Compliance praxistauglich machen und Mitarbeiter schulen

Gute, klar formulierte Regeln sollen Mitarbeitern in Immobilienunternehmen dabei helfen Compliance-Risiken frühzeitig zu erkennen und sie bei ihrer Arbeit unterstützen. In der Realität werden die zahlreichen Vorschriften und Regel jedoch weniger als Arbeitserleichterung, sondern mehr als Belastung angesehen. Verbunden sind die Vorschriften mit Bürokratie, die das Tagesgeschäft von Unternehmen verlangsamt. Der folgende Artikel zeigt, wie die Compliance-Stelle dafür sorgen kann, dass die Regel im Immobilienunternehmen klar und strukturiert aufgebaut sind und die Beschäftigten diese besser kennenlernen.

Warum überhaupt Compliance Regeln?

Regeln und Vorschriften sind für Mitarbeiter, Vorgesetzte und Geschäftsleitung dann positiv, wenn sie untereinander stimmig, auf wenige Vorschriften reduziert, klar formuliert und aktuell sind. Erfüllen die Vorschriften eines Immobilienunternehmens genau diese Vorgaben, so geben sie den Mitarbeitern Orientierung, in welchem Rahmen sie handelt können und helfen den Vorgesetzten zugleich das Unternehmen zielgerichtet zu leiten. Auch stützen sie die Geschäftsleitung vor Haftungsrisiken und zeigen Kunden und Geschäftspartnern, dass die Firma Recht und Gesetz befolgt und Compliance erfolgreich umsetzt.

Damit die Mitarbeiter wissen, welche Regel im Unternehmen aktuell sind, helfen insbesondere Schulungen. Dabei lernen die Beschäftigten, welche Unterlagen der Mitarbeiter vom zukünftigen Mitarbeiter einholen muss, wie persönlichen Daten umgegangen werden muss, sowie die Bewältigung aller weiteren risikoanfälligen Aufgaben

Compliance Vorschriften

Beachtet werden sollte auch, dass sich die verschiedenen Vorschriften untereinander nicht widersprechen. So kann etwa die Einkaufsordnung als auch die Geschäftsordnung z.B. Investitionsanträge und Wertgrenzen regeln, ab denen die Geschäftsführung genehmigen muss. Da die Erstellung von Vorschriften von jedem Unternehmensbereich individuell durchgeführt werden, werden oftmals Vorschriften anderer Abteilungen nicht beachtet. In solchen Fällen ist die Compliance-Stelle dafür verantwortlich, zu prüfen, ob die Vorschriften im Unternehmen übereinstimmen. Dieses Vorgehen stellt die Qualität der Compliance-Vorschriften sicher und führt nebenbei dazu inhaltliche Dopplungen zu reduzieren. Solle eine Prüfung der Compliance-Abteilung nicht möglich sein, wird an die entsprechenden Verantwortlichen delegiert.

Zentraler Ort

Die Mitarbeiter sollten jederzeit auf die Vorschriften zugreifen können. In der Praxis eignet sich dafür das Firmenintranet. Die Compliance-Stelle organisiert, dass alle Vorschriften zentral und übersichtlich dort eingestellt werden. So sind sie schnell für die Mitarbeiter auffindbar. Ebenso archiviert sie alte Regeln und Vorschriften.

Zusammenarbeit mit der Compliance-Abteilung

Darüber hinaus ist die Zusammenarbeit der Compliance-Stelle und der Fachbereiche wichtig, da die Fachbereiche für den Inhalt und die Aktualität der Vorschriften in ihrem Bereich verantwortlich sind.

Hierfür gilt, regelmäßig mindestens einmal jährlich die Überarbeitung jeglicher unternehmensinternen Compliance-Vorschriften aller Bereiche sowie die Abstimmung. Zu beachten ist bei der Überarbeitung der Vorschriften, wie aktuell diese sind, oder ob es gegebenenfalls rechtliche Änderungen gab.

Darüber hinaus muss der Fachbereich bei unterjährigen Änderungen handeln: Gibt es beispielsweise gesetzliche Änderungen zur Mietpreisbremse, so passt der Fachbereich, der die Mieterhöhungen durchführt, die Regeln und die praktische Umsetzung im Unternehmen an.

Compliance Schulungen

Ein weiterer äußerst wichtiger Part im Bereich der Compliance ist die auf den Fachbereich angepasste Schulung bezüglich relevanter Themen, die grundsätzlich einmal jährlich durchgeführt werden sollte. Da die Fachbereiche die Regeln selbst erstellen, können sie diese den Mitarbeitern auch am besten erläutern. Die Compliance-Stelle ist für die Planung eben solcher Schulungen verantwortlich und sollte demnach alle wichtigen organisatorischen Vorkehrungen treffen.

Kommt es zu unterjährigen Änderungen der gesetzlichen oder auch der firmeninternen Vorschriften, sind zusätzliche Schulungen ein Muss.

Wie die Schulungen durchgeführt werden, ist häufig abhängig von der Größe des Unternehmens. Überwiegend werden Präsenzschulungen durchgeführt. Immer mehr verbreitet sich auch das E-Learning über den PC. Ergänzende Informationen oder aktuelle Änderungen stellen die Fachbereiche und die Compliance-Stelle ins Intranet oder in die Firmenzeitschrift.

Übersetzung in Formulare

Gute und verständliche Vorschriften sind eine Seite der Medaille. In der Praxis helfen den Mitarbeitern insbesondere Formulare oder Eingabemasken in der EDV, die die Vorschriften übersetzen. So können Hausmeister ihre Reparaturaufträge an Handwerker leichter vergeben, wenn sie ein Formular zur Hand haben. Darin können etwa erforderliche Unterschriften von Vorgesetzten oder die Anzahl von Vergleichsangeboten je nach Auftragshöhe vorgesehen werden. Das erleichtert Arbeitsabläufe und strukturiert sie.

Fazit

Die Zusammenarbeit zwischen der Compliance-Stelle und den Fachbereichen ist der Grundstein für gute Vorschriften: Compliance gibt in einem Unternehmen den Rahmen vor, sichert die Qualität und veranlasst die regelmäßige Überprüfung der Vorschriften sowie die regelmäßig stattfindenden Schulungen; die Fachbereiche kennen die Details in ihren Bereichen und sind verantwortlich für Aktualität und Inhalt der Vorschriften und führen die Schulungen dazu durch. Eine erfolgreich funktionierende Compliance-Stelle ist in einem Unternehmen demnach unabdingbar.