Mahlzeiten, die arbeitstäglich unentgeltlich oder verbilligt an Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen abgegeben werden, sind mit dem anteiligen amtlichen Sachbezugswert zu bewerten. Ab 2023 gelten geänderte Werte. Zusätzliche Voraussetzungen sind bei Zuschüssen und Essensmarken zu beachten. Auch auf Auswärtstätigkeiten kommt es regelmäßig zur Gestellung von Mahlzeiten. Hier ist jedoch die Sachbezugsbewertung die Ausnahme. Wir sagen Ihnen, was zu beachten ist.
Die Sachbezugswerte ab dem Kalenderjahr 2023 sind neu festgesetzt worden. Der Bundesrat hat am 16. Dezember 2022 der "Dreizehnten Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung" für das Jahr 2023 zugestimmt.
Der Sachbezugswert für Mahlzeiten/Verpflegungen, die ab 2023 gewährt werden, beträgt:
- für ein Mittag- oder Abendessen 3,80 Euro (statt bisher 3,57 Euro) und
- für ein Frühstück 2,00 Euro (statt bisher 1,87 Euro).
Bei Vollverpflegung (Frühstück, Mittag- und Abendessen) sind die Mahlzeiten mit dem Wert von 9,60 Euro anzusetzen. Die Sachbezugswerte können nur angesetzt werden, wenn der Preis der einzelnen Mahlzeit 60 Euro nicht übersteigt ( BMF, Schreiben vom 23. Dezember 2022, IV C 5 - S 2334/19/10010 :004).
Arbeitstägliche Mahlzeiten: unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten
Die Sachbezugswerte gelten für arbeitstägliche Mahlzeiten,
- die durch eine vom Arbeitgeber selbst betriebene Kantine, Gaststätte oder vergleichbare Einrichtung abgegeben werden.
- die die Mitarbeitenden in einer nicht selbst betriebenen Einrichtung erhalten, wenn der Arbeitgeber aufgrund vertraglicher Vereinbarung durch Barzuschüsse oder andere Leistungen zur Verbilligung der Mahlzeiten beiträgt.
Ein geldwerter Vorteil ist als Arbeitslohn zu erfassen, wenn und soweit der vom Mitarbeitenden gezahlte Preis (einschließlich Umsatzsteuer) den maßgebenden amtlichen Sachbezugswert unterschreitet.
Weitere Informationen zum Sachbezugswertansatz bei Arbeitgeberzuschüssen und den in diesen Fällen zu beachtenden Voraussetzungen enthält das BMF-Schreiben vom 18. Januar 2019 (IV C 5 - S 2334/08/10006-01; lesen Sie dazu auch unsere News "Sachbezugswertansatz für Essenszuschüsse"). Insbesondere muss in derartigen Fällen sichergestellt sein, dass die Gewährung und Einlösung arbeitstäglich erfolgen. Zudem darf der Zuschuss (oder der Wert von Essensmarken) den amtlichen Sachbezugswert um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigen; das sind im Jahr 2023 maximal 6,90 Euro für ein Mittag-/Abendessen. Sind die Voraussetzungen erfüllt, ist der günstige Mahlzeitenansatz mit dem Sachbezugswert auch möglich, wenn statt Papier-Essensmarken ein vollelektronisches System verwendet wird.
Mahlzeiten auf Auswärtstätigkeiten
Die Sachbezugswerte gelten grundsätzlich auch für Mahlzeiten, die den Mitarbeitenden während einer beruflichen Auswärtstätigkeit zur Verfügung gestellt werden. Die Besteuerung entfällt jedoch, wenn der Mitarbeitende für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale geltend machen könnte. Das ist der Fall bei einer mehr als achtstündigen Abwesenheit sowie bei mehrtägigen Reisen.
Die für den Tag der Auswärtstätigkeit in Betracht kommende Verpflegungspauschale ist wegen der Mahlzeitengestellung des Arbeitgebers in diesen Fällen zwingend zu kürzen:
- um 20 Prozent für ein Frühstück und
- um jeweils 40 Prozent für ein Mittag- und Abendessen
der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden höchsten Tagespauschale (aktuell 28 Euro). In Deutschland sind das im Jahr 2022 5,60 Euro für ein Frühstück (= 20 Prozent von 28 Euro) und 11,20 Euro für ein Mittag-/Abendessen (= 40 Prozent von 28 Euro).
Bei Auslandsreisen ist die 24-Stunden-Pauschale für Verpflegung für das jeweilige Reiseziel zu kürzen. Einzelheiten enthält der Erlass zu den Auslandspauschalen ( BMF, Schreiben vom 23. November 2022 – IV C 5 – S 2353/19/10010 :004) und unsere News dazu: Pauschalen für Auslandsreisekosten ab 2023.
Ein Sachbezugswertansatz kommt im In- und Ausland nur für Mahlzeiten bei eintägigen Auswärtstätigkeiten unter acht Stunden in Betracht.
Nähere Einzelheiten dazu enthält auch das BMF-Schreiben zu den Reisekosten ( BMF, Schreiben vom 25. November 2020, IV C 5 - S 2353/19/10011 :006; lesen Sie dazu auch unsere News "Neuer Erlass zu Spesen und Mahlzeitengestellung").
Was ist eine Mahlzeit?
Eine Mahlzeit, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt, kann nach Verwaltungsauffassung auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Imbiss sein wie z. B. belegte Brötchen, Kuchen und Obst.
Die unter anderem auf Flügen gereichten kleinen Tüten mit Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegeln oder bei anderen Anlässen zur Verfügung gestellte vergleichbare Knabbereien sowie unbelegte Backwaren (BFH, Urteil vom 03.07.2019 - VI R 36/17; lesen Sie dazu auch "Sachbezug: Wann sind Brötchen vom Arbeitgeber ein Frühstück?") erfüllen hingegen nicht die Kriterien für eine Mahlzeit. Sie führen zu keiner Kürzung der Pauschalen.
Kürzung des Verpflegungsmehraufwands auch bei Nichteinnahme und ohne erste Tätigkeitsstätte
Für die Spesenkürzung bei Mahlzeitengestellung ist es grundsätzlich unerheblich, ob der betroffene Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin die Mahlzeiten, die unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden, tatsächlich annimmt. Aus welchen Gründen die Mahlzeit nicht eingenommen wird, ist insoweit unerheblich (BFH, Urteil vom 07.07.2020 - VI R 16/18).
Die Rechtsprechung hat entschieden, dass die Verpflegungspauschalen bei Mahlzeitengestellung auf Auswärtstätigkeiten auch dann zu kürzen sind, wenn der oder die Beschäftigte nicht über eine erste Tätigkeitsstätte verfügt (BFH, Urteil vom 12.07.2021 - VI R 27/19). Lesen Sie dazu auch unsere News "Spesenkürzung auch ohne erste Tätigkeitsstätte und bei Nichtverzehr von Mahlzeiten".
Achtung: Großbuchstabe M in Lohnsteuerbescheinigung
Hat der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter einem Mitarbeitenden während einer beruflichen Tätigkeit außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, muss im Lohnkonto zwingend der Großbuchstabe "M" aufgezeichnet und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bescheinigt werden. Dabei kommt es nicht darauf an, ob aufgrund der Mahlzeit die Spesen gekürzt oder der Sachbezugswert versteuert wird.