Compliance Kultur kann nicht verordnet werden. Vielmehr müssen Führungskräfte Compliance vorleben, der sogenannte „Tone from the Top“. Wenn dann noch geeignete Kommunikationsprozesse implementiert werden, sind wichtige Voraussetzungen für ein funktionierendes Compliance Management System geschaffen.

Es gibt keine beständige und einheitliche Definition, was eine Compliance Kultur ist und wie diese konkret auszusehen hat.

Was ist Compliance Kultur: Definition

Grundlegend kann man sagen, dass eine Compliance Kultur vorliegt, wenn sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter des Unternehmens alle vorhandenen moralischen und rechtlichen Vorschriften einhalten und ihre Bedeutung für das Unternehmen anerkannt haben.

Dazu gehört aber nicht nur die individuelle Einstellung eines jeden Mitarbeiters, sondern auch eine geordnete Struktur in Form eines Compliance Management Systems. Eine Stimmigkeit zwischen beiden Aspekten bildet letztendlich die Compliance Kultur im Unternehmen.

Compliance ist Führungssache

Jede Geschäftsführung hat Maßnahmen im eigenen Unternehmen zu organisieren, damit Beschäftigte nicht gegen Gesetze und interne Vorgaben verstoßen. Sie brauchen dafür konkrete Regeln. Das vereinfacht Arbeitsabläufe und gibt Sicherheit.

Die Geschäftsführung kommt damit ihrer strategischen Verantwortung nach. Sie setzt den Rahmen für ihre Beschäftigten, in dem diese handeln und die Verantwortung für ihr Tun tragen.

Compliance Kommunikation und Beispiele

Darf ich meinen Geschäftspartner zum Mittagessen einladen oder geraten wir damit in Schwierigkeiten? Darf ich das Geschenk eines dankbaren Kunden annehmen oder wirkt das wie Bestechung? Das sind beispielhafte Fragen, die sich regelmäßig Mitarbeiter von Unternehmen stellen werden. Und genau diese Szenarien verdeutlichen: Compliance ist Kommunikation.

Es wird kaum eine Compliance Struktur geben, die ohne Kommunikation funktioniert. Dabei handelt es sich nicht nur um die Kommunikation untereinander, sondern auch darum, dass festgelegte interne Regeln und Richtlinien kommuniziert und weiter gegeben werden. Mitarbeiter und Führungskräfte sollten über Regeln, Pflichten, Verantwortlichkeiten und Maßnahmen so informiert werden, dass sie diese verstehen, verinnerlichen und natürlich umsetzen.

Compliance Kommunikation - Mitarbeiter überzeugen, Ängste nehmen

Mitarbeiter halten sich dauerhaft nur an Regeln, wenn sie diese nachvollziehen können. Eine auf das Unternehmen und seine Kultur zugeschnittene Compliance-Kampagne kann gewährleisten, dass Mitarbeiter sich mit eingeführten Verhaltensrichtlinien identifizieren und sich nach und nach in allen Bereich (Datenschutz, Arbeitsschutz, Finanzen, AGG, usw.) rechtskonform verhalten.

Der aktuelle Compliance-Hype, aber auch immer neue rechtliche Vorgaben bewirken, dass Mitarbeiter aller Ebenen sich regelmäßig mit neuen Compliance-Regeln oder ihren Überarbeitungen und Ergänzungen konfrontiert sehen. Häufig sind sie genervt, weil sie Angst haben, etwas falsch zu machen und (arbeits-)rechtliche Konsequenzen fürchten. Manchmal stellt sich auch ein Abstumpfungseffekt ein.

Das Verhältnis zwischen Compliance-Aktivitäten und ausgeglichener Unternehmenskultur muss im Gleichgewicht sein, weder Korruptionsprävention noch Datenschutz sollten nachhaltige Verunsicherung der Mitarbeiter und ein labiles Betriebsklima bewirken, denn nur eine ansatzweise  vertrauensvolle Zusammenarbeit bewirkt Unternehmenserfolge.

Erläuternde und unaufgeregte Compliance-Kommunikation kann Ängste relativieren und Akzeptanz steigern. Kommunikationskanäle können neben Compliance Apps und ein Compliance Bereich im Intranet auch konventionellere Medien wie Mitarbeiterzeitung und Informationsbroschüren sein.

