutto) ohne jeden Abzug und ohne Kürzung um den > Arbeitnehmer-Pauschbetrag, den > Altersentlastungsbetrag; als > Versorgungsbezüge gekennzeichnete Bezüge ohne Kürzung um den nach § 19 Abs 2 EStG steuerfreien Teil (> Freibeträge für Versorgungsbezüge); außerdem der Zahltag, der > Lohnzahlungszeitraum und die einbehaltenen Steuerabzüge an LSt/KiLSt/SolZ (vgl § 4 Abs 2 Nr 1 und 3 LStDV). Bei Zahlung von Nettolohn ist der Bruttolohn einzutragen (vgl § 4 Abs 2 Nr 3 Satz 4 LStDV; > Nettolohn Rz 5). Bei Unterbrechung der Lohnzahlung während des Fortbestands des Dienstverhältnisses ist der Großbuchstabe U einzutragen (> Rz 37). Barlohn und Sachbezüge sowie laufende und sonstige Bezüge sind getrennt aufzuzeichnen.

 

Rz. 21

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

Zum steuerpflichtigen Barlohn gehören regelmäßig vermögenswirksame Leistungen iSd VermBG (> Vermögensbildung der Arbeitnehmer Rz 85); eine gesonderte Aufzeichnung ist nicht verpflichtend, weil die vwL dem FA nicht vom ArbG, sondern von dem die Anlage verwaltenden Unternehmen bestätigt wird. Aus praktischen Gründen kann aber eine getrennte Aufzeichnung nützlich sein (> Vermögensbildung der Arbeitnehmer Rz 116 ff zu Kennzeichnungs- und Mitteilungspflichten).

 

Rz. 22

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

Bezieht ein ArbN > Sonstige Bezüge, werden die Steuerabzüge in einem besonderen Verfahren ermittelt (vgl § 39b Abs 3 EStG, > R 39b.2 Abs 2 LStR). Die auf den sonstigen Bezug entfallenden Steuerabzüge an LSt/KiLSt/SolZ sind vom laufenden Arbeitslohn (zu diesem > Laufende Bezüge) getrennt, aber mit den gleichen Merkmalen aufzuzeichnen: der Zahltag, der Bruttobetrag ohne Berücksichtigung eines Steuerfrei- oder Hinzurechnungsbetrags, ohne Kürzung um den > Arbeitnehmer-Pauschbetrag oder den > Altersentlastungsbetrag; als > Versorgungsbezüge gekennzeichnete Bezüge ohne Kürzung um den nach § 19 Abs 2 EStG steuerfreien Teil. In bestimmten Fällen ist der Großbuchstabe S einzutragen (> Rz 36).

 

Rz. 23

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

Sachbezüge sind kenntlich zu machen und einzeln zu bezeichnen; dazu sind die für die Bewertung maßgebenden Einzelheiten wie Abgabetag oder der Zeitraum hierzu, Abgabeort und ggf das vom ArbN gezahlte Entgelt anzugeben und mit dem maßgebenden Wert (§ 8 Abs 2, 3 EStG) – ggf um das Entgelt gemindert – ohne Kürzung um den Rabatt-Freibetrag nach § 8 Abs 3 EStG zu erfassen (§ 4 Abs 2 Nr 3 LStDV). Zu Aufzeichnungserleichterungen vgl § 4 Abs 3 Satz 2 LStDV. Sachbezüge sind auch die dem ArbN überlassenen > Vermögensbeteiligungen und eine > Mitarbeiterkapitalbeteiligung.

 

Rz. 24

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

Steuerfreie Bezüge sind grundsätzlich im Lohnkonto zu vermerken. Das dient der innerbetrieblichen Kontrolle und der Prüfung durch das FA (> Außenprüfung; ggf > Lohnsteuer-Nachschau; vgl bereits > Rz 5). Auf diese Möglichkeit der vereinfachten Überprüfung verzichtet der Fiskus fix lediglich für freiwillige > Trinkgelder Rz 29 (§ 3 Nr 51 EStG), deren Höhe dem ArbG nicht in allen Fällen bekannt wird, sowie für Vorteile nach § 3 Nr 37 EStG (> Firmenrad), Nr 45 (> Telekommunikationskosten,...

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