Wie Unternehmen mit dem richtigen Tool ihr Potenzial maximieren

Mit dem Wachstum eines Unternehmens steigen automatisch auch die Compliance-Herausforderungen. So müssen die anfangs noch dezentral von verschiedenen Personen in unterschiedlichen Positionen abgedeckten Verantwortlichkeiten gebündelt und strategisch angegangen werden.Mit der Besetzung des Compliance Officers stellt sich dann jedoch schnell die entscheidende Frage: Wo beginnen? In diesem Dilemma bietet Nicolas Weisensee, Country Manager DACH beim dänischen Software-as-a-Service-Unternehmen Impero, wertvolle Tipps für einen erfolgreichen Start.

Von der Analyse zur Aktion: Wie eine fundierte Bestandsaufnahme den Erfolg sichert

Als erster Schritt auf dem Weg zur Effizienzsteigerung der Compliance-Funktion steht eine umfassende Bestandsaufnahme auf dem Programm. Dabei kristallisieren sich häufig zahlreiche Ideen heraus, und es gibt dringende Angelegenheiten, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern – sei es aufgrund spezifischer Anfragen oder der Umsetzung aktueller gesetzlicher Anforderungen. Die Gefahr in dieser ersten Phase besteht darin, sich ausschließlich auf das Löschen von akuten „Buschfeuern“ zu fokussieren, statt langfristig eine tragfähige Struktur aufzubauen. Hier kommt die zentrale Bedeutung der Bestandsaufnahme ins Spiel. Es muss analysiert werden, welche akuten Themen unbedingt sofort angegangen werden müssen. Gleichzeitig ist es wichtig, schon vorhandene Tools, Prozesse und Strukturen zu evaluieren. Hier können Insellösungen identifiziert oder bisher nur punktuell genutzte Arbeitsabläufe schnell für einen größeren Themenbereich ausgerollt werden.

Besonders in einem Umfeld, in dem Ressourcen begrenzt sind und möglicherweise nur eine oder wenige Personen das Thema Compliance verantworten, ist ein effizientes Vorgehen entscheidend. Dieser erste Schritt dient nicht nur dazu, akute Probleme zu identifizieren, sondern auch dazu, den Grundstein für eine Compliance-Strategie zu legen.

Strategische Weichenstellung: Auf Kurs für eine zukunftsorientierte Abteilung

Im Anschluss an die ausführliche Bestandsaufnahme ist die Definition einer klaren strategischen Vision für den Compliance-Bereich von entscheidender Bedeutung. Die individuelle Ausrichtung hängt stark von der Ausgestaltung der Compliance-Funktion und den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ab. Hierbei stellt sich die Frage, welche übergeordneten Ziele die Abteilung erreichen soll und wie diese Ziele die Wahl von Tools und Prozessen beeinflussen. Daraus abgeleitet ergibt sich der Leitfaden für die Weiterentwicklung der Abteilung, was essenziell ist, um die Compliance-Funktion effektiv und nachhaltig zu gestalten. Die klare Formulierung der strategischen Ziele ermöglicht eine gezielte Tool-Auswahl. Darüber hinaus ist eine fundierte Überprüfung des Erfolgs im Anschluss möglich. Hierbei geht es nicht nur darum, eine kurzfristige Lösung zu implementieren, sondern eine langfristige Basis zu etablieren, die flexibel genug ist, sich den wandelnden Compliance-Anforderungen anzupassen. Die einfache Anpassbarkeit des gewählten Tools durch die Fachabteilung selbst spielt dann eine entscheidende Rolle, um nicht mit einem starren Compliance-Korsett und einem horrenden Beratungsaufwand zu enden.

