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Das Thema Compliance wird in vielen Unternehmen weiterhin nachlässig gehandhabt. Dabei ist Compliance heute keine Option mehr für Unternehmen, sondern eine Pflicht, um strafrechtliche Verstöße, horrende Bußgelder und Schadensersatzansprüche Dritter erfolgreich vermeiden zu können.

Was ist Compliance: Definition

Der Begriff Compliance bedeutet im engeren Sinn die Einhaltung von Gesetz und Recht durch das Unternehmen und seine Mitarbeiter. Compliance Management ist demnach nichts anderes, als ein strukturierter Aufbau von internen Regeln und Richtlinien, die von den Mitarbeitern des Unternehmens eingehalten werden. 

Bedeutung von Compliance für Unternehmen

Durch eine funktionierende Compliance Organisation können straf- und zivilrechtliche Risiken reduziert werden. Compliance Management kann außerdem einen Wettbewerbsvorteil darstellen, da viele öffentliche Auftraggeber ihrer Aufträge nur dann vergeben, wenn ein ordentliches Compliance Management nachgewiesen werden kann.

Ein Compliance Management System soll dazu dienen, dass die Einhaltung von bestimmten Regeln und Richtlinien gewährleistet werden kann. Dabei werden im Compliance Management System alle Maßnahmen erfasst, die von der verantwortlichen Leitung getroffen wurden.

Es handelt sich dabei um Maßnahmen, die geeignet sind, um Verstöße aufzudecken oder verhindern zu können. Die Regeln und Richtlinien können sowohl intern aufgestellte Regeln sein, als auch externe Regeln wie beispielsweise Gesetze.

Compliance Management System

Wie ein Compliance Management System aussehen muss, ist gesetzlich nicht definiert. Das bedeutet, dass das Unternehmen einen Ermessenspielraum bei der Ausgestaltung hat. Die Erarbeitung des Systems sollte mit Bedacht erfolgen und erst dann in das Unternehmen implementiert werden, wenn es sinnvoll durchstrukturiert ist.

Ein funktionierendes und gut organisiertes Compliance Management System kann für das Unternehmen viele Vorteile erwirken. Nicht nur, dass Verstöße und Risiken aufgedeckt und minimiert oder verhindert werden können, sondern es kann eine ganz neue Unternehmenskultur etablieren. 

Unternehmens Compliance lebt von "Tone from the top"

Wie wichtig ein funktionierendes Compliance Management System in einem Unternehmen ist, setzt sich langsam als Erkenntnis durch. Aber nicht nur das Einführen geeigneter Maßnahmen ist von Bedeutung, sondern auch das entscheidende „tone from the top“.

Compliance im Unternehmen kann nur einwandfrei funktionieren, wenn die oberste Führungsebene mit einem guten Beispiel voran geht. Compliance sollte vorgelebt werden.

Nicht zuletzt der VW-Skandal verdeutlicht: Compliance ist zu einem unabdingbaren Thema geworden. Denn eine funktionierende und organisierte Compliance Struktur kann nicht nur derartige Vorfälle verhindern oder unterbinden, sondern auch im Falle einer Verurteilung zu einer Strafmilderung führen. Denn es gilt: Vorsicht ist besser als Nachsicht.

Compliance Ziele

Ein Ziel von Compliance ist es, dass Verstöße vermieden oder verhindert werden können. Durch eine funktionierende Compliance Struktur im Unternehmen können sich Unternehmen vor Straftaten und damit verbundenen Bußgeldern schützen.

Auch das Zusammenleben im Unternehmen wird angenehmer gestaltet, da Mitarbeiter genau wissen an welche Regelungen sie sich halten müssen und was Ihnen dementsprechend erlaubt ist.

Compliance Checkliste für Unternehmen

Wichtige Schritte, Compliance in Unternehmen zu gewährleisten sind:

  • Regelmäßige Analyse gefährdeter Bereiche
  • Vorleben von Compliance Regeln durch die Geschäftsleitung und der Führungskräfte
  • Maßnahmenkatalog bei Verstößen
  • Schulung der Mitarbeiter zum Thema Compliance
  • Interne Richtlinien aufstellen, mit Anweisungen und Maßnahmen für alle Mitarbeiter
  • Technische Maßnahmen für den Datenschutz
  • Regelmäßige Buchhaltungsüberprüfung

Die Erkennung und Beschreibung von Compliance-Risiken stellt die Grundlage für vorbeugende Maßnahmen dar, mit denen die Realisierung der erkannten Risiken verhindert werden soll. Die Haufe Compliance-Gefährdungsanalyse ermöglicht systematisch Risiken zu identifizieren und Gegenmaßnahmen zu erarbeiten und zu kontrollieren.

Schlagworte zum Thema:  Compliance-Organisation, Compliance