Bei den meisten Unternehmen sind die personenbezogenen Daten von Bewerbern auch dann noch gespeichert, wenn sie für den ursprünglichen Zweck nicht mehr gebraucht werden. Doch das ist rechtlich nicht zulässig. Wie lange dürfen Bewerbungsunterlagen gespeichert werden?

Bewerbungsunterlagen kommen per Post oder E-Mail ins Haus. Der Empfänger bewahrt die Bewerbungen auf, bis er sich für einen Kandidaten entschieden hat. Und dann?

Aufbewahrungsfrist von Bewerbungsunterlagen liegt bei max. 6 Monaten

Sofern einem Bewerber abgesagt wird, müssen die Bewerbungsunterlagen spätestens 6 Monate nach der Versendung der Absage vollständig datenschutzkonform vernichtet werden. Dies gilt sowohl für Unterlagen in Papierform als auch für elektronische Unterlagen

Wenn also eine Stelle nicht besetzt werden kann oder der Kandidat ungeeignet ist, fällt der Zweck Stellenbesetzung weg und die Daten sind zu löschen.

Click to tweet

Eine gerechtfertigte Aufbewahrungsfrist liegt bei max. 6 Monaten. In diesem Zeitraum hat das Unternehmen ausreichend Gelegenheit, ein Bewerbungsverfahren ordnungsgemäß durchzuführen.

Ist die Frist abgelaufen, sind alle Bewerberdaten zu löschen, d. h. die Daten müssen unkenntlich gemacht werden und dürfen nach ihrer Löschung nicht mehr existieren. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc. sind aus den E-Mail-Verwaltungsprogrammen zu löschen bzw. Papierunterlagen im Reißwolf zu vernichten.

Längere Aufbewahrungsfristen von Bewerbungsunterlagen müssen schriftlich vereinbart werden

Will ein Unternehmen die Bewerbungsunterlagen länger aufbewahren, muss der Bewerber seine Einwilligung dazu geben. Dies kann beispielsweise dadurch erfolgen, dass ein Bewerber in seinem Anschreiben mitteilt, dass seine Daten für einen möglichen späteren Kontakt gespeichert werden dürfen.

Möchte das Unternehmen sich die Möglichkeit offen halten, später erneut auf den Bewerber zukommen zu können, um ihm eine andere Stelle anzubieten, muss das Unternehmen auch dann schriftlich um die Einwilligung dazu beim Bewerber nachfragen.  

Aufbewahrungsfristen gelten auch für personenbezogene Daten der Mitarbeiter

Übrigens: Auch für personenbezogene Daten der Mitarbeiter gelten z. B. im Zusammenhang mit Anwesenheitszeiten oder Buchhaltungsdaten Aufbewahrungs- und Löschfristen.

Da die Personalabteilung unweigerlich mit datenschutzrechtlichen Bestimmungen in Kontakt kommt, sollte sie die wichtigsten Rechtsquellen kennen. Für die Personalabteilung relevante datenschutzrechtliche Bestimmungen sind u. a. zu finden in:

Mehr zum Thema Datenschutz im Personalwesen finden Sie hier.

Schlagworte zum Thema:  Bewerbung, Aufbewahrungsfrist