Tools und Prozesse für Compliance: Prioritäten setzen und Flexibilität bewahren

Standardisierte Prozesse und ein Tool, das dabei hilft, das Compliance Framework zum Leben zu erwecken, stehen an vorderster Front – besonders angesichts limitierter Personalressourcen und eines häufig limitierten Budgets. Es ist unumgänglich, Prioritäten zu setzen, wobei ein geeignetes Tool den richtigen Rahmen bieten kann. Dabei stellt sich schnell die Frage, was nice-to-have ist und worauf es wirklich ankommt. Neben der Gewährleistung einer reibungslosen Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit müssen Compliance Officer auch die sich ständig verändernden regulatorischen Anforderungen im Blick behalten. Flexibilität ist hier also das A und O. Denn Compliance ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein fortlaufender Prozess, der kontinuierlich angepasst werden muss. Auch die Kommunikation und das Change Management innerhalb des Unternehmens spielen dabei eine nicht zu vernachlässigende Rolle bei der Implementierung, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden das Tool akzeptieren und effektiv nutzen. In großen Unternehmen kann dies zu zusätzlichen Herausforderungen führen, da die Kommunikation oft komplex ist und nicht jeder in die Entscheidungsprozesse sowie Implementierung einbezogen ist. Es muss sichergestellt werden, dass das Team die Notwendigkeit der Compliance-Anforderungen versteht und entsprechend handelt. Darüber hinaus ist es von entscheidender Bedeutung, ein effektives Reporting-System aufzubauen, welches nicht nur den aktuellen Bearbeitungsstatus aufzeigt, sondern auch Anpassungen ermöglicht und Auffälligkeiten direkt identifiziert. Ein Tool, das den individuell definierten Anforderungen und Zielen entspricht, ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Operationalisierung des Compliance Managements.

Fazit: Es gilt den Wandel aktiv zu gestalten: intuitive Tools für maximale Compliance-Effizienz

Um die Effizienz in der Compliance-Abteilung zu maximieren, kommt es auf die verschiedenen genannten Faktoren an. Ein schneller Start ist dabei die Devise – denn „done is better than perfect“. Erste Use Cases können dann schnell und unkompliziert zeigen, dass sich die Investition von Zeit und Energie in das richtige Tool lohnt. Die Einführung neuer Software bedeutet dabei immer auch Veränderung. Hier gilt es, alle betroffenen Mitarbeitenden einzubeziehen und die Bedeutung des in ihren Augen „zusätzlichen“ Arbeitsaufwands zu verdeutlichen. Dabei ist der erste Eindruck entscheidend, weshalb eine intuitive Bedienung und Administration, aber auch ein smartes Design der Kontrollen und Maßnahmen der Schlüssel zum Erfolg sind. Denn nur dann wird das Compliance-Framework auch zum Leben erweckt und das Tool genutzt. Wichtig für Unternehmen ist dann zudem noch die Anpassungsfähigkeit und Erweiterbarkeit. Denn die Compliance-Landschaft verändert sich stetig. Ein flexibles System ermöglicht es Unternehmen, dynamisch auf die ständigen Veränderungen zu reagieren und somit langfristig erfolgreich und regulierungskonform zu agieren. Eine klare Vision und die daraus abgeleiteten Anforderungen helfen bei der Auswahl des passenden Tools. Ohne eine klare Zielsetzung und der Definition der eigenen Anforderungen im Detail kann auch eine Software nicht helfen. Beide Faktoren liefern dann zudem die richtigen Argumente, das Management von der Freigabe des Budgets zu überzeugen. Zu guter Letzt sollte wie bei jeder Toolauswahl die IT möglichst früh ins Boot geholt werden. Denn deren Anforderungen sind vielfältig und die Bearbeitung nimmt häufig mehr Zeit in Anspruch als anfangs gedacht. Schlussendlich muss ein Tool dann im Unternehmen gelebt werden – nur dann entfaltet sich das gesamte Potenzial.

Über Nicolas Weisensee: 

Als Country Manager ist Nicolas bei Impero für die Geschäftsentwicklung in der D-A-CH Region verantwortlich. Nach Stationen in der Wirtschaftsprüfung bei Deloitte und der Softwareberatung sowie des Produktmanagements bei IKOR ist er seit 2023 Teil von Impero. Nach seinem Bachelorstudium in den Niederlanden und einem Master in Global Management & Governance an der HSBA in Hamburg beschäftigt er sich mit der Umsetzung verschiedenster Complianceanforderungen in Softwaretools und hilft Unternehmen so, die ständig steigenden Anforderungen effizient zu adressieren. 

Über Impero 

Impero A/S (https://impero.com/de/) ist ein dänisches Software-as-a-Service-Unternehmen, das eine Compliance-Management-Plattform anbietet. Die Impero-Plattform ermöglicht es Unternehmen, die Einhaltung von Vorschriften durch Automatisierung des Risiko- und Kontrollmanagements, der Dokumentation und des Berichtswesens einfach zu verwalten. Impero unterstützt Unternehmen dabei, ihre Compliance auf skalierbare, digitale, intuitive und vor allem einfache Weise zu verbessern.

Pressekontakt: Manja Rehfeld ⏐ Mashup Communications GmbH ⏐ +49.30. 25749580 ⏐ impero@mashup-communications.de