Unnötige manuelle Tätigkeiten in HR hinterfragen

Kennen Sie das auch? Sie erledigen Verwaltungstätigkeiten und betreiben dabei einen ungeheuer hohen manuellen Aufwand, um ein perfektes Ergebnis zu erzielen. Das geschieht meist in zwei Zusammenhängen.

Mehr Effizienz in Pflichtaufgaben

In die erste Gruppe gehören Tätigkeiten, bei denen zwar der Aufwand hoch ist, dabei aber zum Beispiel eine gesetzliche Anforderung erfüllt werden muss. Das könnten Listen vom Personalverkauf sein, anhand derer später dann der geldwerte Vorteil festzustellen ist. Diese können Sie idealerweise effizienter erledigen, einfach abschaffen geht hier nicht.

Aufwand-Nutzen-Verhältnis bestimmen

In der zweiten Gruppe sind die Tätigkeiten nicht verpflichtend und es bestehen große Zweifel, ob sich hier Aufwand und Nutzen noch in einem angemessenen Verhältnis gegenüberstehen. Dazu gehört oft das permanente Erstellen von Organigrammen (Viso), was teilweise von einem Dutzend Personen im Unternehmen erledigt wird. Auch das Erstellen von Power Point-Präsentationen für das nächste Meeting oder das Schreiben eines Zwischenzeugnisses, das vielleicht zwei Stunden an Aufwand erzeugt, fallen hierunter.

Über den Nutzen beider Maßnahmen lässt sich streiten

Wenn Sie das auch kennen, sollten Sie sich für das kommende Jahr vornehmen, die Tätigkeiten mit hohem manuellem Aufwand genauer anzusehen und zu versuchen, diese entfallen zu lassen (zum Beispiel alle Papiervorlage prüfen). Geht dies nicht, sollten Sie prüfen, ob es eine elektronische Lösung gibt, oder ob die Möglichkeit besteht, den Prozess zu verändern oder das Pareto-Prinzip anzuwenden (mit 20 Prozent des Aufwands bereits 80 Prozent der Arbeit erledigen). Der Nutzen daraus wäre ein Gewinn an wertvoller Arbeitszeit für die wirklich wichtigen Dinge mit hoher Priorität. Und ganz nebenbei steigern Sie auch noch Ihre Produktivität. Und im Rahmen der Digitalisierung können Sie sich dabei gleich für die Zukunft richtig aufstellen.