Aufgaben und Berufsbild des Compliance-Beauftragten: Er trägt die Gesamtverantwortung für das richtige Verhalten der Mitarbeiter.

Wenn jemand vor einigen Jahren noch auf die Frage, was er beruflich mache, geantwortet hätte: „Ich bin Compliance-Beauftragter“, hätte man fest mit großen Fragezeichen in den Blicken der anderen rechnen müssen. Inzwischen kommt diese Unkenntnis immer seltener vor, da das Thema Compliance mittlerweile auf ein breiteres Bewusstsein stößt – in der Öffentlichkeit und natürlich in den Unternehmen. Die deutsche Wirtschaft baut Ihre Compliance-Abteilungen aktuell deutlich aus: Laut dem Compliance-Barometer 2017 der Wirtschaftskanzlei CMS ist unter den größeren Unternehmen (> 500 Mitarbeiter) der Anteil der Unternehmen mit eigener Compliance-Abteilung klar gestiegen: 2015 verfügten nur 28 % über eine Compliance-Abteilung; 2017 sind es schon 40 %.

Nichtsdestotrotz bestehen in den Köpfen der Menschen zum Teil nur vage Vorstellungen – z.B. von den Aufgaben und Zuständigkeiten des Compliance Officers. Damit sich das Bild der ebenso wichtigen wie komplexen Rolle des Compliance Beauftragten schärft, haben wir hier die wichtigsten Fakten und Infos zusammengestellt.

Compliance Beauftragter: Definition

Compliance Beauftragter oder auch Compliance Officer ist die Bezeichnung für diejenige Person im Unternehmen, die die Verantwortung für Compliance übernimmt. Durch den Compliance Beauftragten wird die Geschäftsleitung in ihren Aufsichts- und Kontrollpflichten entlastet. Denn es ist der Compliance Beauftragte, der für die ordnungsgemäße Ausführung seiner Tätigkeit haftet. Somit kann er möglicherweise für den Bestand der Unterlassung verantwortlich gemacht werden.

Compliance Officer: Aufgaben

Damit es idealerweise gar nicht erst dazu kommt, dass der Compliance Beauftragte in die Haftung genommen wird, sollte er so gut wie möglich seiner Aufgabe nachkommen, Compliance im Unternehmen sicherzustellen und Verstöße zu verhindern. Was verbirgt sich alles hinter dieser Aufgabe?

Grundlegend hat der Compliance Officer eine Kontroll- und Aufsichtsfunktion. Dazu gehört:

Im Detail bedeutet das für den Compliance Officer, dass er die relevanten Gesetze und Vorschriften identifiziert, ein Regel- und Wertesystem für das Unternehmen konzipiert, den Mitarbeitern Richtlinien an die Hand gibt und sie motiviert, diese einzuhalten, und die Einhaltung überwacht. Zudem kommen ihm einige Aufgaben in der Prozess-Konzeption zu, da gegebenenfalls Prozesse anzupassen sind, um Compliance zu ermöglichen.

Dementsprechend sammeln sich in der Rolle des Compliance Beauftragten viele Aufgaben, die ihn zu einer Schlüsselfigur im Unternehmen machen. Aus diesem Grund kann das Fehlen eines Compliance Officers oder eines Compliance-Management-Systems (CMS) rechtlich als Organisationsverschulden gewertet werden, wenn gesetzliche Regularien verletzt wurden und ein Schaden entstanden ist. Aus diesem Grund forderte im Jahr 2013 das LG München 15 Mio. Schadenersatz vom damaligen Finanzvorstand von Siemens.

Externer Compliance Beauftragter

Sollte es für ein Unternehmen schwierig sein, eine interne Stelle „Compliance Officer“ zu füllen, kann auch ein Externer als Compliance Officer bestellt werden. Eine enge Zusammenarbeit des Dienstleisters mit den internen Ressourcen ist Voraussetzung, um in dieser Konstellation eine fruchtbare Arbeit rund um Compliance zu gewährleisten.

(Chief) Compliance Beauftragter: Anforderungen

Für die Rolle des Compliance Beauftragten werden noch häufig Juristen ausgewählt, was aber kein Muss ist. Denn für die Rolle des Compliance Beauftragten ist zwar die Kenntnis juristischer Vorschriften wichtig, letztlich kommt ihm aber immer eine Schnittstellenfunktion zu. Aus diesem Grund sind vor allem Verhandlungsgeschick, Empathie und Durchsetzungsstärke neben diplomatischen Fertigkeiten und Transferfähigkeit relevant. Zudem muss der Compliance Beauftragte ein gutes Verständnis der unternehmensinternen Prozesse entwickeln können. Denn ein großer Teil seiner Aufgabe wird im Aufbau oder in der Anpassung von Prozessen bestehen. Dementsprechend können Compliance Beauftragter ihren Ursprung im Personalwesen, der Organisationsentwicklung, der Finanzabteilung oder gar im Vertrieb haben. Inzwischen gibt es zudem auch bereits Studiengänge, die Compliance Experten ausbilden.

(Chief) Compliance Beauftragter berichtspflichtig

Der Compliance Beauftragte berichtet an die Unternehmensführung. Da er eine zentrale Funktion im Unternehmen einnimmt und sein Wirken sich über alle Bereiche des Unternehmens erstreckt, kann er seine Berichte nur direkt an die Unternehmensleitung (und an keinen speziellen Bereich) adressieren.

Compliance Officer in Vollzeit ist eher die Ausnahme

Je nach Unternehmensgröße füllt die Funktion des Compliance Beauftragten möglicherweise keine Vollzeit-Beschäftigung aus. Sollte ein Mitarbeiter eine kombinierte Verantwortung haben, die sich aus Compliance- und Linien-Aufgaben zusammensetzt, muss allerdings auch sichergestellt sein, dass ihm ausreichend Ressourcen bleiben, um auch wichtige Detailfragen zu Compliance zu bearbeiten oder dass kein Interessenskonflikt besteht. Andererseits sollte der Compliance Officer auch nicht zu wenig ausgelastet sein, was häufig eine willkürliche Suche nach Problemen zur Folge hat.

(Chief) Compliance Beauftragter: Schulung

Zur aktiven Senkung seines Haftungsrisikos kann der Compliance Beauftragte gut beitragen, indem er die Mitarbeiter nachhaltig zu Compliance schult. Idealerweise baut er ein systematisches Trainingskonzept auf, für das er die Inhalte, die Zielgruppe und die mediale Form (Präsenztraining, e-Learning, etc.) aufeinander abstimmt. Denn durchdachte Schulungen sind die Grundvoraussetzung dafür, dass die Mitarbeiter für Compliance sensibilisiert werden und die konkreten Vorschriften kennenlernen. Mit dem Haufe Compliance Manager und dem Compliance-College der Haufe Akademie sind Sie für eine systematische Umsetzung von Compliance gut gerüstet.