05.05.2017 | Aufbewahrungsfrist einhalten

Wie lange dürfen Bewerbungsunterlagen gespeichert werden?

Für Bewerbungsunterlagen gelten Aufbewahrungsfristen
Bild: MEV-Verlag, Germany

Bei den meisten Unternehmen sind die personenbezogenen Daten von Bewerbern auch dann noch gespeichert, wenn sie für den ursprünglichen Zweck nicht mehr gebraucht werden. Doch das ist rechtlich nicht zulässig.

Bewerbungsunterlagen kommen per Post oder E-Mail ins Haus. Der Empfänger bewahrt die Bewerbungen auf, bis er sich für einen Kandidaten entschieden hat. Und dann?

Im Bundesdatenschutzgesetz ist klar geregelt, dass personenbezogene Daten von Unternehmen nur befristet aufbewahrt werden dürfen. Danach müssen sie vernichtet bzw. gelöscht werden. Wenn also eine Stelle nicht besetzt werden kann oder der Kandidat ungeeignet ist, fällt der Zweck Stellenbesetzung weg und die Daten sind zu löschen.

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Aufbewahrungsfrist von Bewerbungsunterlagen liegt bei ca. 3 Monaten

Eine gerechtfertigte Aufbewahrungsfrist liegt bei ca. 3 Monaten. In diesem Zeitraum hat das Unternehmen ausreichend Gelegenheit, ein Bewerbungsverfahren ordnungsgemäß durchzuführen.

Damit sind nicht nur die Auswahlgespräche gemeint. Der Zeitraum schließt auch eine mögliche Klage gegen das Unternehmen, etwa wegen Diskriminierungsvorwürfen, ein. Denn für eine entsprechende Klageerhebung besteht eine Frist von 2 Monaten.

Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse der Bewerbungsunterlagen sind zu löschen bzw. zu vernichten

Ist die Frist abgelaufen, sind alle Bewerberdaten zu löschen, d. h. die Daten müssen unkenntlich gemacht werden und dürfen nach ihrer Löschung nicht mehr existieren. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc. sind aus den E-Mail-Verwaltungsprogrammen zu löschen bzw. Papierunterlagen im Reißwolf zu vernichten.

Längere Aufbewahrungsfristen von Bewerbungsunterlagen müssen schriftlich vereinbart werden

Will ein Unternehmen die Bewerbungsunterlagen länger aufbewahren, muss der Bewerber seine Einwilligung dazu geben. Dies kann beispielsweise dadurch erfolgen, dass ein Bewerber in seinem Anschreiben mitteilt, dass seine Daten für einen möglichen späteren Kontakt gespeichert werden dürfen.

Möchte das Unternehmen sich die Möglichkeit offen halten, später erneut auf den Bewerber zukommen zu können, um ihm eine andere Stelle anzubieten, muss das Unternehmen schriftlich um die Einwilligung dazu beim Bewerber nachfragen.  

Aufbewahrungsfristen gelten auch für personenbezogene Daten der Mitarbeiter

Übrigens: Auch für personenbezogene Daten der Mitarbeiter gelten z. B. im Zusammenhang mit Anwesenheitszeiten oder Buchhaltungsdaten Aufbewahrungs- und Löschfristen.

Alle wichtigen Infos zum Datenschutz in Unternehmen finden Sie hier.

Schlagworte zum Thema:  Bewerbungsunterlagen, Aufbewahrungsfrist

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