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Die Annahme von Geschenken und Essenseinladungen von Geschäftspartnern oder deren Gewährung an selbige ist nicht nur in der (Vor-)Weihnachtszeit ein Thema mit dem Unternehmen regelmäßig konfrontiert werden. Dieser Artikel soll helfen, Compliance-Verstöße und deren Negativfolgen für Unternehmen im Zusammenhang mit Zuwendungen im Geschäftsverkehr zu vermeiden.

Gibt es klar definierte Wertgrenzen für Zuwendungen im Geschäftsverkehr?

Die nationalen und internationalen Anti-Korruptions-Gesetze normieren keine klar definierten Wertgrenzen in Bezug auf die Zulässigkeit der Annahme oder Gewährung von Zuwendungen im Geschäftsverkehr. Viele Unternehmen legen daher in ihren Compliance Richtlinien bezifferte Wertgrenzen in Bezug auf die Zulässigkeit von Geschenken, Einladungen oder sonstigen Zuwendungen im Umgang mit Geschäftspartnern fest. Die Bandbreite reicht von „Null-Toleranz-Grenzen“, d.h. dass überhaupt keine Zuwendungen angenommen oder gewährt werden dürfen, über Wertgrenzen, die an die steuerlichen Sachbezugsfreigrenzen anknüpfen, bis hin zu individuellen Wertgrenzen, bei deren Überschreitung die Vorgesetzten bzw. Compliance-Verantwortlichen ihre Genehmigung erteilen müssen. Ein weiterer verbreiteter Ansatz ist auf bezifferte Wertgrenzen komplett zu verzichten und stattdessen auf die „Angemessenheit“ oder „Sozialadäquanz“ der Zuwendung abzustellen. Da ein solcher Verzicht auf bezifferte Wertgrenzen die eigenständige Einordnung derartiger Zuwendungen für Arbeitnehmer, die keine Compliance-Experten sind, erschweren kann, dienen die nachfolgenden Ausführungen daher insbesondere als Orientierungshilfe für Unternehmen, die sich für diesen Ansatz entschieden haben.

Kernkriterien: Zeitpunkt, Häufigkeit und Angemessenheit

Zunächst ist es wichtig hervorzuheben, dass bei der Compliance-Prüfung von Zuwendungen an Geschäftspartner bzw. von Geschäftspartnern immer eine Gesamtbetrachtung aller Umstände im Einzelfall vorzunehmen ist.

Folgende Kernkriterien sollten bei dieser Gesamtbetrachtung berücksichtigt werden:

  • Zeitliches Element: Zeitliche Nähe zu aktuellen Vertragsverhandlungen

Je enger der zeitliche Zusammenhang mit laufenden oder bevorstehenden Projektvergaben/Vertragsabschlüssen ist, desto vorsichtiger sollte mit Zuwendungen an Geschäftspartner bzw. von Geschäftspartnern umgegangen werden; umgekehrt gilt, dass das zeitliche Element einer Zuwendung umso weniger ins Gewicht fällt desto weiter weg Projektvergaben/Vertragsabschlüsse liegen.

  • Quantitatives Element: Häufigkeit

Zudem sollte die Häufigkeit von Zuwendungen in die Berteilung einfließen. Besondere Vorsicht ist geboten, wenn sich Einladungen oder Geschenke häufen, je näher Entscheidungen über Projektvergaben/Vertragsabschlüsse rücken.

  • Qualitatives Element: Angemessenheit

Schließlich ist die Angemessenheit einer Zuwendung zu betrachten. Dabei ist neben dem Wert einer Einladung auch zu berücksichtigen, ob die Zuwendung im Kontext der konkreten Situation sozial üblich ist, insbesondere auch unter Berücksichtigung lokaler Gegebenheiten und der hierarchischen Stellung von Zuwendendem und Empfänger. So wird beispielsweise die Einladung eines Kunden in eine schlichte Pizzeria keine Compliance-Bedenken hervorrufen, ganz im Gegensatz zur Einladung in ein teures Sterne-Restaurant. Ferner wird in die Angemessenheits-Beurteilung auch einfließen müssen, dass Essenseinladungen im großstädtischen Umfeld in der Regel teurer ausfallen als in ländlichen Regionen. Zuwendungen, die von Geschäftsführer zu Geschäftsführer gewährt werden, werden eine höhere Wertkategorie aufweisen dürfen als solche zwischen Mitarbeitern, die in der Unternehmenshierarchie niedriger angesiedelt sind.

