Viele Mitarbeiter arbeiten mit betrieblichen E-Mail-Konten, die ihnen vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden. Bei deren Nutzung ergeben sich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer auch datenschutzrechtliche Fragen: Darf der Arbeitgeber auf die betrieblichen E-Mail-Konten zugreifen und betriebliche E-Mails mitlesen? Dürfen betriebliche E-Mail-Konten auch für die private E-Mail-Korrespondenz verwendet werden? Hat der Arbeitgeber dann auch das Recht, private Mails einzusehen? Oder unterliegen E-Mails, deren Inhalte ja immer personenbezogen sind, grundsätzlich dem Datenschutz und sind unantastbar?
Das Wichtigste gleich vorab: Ein Arbeitgeber darf nicht grundlos und auch nicht dauerhaft auf die E-Mails seiner Mitarbeiter zugreifen. Es muss dafür immer sowohl eine Rechtsgrundlage vorhanden sein, als auch
- eine Verhältnismäßigkeitsprüfung und
- eine Interessenabwägung durchgeführt werden.
Dabei sind auch die Grundrechte zu berücksichtigen. Da der Zugriff auf E-Mail-Postfächer immer auch eine Verarbeitung personenbezogener Daten ist, kommt auch das Datenschutzrecht zur Anwendung. Grundsätzlich geschützt sind betriebliche E-Mails im Gegensatz zu privaten E-Mails aber nicht. Private Mails in betrieblichen E-Mail-Konten sind aber immer ein Datenschutzproblem: Um die Situation für Arbeitnehmer und Arbeitgeber transparent und eindeutig zu machen, sollten klare Regelungen vereinbart werden.
Der Arbeitgeber darf betriebliche E-Mail-Konten eingeschränkt einsehen
Stellt ein Unternehmen seinen Mitarbeitern E-Mail-Konten zur Verfügung, dürfen diese nur für betriebliche Zwecke genutzt werden. Im Fall der rein betrieblichen Nutzung hat der Arbeitgeber ein eingeschränktes Einsichtsrecht: Er darf die E-Mails mitlesen und anderen Mitarbeitern die Nutzung der betrieblichen E-Mail-Konten ermöglichen. Voraussetzung dafür ist, dass betriebliche Umstände dies erforderlich machen. Dies trifft z. B. dann zu, wenn Mitarbeiter
- durch Krankheit ausfallen oder
- für längere Zeit im Urlaub sind.
Damit die betrieblichen Abläufe in gewohnter Form weiterlaufen können, müssen die E-Mails abwesender Mitarbeiter auch von anderen Mitarbeitern bearbeitet werden können. Um dies zu gewährleisten, darf der Arbeitsgeber sich Zugriff auf die betrieblichen E-Mail-Konten abwesender Mitarbeiter verschaffen (Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg, Urteil v. 16.2.2011, Az. 4 Sa 2132/10).
Außerdem ist es dem Arbeitgeber gestattet, stichprobenhaft auf betriebliche E-Mail-Konten zuzugreifen, um Kontrollmaßnahmen oder Leistungsbeurteilungen vornehmen zu können. Dies ist allerdings nur dann legal, wenn den Mitarbeitern vorher mitgeteilt wurde, dass diese Überwachungsmaßnahmen stattfinden und in welchem Umfang sie erfolgen. Die Mitteilung kann auch in Form einer Betriebsvereinbarung geregelt werden. Die systematische und lückenlose Überwachung ist verboten: Der Arbeitgeber muss immer eine Rechtsgrundlage für Kontrollmaßnahmen haben und es muss geprüft werden, ob nicht mildere Mittel zur Verfügung stehen, um die gleichen Ziele zu erreichen (Europäischer Gerichtshof für Menschenrechte, Urteil v. 5.9.2017, Az. 61496/08).
Das Mitlesen privater E-Mails ist dem Arbeitgeber verboten
Wenn die private Nutzung betrieblicher E-Mail-Konten nicht ausdrücklich erlaubt und vertraglich vereinbart ist, ist sie verboten. Dies hat aber nicht zur Folge, dass Arbeitgeber im Rahmen ihres eingeschränkten Zugriffsrechts private Mails, die trotzdem über die betrieblichen E-Mail-Konten versendet und empfangen werden, mitlesen dürfen. Egal, ob erlaubt oder nicht, der Zugriff des Arbeitsgebers auf private E-Mails ist in jedem Fall verboten, da dadurch die Persönlichkeitsrechte der Arbeitnehmer verletzt werden. Bei Zuwiderhandlungen drohen dem Arbeitgeber strafrechtliche Konsequenzen. Arbeitnehmer sollten ihre privaten E-Mails daher als solche kennzeichnen, um das Risiko des Mitlesens durch den Arbeitgeber auszuschließen. Gelegentliche private E-Mails werden bei betrieblichen E-Mail-Konten meist geduldet, werden diese allerdings regelmäßig für private Zwecke genutzt, kann dies zu Abmahnungen und sogar zu Kündigungen führen.
Sonderfall erlaubte Privatnutzung
Hat die Arbeitgeber die private Nutzung betrieblicher E-Mail-Konten ausdrücklich erlaubt, ändert sich die Rechtslage grundlegend: In diesem Fall werden Arbeitgeber mit Telekommunikationsanbietern gleichgestellt und es gilt für sie das Fernmeldegeheimnis. Konkret bedeutet dies, dass Arbeitgeber weder private noch betriebliche E-Mails lesen dürfen. Ausnahmen können nur gemacht werden, wenn ein konkreter Verdacht auf Vertragsverletzung oder strafbare Handlungen besteht.
Die Rechtsauffassung, dass Arbeitsgeber durch die Erlaubnis der Privatnutzung der E-Mail-Konten automatisch zu Telekommunikationsanbietern werden, ist jedoch im Wandel: Die Anwendung des Fernmeldegeheimnisses, die von den Datenschutzbehörden immer noch gefordert wird, wurde bereits von mehreren Gerichten abgelehnt. Was allerdings noch fehlt ist eine höchstrichterliche Entscheidung. Details dazu und zur rechtlichen Beurteilung auf der Grundlage des neuen TTDSG (Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz) finden Sie hier: Zugriff E-Mails
Geduldete Privatnutzung
Auch wenn der Arbeitgeber die Privatnutzung betrieblicher E-Mail-Konten untersagt hat, kann es rechtlich gesehen dazu kommen, dass diese als erlaubt angesehen wird. Wenn die Privatnutzung vom Arbeitsgeber über einen längeren Zeitraum nicht kontrolliert wird, gilt sie als geduldet. Die Duldung entspricht dann einer Genehmigung.
Klare Regelungen mit ausdrücklichem Verbot der Privatnutzung
Angesichts der datenschutzrechtlichen Probleme, die sich ergeben, wenn betriebliche E-Mail-Konten auch für private Zwecke genutzt werden, sollte die Privatnutzung vom Arbeitgeber ausdrücklich verboten und gelegentlich kontrolliert werden. Dies verhindert rechtssicher, dass für Arbeitgeber das Fernmeldegeheimnis gilt. Private E-Mails können alternativ über Webmail-Portale oder private Smartphones erledigt werden, ohne dass für Arbeitnehmer und Arbeitgeber die Gefahr des Mitlesens besteht.