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Auf E-Mail-Account des Mitarbeiters zugreifen

Arbeitgeber können auf die E-Mails des Mitarbeiters zugreifen.
Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Auch nach dem Sommerurlaub gilt, dass Arbeitgeber nicht ohne weiteres die E-Mails eines für längere Zeit abwesenden Mitarbeiters anschauen können. Vielmehr sind einige Voraussetzungen zu beachten.

Ob längere Dienstreise, Urlaub oder gar Krankheit: Muss der Arbeitgeber auf äußerst wichtige Informationen zugreifen oder benötigt er aus einem dringenden Grund Zugang auf den E-Mail-Account eines Mitarbeiters, der jedoch für längere Zeit nicht im Büro ist, so hat er einige Regeln zu beachten.

Ist private Nutzung erlaubt?

Gerade wenn die private Nutzung des Accounts nicht generell untersagt ist, können sich einige rechtliche Schwierigkeiten ergeben.  Bislang gestanden viele Juristen dem Arbeitgeber dann nämlich nicht zu, auf Emails von Mitarbeiter zuzugreifen. Vielmehr sei der Arbeitgeber Dienstanbieter im Sinne des Telekommunikationsgesetzes (TKG) und müsse sich bei Kontrollmaßnahmen an den (strengen) Regeln dieses Gesetzes messen lassen. Anders sei dies bei einem generellen Verbot der privaten Nutzung: Dann müssten die Belange des Arbeitnehmers hinter die Kontrollrechte des Arbeitgebers zurücktreten.

Diese Unterscheidung nach erlaubter und verbotener privater Nutzung hielten die Richter des LAG Berlin-Brandenburg so nicht aufrecht. Der Arbeitgeber sei nicht automatisch Dienstanbieter nach dem TKG. Vielmehr gestanden sie dem Arbeitgeber im konkreten Fall zu, mit Verweis auf eine bestehende Betriebsvereinbarung und weil Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte beteiligt waren, auf die geschäftlichen Mails zuzugreifen.

Wichtige Regeln

Daher können folgende Maßnahmen helfen, sollten Sie auf den E-Mail-Account eines lange Zeit abwesenden Mitarbeiters zugreifen müssen:

1. Handeln Sie im Vorfeld eine Betriebsvereinbarung zur E-Mail-Nutzung beziehungsweise Kontrolle aus.

2. Greifen Sie nur dann auf das Postfach zu, wenn der Mitarbeiter unerwartet oder länger

abwesend ist und ein wirklicher betrieblicher Bedarf am Zugriff besteht.

3. Versuchen Sie, vorher mit dem Mitarbeiter in Kontakt zu treten, damit er seine Einwilligung geben kann.

4. Sichten Sie nur geschäftliche E-Mails.

5. Sichten Sie die E-Mails nicht allein, sondern ziehen Sie den betrieblichen Datenschutzbeauftragten hinzu und lassen Sie die Öffnung des Accounts protokollieren.

6. Informieren Sie den Betriebsrat im Vorfeld.

Weitere Informationen zu diesem Thema haben wir im HR-NewsService (Ausgabe August 2012)zusammengestellt.

Schlagworte zum Thema:  Telekommunikationsgesetz, Datenschutz, E-Mail

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