Der Begriff „Compliance“ ist für Unternehmen zu einem unvermeidbaren Thema geworden. Immer häufiger stellt sich heraus, dass Mitarbeiter intern aufgestellte Compliance Regeln und Regelwerke gar nicht kennen - oder gar nicht wissen, dass ein solches Regelwerk existiert. Dabei ist Compliance heute keine Option mehr für Unternehmen, sondern eher eine Pflicht, um insbesondere strafrechtliche Verstöße, horrende Bußgelder und Schadensersatzansprüche Dritter erfolgreich vermeiden zu können.

Compliance Regeln im Unternehmen

Compliance Regeln und Richtlinien: Mindestvoraussetzungen, die jeder Compliance Manager kennen sollte. Die Festlegung interner Regeln und Richtlinien gehört zum Kernelement eines funktionierenden Compliance-Systems. Neben den bereits bestehenden gesetzlichen Regelungen, dienen interne Unternehmensregeln dazu, dass weitere besondere Normen eingehalten werden, die das Unternehmen sich selbst vorgegeben hat. Interne Unternehmensregeln sollen dazu dienen, dass Compliance Vorschriften eingehalten werden und sicherstellen, dass das Unternehmen integer und seriös bleibt. Der Begriff Compliance bedeutet im engeren Sinn die Einhaltung von Gesetz und Recht durch das Unternehmen und seine Mitarbeiter. Dieser Prozess kann durch festgelegte Regeln vereinfacht werden.

Compliance Vorschriften und relevante Informationen

Compliance-Vorschriften oder das Compliance-System soll u.a. dazu dienen

  • präventiv Regelverstöße zu verhindern,
  • erfolgte Regelverstöße schnell zu identifizieren,
  • Verstöße im Unternehmen zu kommunizieren und
  • ein angemessenes Reaktionsinstrumentarium zu schaffen, zum Beispiel Ermahnung,  Abmahnung oder auch Kündigung des betreffenden Mitarbeiters.

Compliance relevante Informationen sollten sowohl durch den Compliance Beauftragten oder über interen Systeme des Unternehmens zur Verfügung gestellt werden. 

Zudem kann Themenaktualität über diverse Fachzeitschriften oder einen Compliance Newsletter garantiert werden. Auch dienen Compliance Veranstaltungen als Informations- und Austauschplattform mit Kollegen. 


Compliance Regel: ein alltägliches Beispiel

Fast jeder Arbeitnehmer wird folgende Situation kennen: Ein Geschäftspartner möchte dem Mitarbeiter mit einem kleinen Präsent für seine Bemühungen danken. Doch die Annahme eines solchen Präsents kann gravierende Folgen mit sich führen. Hier stellt sich für viele die Frage: Wann handelt es sich um eine harmlose Aufmerksamkeit und wann verhält sich der Mitarbeiter durch die Annahme eines Präsents pflichtwidrig? Setze ich mich mit der Annahme eines solchen Präsents dem Verdacht der Bestechlichkeit aus? Mache ich mich strafbar durch die Annahme eines Präsents?

Um solche Fragen vermeiden zu können, empfiehlt es sich, Verhaltensrichtlinien aufzustellen und Regeln festzulegen. Im vorgegebenen Beispiel würde es sich anbieten, dass in dem Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung festgelegt wird, wie ein Mitarbeiter sich in solchen Situationen verhalten soll. Es kann ebenfalls eine Wertgrenze für die Annahme von Geschenken festgelegt werden. Die Einführung einer derartigen Regel kann die Verantwortlichen vor einer Haftung schützen aber auch für Sicherheit bei den Mitarbeitern sorgen, da sie durch die feste Regelung wissen, wie sie mit solchen Situationen umgehen müssen.

