Damit in der Ablage und im Archiv überhaupt noch etwas weiterhin gefunden werden kann, sollte auch hier einmal im Jahr richtig aufgeräumt werden. Zum Jahreswechsel könnte das ein guter Vorsatz für Personaler sein.
Kennen Sie das auch? Alle Jahre wieder, es ist ungefähr Mitte Januar, Sie haben gerade den Jahresabschluss für das zurückliegende Jahr durchgeführt und sind mit allen Sachen fertig. Jetzt bereiten Sie sich auf das neue Jahr vor. Als erstes brauchen Sie Platz im Büro, zum Beispiel für neue Ordner, die angelegt werden müssen. Da zumeist die Unterlagen des vergangenen Jahres weiter im Büro verbleiben, muss also das Jahr 2017 ins Archiv gebracht werden; aber auch hier herrscht bereits Platzmangel. Was nun? Häufig wird dann das Nötigste noch irgendwie beiseite geschoben, um die Unterlagen noch unterzubringen.
Zurück vom Archiv ins Büro – auch hier wurde wahrscheinlich schon lange nicht überprüft, ob Unterlagen und Ordner, die man in den Schränken hat, wirklich noch sinnvollerweise aufbewahrt werden müssen. Dazu fehlt im Tagesgeschäft meist einfach die Zeit.
HR-Archiv nach Jahrgängen sortieren
Wenn Sie das auch kennen, sollten Sie sich für das kommende Jahr vornehmen, eine richtige Aufräumaktion durchzuführen. Zuerst sollten Sie sich um das das Archiv kümmern. Dort können alle Unterlagen aus dem vergangenen Jahrtausend vernichtet werden (durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sogar verpflichtend). Ist das erledigt, sollten Sie sich über ein besseres Ordnungskonzept für die Zukunft Gedanken machen.
Hier ein Vorschlag: Sortieren Sie die Unterlagen nach Jahrgängen. Das hätte den Vorteil, dass jeweils ein altes Jahr, das vernichtet werden kann, durch ein neues ersetzt wird. Dies würde am besten funktionieren, wenn Sie auch im eigenen Büro ein ähnliches Ordnungsschema eingeführt hätte. Dann könnten Sie mit mehr Platz und mehr Ordnung künftig schneller und einfacher reagieren. Da es der erste Jahreswechsel nach Einführung der DSGVO ist, wäre dies eine gute Gelegenheit, hierfür gleich ein Konzept für die Umsetzung zu haben, denn auch Datenvernichten gehört zu den Pflichten der Verordnung.