Regelmäßige Compliance-Schulungen

Compliance muss um erfolgreich zu sein, bei Mitarbeitern regelmäßig in Erinnerung gerufen werden. Dafür müssen keine komplexen Inhalte dargestellt werden. Es reichen meist, kleine „Häppchen“ an sinnvollen und praxistauglichen Informationen. Dafür bieten sich digitale Formate an.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass kreative Formate, die Aufmerksamkeit erzeugen können, durchaus den Lernerfolg steigern können. Für erfolgreiche Compliance kommt es immer auf einen sinnvollen Mix von Kommunikationsmedien an. Nicht jede Bekanntmachung oder Schulung muss digital erfolgen. Manche Ad-hoc-Schulung kann auch als Präsenzveranstaltung durchgeführt werden. Digitale Formate ermöglichen aber, einen abwechslungsreichen Mix.

Digital Compliance

Schulung und Information der Mitarbeiter sind wesentlich für den Erfolg von Compliance. Doch obwohl Compliance-Verantwortliche Präsenztrainings und die persönliche Ansprache in der Regel bevorzugen, werden sie bei großen Mitarbeiterzahlen schnell teuer und aufwändig. Als Alternative bieten sich heute meist digitale (und damit skalierbare) Formate wie beispielsweise E-Learning, Webinare, Apps oder Videos an.

Oft halten Compliance-Verantwortliche digitale Lösungen auch für teuer und aufwändig. Ein pauschales Urteil über die „Preiswertigkeit“ lässt sich aber nur schwer treffen. Eine E-Learning-Schulung ist teurer als gar keine Schulung. Allerdings auch nur, solange es keine Compliance-Vorfälle im Unternehmen gibt und daher nicht die Frage eines Organisationsverschuldens im Zuge unzureichender Unterrichtung und Anleitung der Mitarbeiter im Raume steht.

Compliance Organisation - zentral oder dezentral?

In der Praxis delegiert die Geschäftsführung die Aufgabe, Maßnahmen zu organisieren, häufig an die Compliance Stelle. Die Geschäftsführung kann dabei die Compliance Stelle zentral oder dezentral einrichten. Dies ist abhängig von der Organisationsstruktur des Unternehmens.

Der Regelfall wird jedoch die zentrale Stelle sein. In diesem Fall sollte sie als Stabsstelle der Geschäftsführung eingerichtet werden, um auch ein deutliches Signal an die Belegschaft zu senden: „Compliance ist uns wichtig und bekommt den entsprechenden Stellenwert in unserer Unternehmenshierarchie“. In jedem Fall, -zentral oder dezentral- berichtet die Compliance Stelle direkt an die Geschäftsführung.

Compliance einführen, Prozesse schaffen

Um eine Compliance Struktur im Unternehmen einzuführen, sollte man gründlich und vor allem strukturiert vorgehen. Befindet sich ein Unternehmen ganz am Anfang des Prozesses, sollten zu aller erst Ansprechpartner festgelegt werden und Risikofelder identifiziert werden.

Daraufhin sollten gemeinsam Regeln und Richtlinien formuliert und aufgestellt werden, an die sich das gesamte Unternehmen halten muss. Sobald ein organisiertes Konzept steht, sollte sich das Unternehmen Gedanken machen, wie dieses am besten umgesetzt werden kann. Es sollte ein Kommunikations-Konzept erstellt werden, welches dafür verantwortlich ist, dass das Compliance Management System umgesetzt und eingehalten wird.

Compliance relevante Mitarbeiter

Grundsätzlich ist jeder Mitarbeiter für Compliance relevant. Compliance ist keine Sache, um die sich nur zwei oder drei Leute im Unternehmen kümmern müssen – Compliance ist eine Angelegenheit, die jeden einzelnen betrifft.

Dennoch gibt es Bereiche im Unternehmen, die besonders Compliance relevant sind. Diese Bereiche sind individuell bestimmbar und hängen von der Branche, der Organisation und der Größe eines jeden Unternehmens ab.

Besonders relevant ist beispielsweise der Vertrieb, da dieser Bereich eine häufige Anlaufstelle für Verstöße im Bereich Compliance darstellt. Aber auch Arbeitsbereiche die sich mit Steuern, Datenschutz oder Arbeitssicherheit befassen, sollten mit einer sorgfältigen Compliance Struktur ausgestattet sein.

Jedes Unternehmen sollte zu Beginn des Compliance Prozesses eine gründliche Risikoanalyse durchführen und die jeweiligen individuellen Schwachstellen identifizieren.

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