Compliance Richtlinie: Muster

Bei der Erstellung einer Compliance Richtlinie für das Unternehmen stellt sich häufig die Frage: Wie muss eine Richtlinie aussehen? Welche Regelungen sollten getroffen werden? Das Inhaltsverzeichnis einer möglichen Compliance Richtlinie könnte folgende Themen beinhalten:

  • Einladungen, Geschenke und andere persönliche Vorteile
  • Verhalten gegenüber Wettbewerbern
  • Gleichbehandlung
  • Konsequenzen bei Compliance Verstößen
  • Allgemeine Verhaltensanforderungen

Eine allgemeine Vorgabe für jedes Unternehmen lässt sich jedoch nicht erstellen. Jedes Unternehmen muss die individuellen branchen- und unternehmensspezifischen Risikobereiche analysieren und auswerten. Dabei kommt es in erster Linie auf die Kenntnis des eigenen Unternehmens, seiner Abläufe und der Geschäftsstruktur an.

Compliance konform: Richtlinie richtig einführen

Die Erstellung und Einführung einer Compliance Richtlinie erfolgt üblicherweise durch die Unternehmensführung. Dabei sollten unterschiedliche organisatorische Bereiche beachtet werden. In erster Linie sollten die Führungskräfte eine Vorbildfunktion darstellen und die eingeführten Regeln „vorleben“. Es sollte darauf geachtet werden, dass alle Mitarbeiter umfangreiche Kenntnis über die neuen Regeln erhalten, z.B. durch Schulungs- oder Kommunikationsmaßnahmen.

Compliance Verstoß kann das Unternehmen viel Geld kosten

Ein Compliance Verstoß kann strafrechtliche Folgen haben und für die Verantwortlichen zu Freiheitsstrafen führen.

Aber auch die Bußgelder gegen Wettbewerbsverstöße steigen stetig an. Neben hohen Bußgeldern können Unternehmen auch Schadensersatzprozesse drohen. Auch gegen Mitarbeiter, die maßgeblich an den Verstößen beteiligt waren, werden zunehmend Geldbußen und auch Haftstrafen verhängt.

Die Implementierung eines Compliance-Systems ist mittlerweile keine Option mehr, sondern fast unabdingbar.

Diese 5 Compliance-Regeln sollten Sie beachten

  1. Ein Compliance-Verstoß ist ein Verstoß. Er kann strafrechtlich verfolgt werden.
  2. Alle im Unternehmen - ohne Ausnahme - müssen die bestehenden Compliance-Vorgaben einhalten.
  3. Versicherungen übernehmen keine Schäden, die durch Compliance-Verstöße entstanden sind. Bei Verstößen haftet am Ende der Geschäftsführer selbst.
  4. Auf Daten und relevante Dokumente muss jederzeit zugegriffen werden können. Deshalb muss z. B. die Compliance-Ablage systematisch organisiert sein.
  5. International agierende Unternehmen müssen sich auch um eventuell benötigte Genehmigungen im Ausland kümmern.

Compliance Vorgaben 

Compliance ist mehr als Regeln einhalten. 

"Es kommt auf die Unternehmenskultur an. Werte wie Integrität müssen vorgelebt und Teil der geschäftlichen Abläufe werden" so Niewiarra. Technische und ökonomische Kompetenz allein reicht daher bei Führungskräften nicht, mindestens genauso wichtig sind die soziale und moralische Kompetenz.

"Wir brauchen im Unternehmensalltag wieder mehr den ehrbaren Kaufmann. Darauf sollte bereits bei Einstellungsgesprächen und Assessments geachtet werden. Allerdings muss die Führungskraft dann auch die Möglichkeit haben, ihre Werte leben zu können" betont die Rechtsanwältin. Wie man das schafft erklärt Niewiarra im Interview auf ZEIT online.

Nur, wenn in deren Köpfen eine nachhaltige Unternehmenskultur fest verwurzelt ist, hat Compliance auf Dauer eine Chance.

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  • Anhand von konkreten Beispielen, Mustern und Checklisten lernen Sie, Compliance-Risiken zu identifizieren und zu minimieren.
  • Sie bekommen konkrete Handlungsempfehlungen für den Fall von behördlichen Ermittlungen.
  • Sie vermeiden persönliche Haftungsrisiken.
  • Sie schaffen die Grundlage, Compliance-Verstöße zu verhindern.

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