Risiko-Schwerpunkte identifizieren und Schaden eingrenzen

Chancen und Risiken der Immobilienwirtschaft

Als nachhaltig und erfolgreich erweist sich die Abwägung der unternehmerischen Chancen und Risiken bei allgemeinen Entscheidungen, die in Immobilienunternehmen getroffen werden. Vielen Beschäftigten liegt es, den kaufmännischen Erfolg und Potenziale des Unternehmens aufzuzeigen. Dagegen liegt die Verantwortung bei der Unternehmensleitung, systematisch an die damit einhergehenden Risiken zu erinnern und gezielt gegenzusteuern. Im Unternehmensalltag werden gerade solch wichtige Aufgaben an die Compliance-Stelle delegiert.

Die damit verbundenen gesetzlichen Anforderungen an das Risikomanagement können je nach Unternehmensform anders ausfallen. Gesetzliche Anforderungen ergeben sich insbesondere aus dem Handelsgesetzbuch, dem GmbH-Gesetz und dem Aktiengesetz. Dadurch, dass die Wohnungswirtschaft überwiegend mittelständisch geprägt ist, fallen die Kernaufgaben der Firmen und deren Risiken letztlich unabhängig von der Unternehmensform aus. Dennoch geht es grundsätzlich darum, Wohnungen zu bauen, zu vermieten und diese instand zu halten.

Risiken identifizieren und beschreiben

Grundsätzlich müssen alle Unternehmen zunächst die eigenen Risiken identifizieren und systematisch zu erfassten. Idealerweise erfolgt dieses bottom-up-Prinzip, indem die operativ Verantwortlichen mit in die Risikoidentifizierung eingebunden werden.

Typische Risiken der Immobilienwirtschaft treten beispielsweise beim Einkauf von Handwerkerleistungen auf: Jede Renovierung und Instandhaltung einer Wohnung erweist sich als äußerst risikoreich. Diesbezüglich stellt sich oftmals die Frage, ob Aufträge objektiv und wirtschaftlich vergeben werden oder ob Korruption eine Rolle spielt.

Auch die Risiken im Bereich des Datenschutzes sollten Unternehmen nicht unterschätzen: Bei jeder Vermietung muss der Datenschutz hinsichtlich der Mieterinformationen beachtet werden, beispielsweise die Vertraulichkeit von Gehaltsangaben. Kommt es zu Datenlecks, drohen teils erhebliche Bußgelder und Imagerisiken für die Immobilienfirmen.  

Risiken bewerten und Schadenshöhe eingrenzen

Ein weiterer Schritt ist die Bewertung und Erfassung aller Risiken eines Unternehmens. Hier stellt sich die Frage, welcher materielle Schaden droht und wie häufig das Risiko in der Branche vorkommt, wann genau diese Risiken eintreten. Anhand dieser Daten erstellen die Firmen sogenannte Risikolandkarten in Tabellen- oder Matrixform und nutzen diese für das weitere Vorgehen.

Bei der Umsetzung kann man zunächst auf das Wissen der eigenen Mitarbeiter zurückgreifen und bisherige Schadensfälle erfassen. Dies führt dazu, dass man einen gewissen Grad der Sensibilisierung der Mitarbeiter erreicht. Als Beispiel für einen solchen Fall dienen Risiken wie Mietausfälle oder Wartungszyklen.

Bei abstrakteren Risiken wie Verstößen gegen Vergaberegeln oder Datenschutz lohnt eine Recherche in frei zugänglichen Quellen. Einige Handwerkskammern, Wirtschaftsprüfer und auch Versicherungen veröffentlichen Statistiken, in denen Immobilienfirmen Eintrittswahrscheinlichkeiten ermitteln können. Auch kann das Jahrbuch des Statistischen Bundesamtes als Anhaltspunkt dienen.

Kennt man Schadenhöhe und Eintrittswahrscheinlichkeit, kann das Unternehmen herausfinden, welche Bedeutung das Risiko hat und wie teuer es im Schadensfall werden kann. Manche Großunternehmen bilden eigene Rückstellungen für bestimmte Risiken.

Gegenmaßnahmen und Verantwortung festlegen

Es liegt auf der Hand, Risiken gezielt gegenzusteuern und für jedes einzelne Risiko Gegenmaßnahmen zu bestimmen. Klar sein muss jedoch auch, wer in persona dafür verantwortlich ist, muss darauf achten, dass alle Aufgaben und Maßnahmen, egal ob präventiv oder akut, sorgfältig erledigt werden, da es ansonsten zu schwerwiegenden Folgen kommen kann. 

Eine häufig angewandte Gegenmaßnahme zur Korruptionsbekämpfung ist das 4-Augen-Prinzip, welches bei allen Vergabeschritten oder Einkaufsvorgängen hilfreich sein kann. Aufträge zum Beispiel an Handwerksfirmen sollten  nicht unkontrolliert von einer Person vergeben werden. Zudem sollte auch klar sein, dass die internen Reglungen zur Auftragsvergabe einzuhalten sind.

Als Gegenmaßnahme zu Datenlecks und Datenschutz-Verstößen sollte beispielsweise regelmäßig durch den IT-Leiter geprüft werden, dass nur wenige Personen IT-Zugriff haben. Auch sollten die Sachbearbeiter genau wissen, welche Mieterdaten sie Externen weitergeben dürfen, was etwa durch eine Arbeitsanweisung geregelt werden kann.

Letztlich ist Risikomanagement nicht mehr als ein geordneter Prozess, in dem alle Risiken erhoben, bewertet und Gegenmaßnahmen den jeweils Verantwortlichen zugewiesen werden.

Rolle der Compliance-Stelle

In vielen Unternehmen sind Risiko- und Compliance-Management miteinander verbunden. So kann die Compliance-Stelle im Auftrag der Geschäftsführung dafür sorgen, dass das Risikomanagement mindestens einmal jährlich in allen Unternehmensbereichen thematisiert wird, um die Sensibilisierung der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten und diese auf dem neuesten Stand zu halten. Als Hilfestellung für risikoverantwortliche Fachbereiche dient in einem solchen Fall das Risikomanagement, dass anhand von zentral erstellten Berichten die Aufklärung der Mitarbeiter gewährleistet.

Wichtig ist, dass die Compliance-Stelle stichprobenartig prüft, ob die vereinbarten Gegenmaßnahmen tatsächlich ergriffen wurden. Dabei hilft die umfassende Kenntnis von internen Regelungen und Verantwortlichkeiten.

Fazit

Auch in der Immobilienwirtschaft hilft die Risikoanalyse die Existenz des Unternehmens zu sichern: Gefahren für den Unternehmenserfolg werden systematisch erkannt, mit geeigneten Maßnahmen gegengesteuert und Schäden minimiert. Als zentraler Bereich ist die Compliance-Stelle geeignet, die Risikomanagement-Aufgaben für die Geschäftsleitung in der Praxis umzusetzen.