Vorsicht Falle bei privater Nutzung von E-Mail-Accounts

Achtung Datenschutz-Falle: Lassen Unternehmen die private Nutzung von E-Mail-Programmen zu, ist der Zugriff auf E-Mail-Accounts von Mitarbeitern nicht mehr gestattet - auch nicht auf die dienstlichen E-Mails.

Die fehlende Zugriffsmöglichkeit auf E-Mail-Accounts von Mitarbeitern wird vor allem dann zum Problem, wenn der Mitarbeiter ausgeschieden ist und das Unternehmen dringend an dienstliche E-Mails kommen muss.

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Vorsicht Datenschutz-Falle bei privater Nutzung von E-Mail-Accounts

Lassen Unternehmen die private Nutzung von E-Mail-Accounts zu, werden sie zu Dienstanbietern im Sinne des Telekommunikations- bzw. Telemediengesetzes (TKG bzw. TMG). Dann greift ein erweiterter Datenschutz. Der Zugriff auf E-Mail-Accounts von Mitarbeitern ist dann aufgrund des Fernmeldegeheimnisses nicht mehr gestattet.

Private Nutzung von E-Mail-Accounts durch Unternehmen nicht gestatten

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit von Baden-Württemberg rät davon ab, als Arbeitgeber die betriebliche Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) für die private Nutzung freizugeben.
"Da er von den Aufsichtsbehörden als Dienstanbieter im Sinne des TKG bzw. TMG angesehen wird und damit an das Fernmeldegeheimnis gebunden ist, verliert er die Zugriffsmöglichkeiten auf für  den Betrieb wichtige Kommunikationsergebnisse. Hierdurch erschwert er sich die Einhaltung gesetzlicher Dokumentations- und Kontrollpflichten (nach der Abgabenordnung und dem HGB) und macht sich bei der Ausübung seiner Direktions-und Kontrollrechte von der Einwilligung seiner Beschäftigten abhängig."

Private Nutzung von E-Mail-Accounts durch Unternehmen durch eine Betriebsvereinbarung regeln

Neben einem gänzlichen Verbot der privaten Nutzung von IuK gibt es auch die Möglichkeit einer Betriebsvereinbarung, erläutert der Landesbeauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit von Baden-Württemberg

"Wichtig ist es, klare und verständliche Regelungen zu treffen, die den Mitarbeiter ausreichend informieren und es ihm erlauben, seine Einwilligung in die Verarbeitung seiner Daten und ggf. die Kontrolle seines Mail-Accounts wirksam zu erklären."

Eine Mustervereinbarung zur datenschutzgerechten Nutzung von E-Mail und anderen Internetdiensten am Arbeitsplatz finden Sie hier.

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Mitarbeiter, die in Unternehmen mit personenbezogenen Daten arbeiten, haben nationale Vorschriften und Gesetze sowie entsprechende Richtlinien und Regelungen zum Datenschutz einzuhalten.

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Schlagworte zum Thema:  Datenschutz, Beschäftigtendatenschutz