Praxisbeispiele

Praxis-Beispiele für angemessene Zuwendungen

Als angemessen wird man in der Regel kleinere Zuwendungen geringen Werts, wie z.B. die Tasse Kaffee, die Teilnahme am Mitarbeiter-Buffet, sowie kleinere Werbegeschenke ansehen dürfen (z-B. Kugelschreiber, Feuerzeuge, Wandkalender).

Praxistipp für den geschäftlichen Umgang mit Amtsträgern

Die gesetzlichen Vorgaben an die Gewährung von Zuwendungen an Amtsträger sind wesentlich strenger im Vergleich zur Gewährung von Zuwendungen an Angestellte oder Beauftragte eines Unternehmens. Es empfiehlt sich daher bereits im Vorfeld von geschäftlichen Kontakten mit Amtsträgern bei diesen nachzufragen, ob geplante Einladungen (z.B. zum Mittagessen, welches sich selbstverständlich ebenfalls im Rahmen der oben skizzierten Angemessenheitsgrenzen bewegen muss) von deren Dienstherren genehmigt werden. Im Zweifel sollte auf jegliche Zuwendungen an Amtsträger verzichtet werden.

Beleg und Dokumentation von Zuwendungen

Allgemein gilt ferner, dass jegliche Einladungen an Dritte mit geschäftlichem Bezug in Büchern und Aufzeichnungen transparent belegt und dokumentiert werden müssen.

Was ist zu tun wenn es einmal schwierig oder unvermeidbar ist Zuwendungen abzulehnen?

Kaum ein Mitarbeiter mit regelmäßigem Kontakt zu Geschäftspartnern ist davor gefeit von Einladungen oder Geschenken seitens seiner Geschäftspartner auch mal überrascht zu werden. In solchen Situationen ist eine sorgfältige Compliance-Prüfung der Zulässigkeit in aller Regel nicht möglich. Eine Ablehnung wird in manchen Situationen nicht ohne eventuelle Negativfolgen für die weitere Geschäftsbeziehung möglich sein, insbesondere bei internationaler Geschäftstätigkeit (z.B. bei Befürchtung des Gesichtsverlustes seitens eines asiatischen Geschäftspartners). Aus diesem Grund sollte der weitere Umgang mit derartigen Zuwendungen schnellstmöglich im Nachgang mit den Compliance-Verantwortlichen des Arbeitgebers abgestimmt werden. Gemeinsam ist dann abzuwägen, ob eine aus der Compliance-Brille als unangemessen eingestufte Zuwendung noch im Nachgang mit Hinweis auf die unternehmenseigenen Compliance-Vorgaben zurückgegeben werden kann, ohne dass die Geschäftsbeziehung nachhaltig geschädigt wird.

Mögliche Lösungen können zudem sein:

  • Spende von Zuwendungen an wohltätige Organisationen oder Verlosung im Rahmen einer Unternehmens-Tombola
  • bei Lebensmittelgeschenken geringeren Werts, z.B. die Verteilung und/oder der gemeinsame Verzehr innerhalb der Abteilung
  • bei Geschäftsessen, die die Angemessenheitsgrenze überschreiten: Jede Partei sollte ihre Rechnungen selbst bezahlen

Praxistipp

Sofern keine festen Wertgrenzen in Ihrem Unternehmen vorgegeben sind, hören Sie zunächst auf ihren „inneren Kompass“ in Bezug auf die Einstufung von Zuwendungen als „compliant“ oder „non-compliant“. Bei anhaltenden Unsicherheiten sollten Sie stets die Compliance-Verantwortlichen Ihres Unternehmens zurate ziehen um die weitere Vorgehensweise abzustimmen. Um Strafbarkeits-Risiken zu vermeiden, sollten Sie sich bei Zuwendungen von Geschäftspartnern bzw. an Geschäftspartner stets so verhalten, dass für Außenstehende niemals der Eindruck entstehen kann, dass hierdurch Ihre Unabhängigkeit bei geschäftlichen Entscheidungen beeinflusst werden könnte oder, falls Sie selbst einladen oder Geschenke machen, die Ihrer Geschäftspartner.

Ein Training unterstützt Ihre Mitarbeiter dabei zu entscheiden, was zulässig ist, wo besondere Vorsicht geboten ist und was man besser unterlassen sollte. 


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Schlagworte zum Thema:  Compliance, Compliance-Officer, Compliance-Kultur, Compliance-Organisation

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