HR-Systeme, Auswahlkriterien

Kurzbeschreibung

Bei der Einführung von HR-Systemen glaubt man, alle Probleme mit einem Schlag lösen zu können. Die Realität sieht meist anders aus. Dies muss nicht so sein, wenn man sich der besonderen Anforderungen bewusst ist - und den Mut zur Einfachheit hat. Unsere Checkliste erläutert die Besonderheiten, die HR-Systeme haben und wie die Einführung solcher Systeme dennoch gelingen kann.

Gute HR-Systeme – Erfolgskriterien für Personalsoftware

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Ernüchternde Realität

Laut Computerwoche gehen 30-70 Prozent von IT Großprojekten schief. Das Projektmanagement Beratungsunternehmen Standish Group gibt an, dass jedes vierte IT Projekt gar nicht erst abgeschlossen wird, weil es die Kosten sprengt. Gerade HR-Systeme, die über die klassische Lohnbuchhaltung hinausgehen, erfüllen die Erwartungen viel zu selten. Ein eindrückliches Beispiel stellt das Bewerbermanagement dar: An erster Stelle erwarten Personalverantwortliche von einer E-Recruiting-Lösung Zeitersparnis. Fragt man bei Benutzern nach, so liegt das Hauptproblem am Zeitaufwand für Datenerfassung und Pflege. Was läuft hier falsch?

Besonderheiten von HR-Systemen

Bei der Auswahl und der Einführung eines computergestützten Personalsystems werden häufig die Besonderheiten der HR-Arbeit nicht entsprechend berücksichtigt. Gerade der wertschöpfende Bereich der Personalarbeit, der zunehmend in den Fokus von IT-Projekten rückt, unterscheidet sich grundlegend von administrativen Prozessen wie Finanzbuchhaltung oder Produktionssteuerung. Ob Bewerbermanagement, Personalentwicklung, Laufbahn- und Nachfolgeplanung oder Zielvereinbarung und Beurteilung: Die wertschöpfenden HR-Prozesse stellen grundsätzlich andere Anforderungen an ein IT-System als administrative Prozesse.

Besonderheiten von HR-Systemen	Mögliche auftretende Schwierigkeiten	Erläuterung/Beispiele	Lösungsmöglichkeit
Seltene, anlassbezogene Benutzung	Die Benutzer sind oft keine geschulten Experten. Der Großteil der Nutzer besteht aus Führungskräften und Mitarbeitern. Sie benutzen ein solches System nur anlassbezogen, wenige Male im Jahr. Die erforderlichen Arbeitsschritte werden niemals zur Gewohnheit.	Administrative Systeme besitzen viele Automatismen und Abhängigkeiten. Bei wertschöpfenden Systemen führen Automatismen zu einem für den Nutzer nicht nachvollziehbaren Verhalten und Abhängigkeiten zu unbezwingbaren Bedienungsanforderungen.	Das System muss selbsterklärend sein, ähnlich erfolgreichen Internetanwendungen wie Google oder Yahoo. Ein administratives System muss möglichst auf eine effiziente Bedienung ausgelegt werden und bietet daher eine Vielzahl von Optionen auf einem Bildschirm. Dies führt bei wertschöpfenden Systemen geradezu zu einer Überforderung der Benutzer, die es zu vermeiden gilt.
Weiche, nicht erzwingbare Daten	Ein weiterer kategorischer Unterschied betrifft die zu verarbeitenden Daten. Administrative Systeme verarbeiten hauptsächlich finanzielle, berechenbare Daten. Wertschöpfende Systeme beinhalten vielfach Kompetenzen, Anforderungen, Ziele, Leistungsbewertungen und ähnliche "weiche" Daten.	Dies hat weitreichende Auswirkungen. Bei einer Spesenabrechnung, einem typisch administrativen Vorgang, kann der Benutzer zur Eingabe der Kostenstelle "gezwungen" werden.	Bei wertschöpfenden Anwendungen kann kein Nutzer zu einer qualitativ guten Eingabe gezwungen werden. Selbst wenn der Bonus nur ausbezahlt wird, wenn ein Profil ergänzt wurde, ist damit noch nicht sichergestellt, dass dieses auch qualitativ gut aktualisiert wird.
Unmenge an verwaltbaren Daten	Die Fülle der Daten ist ein weiterer Unterschied, den es zu berücksichtigen gilt.	Für eine Lohnbuchhaltung ist es zwingend notwendig, alle Mitarbeiter vollständig mit allen Lohnnebenkosten zu verwalten. Anders bei wertschöpfenden Systemen: Wenn man beispielsweise Kompetenzen von Mitarbeitern in einem System abbilden will, so ist gerade die Fokussierung auf unternehmensrelevante Daten erfolgskritisch. Es geht nicht darum, alle Kompetenzen zu erfassen, die eine Stelle erfordert. Das "Erfassen und Pflegen von Stammdaten" gehört sicherlich zur Aufgabenstellung eines Mitarbeiters in der Personaladministration.	Eine Fokussierung auf relevante Daten benötigt weiter eine gewisse Offenheit des Systems durch Freitextfelder. Mit Freitextfeldern zur näheren Beschreibung von kategorischen Kompetenzen können beispielsweise Besonderheiten der spezifischen Stelle hinreichend genug abgebildet werden.
Keine einheitlichen Prozesse	Gerade im Personalbereich sind viele Prozesse je nach Situation unterschiedlich. Was früher mit Papier einfach eine Weitergabe war, entpuppt sich in Systemen oft unnötig kompliziert oder gar unmöglich.	Denken wir an eine Stellenbesetzung. Im Normalfall (70% der Fälle) muss die konkrete Stellenbesetzung vom Vorgesetzten, vom Kostenstellenleiter und von der Personalabteilung genehmigt werden. Die restlichen 30% der Fälle verhalten sich anders. Ein Glied der Genehmigungskette ist krank, eine Praktikantenstelle muss nicht den gesamten Genehmigungsprozess durchlaufen, bei Einstellungsst...