In der Praxis taucht immer wieder die Frage auf, ob die lohnsteuerlichen Regelungen zu Kantinenmahlzeiten und (Papier-)Essensmarken auch für anderweitige Zuschüsse des Arbeitsgebers zu Mahlzeiten gelten. Das BMF hatte sich hierzu geäußert und das Bayerische Landesamt für Steuern hat nun zu weiteren Zweifelsfragen Stellung bezogen.
Mahlzeitenansatz mit Sachbezugswerten
Es geht dabei insbesondere um den Sachbezugswertansatz. Nach einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 24. Februar 2016 (BStBl 2016 I S. 238) ist der günstige Mahlzeitenansatz mit dem Sachbezugswert auch möglich, wenn statt Papier-Essensmarken ein vollelektronisches System verwendet wird. Diesen Erlass hat die Verwaltung nun verallgemeinert und ergänzt (Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 18. Januar 2019, IV C 5 - S 2334/08/10006-01). Der neue Erlass ersetzt das Schreiben aus 2016 und ist in allen offenen Fällen ab sofort anzuwenden.
Wann der Ansatz eines Sachbezugswerts möglich ist
Bestehen die Leistungen des Arbeitgebers in einem arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarten Anspruch der Mitarbeiter/-innen auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten, ist als Arbeitslohn nicht der Zuschuss, sondern die Mahlzeit mit dem Sachbezugswert anzusetzen, wenn sichergestellt ist, dass
- tatsächlich arbeitstäglich eine Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) durch die Mitarbeiter erworben wird. Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeit anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind,
- für jede Mahlzeit lediglich ein Zuschuss arbeitstäglich beansprucht werden kann,
- der Zuschuss den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt,
- der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt und
- der Zuschuss nicht von Mitarbeiter/-innen beansprucht werden kann, die eine Auswärtstätigkeit ausüben, bei der die ersten drei Monate noch nicht abgelaufen sind (hier soll eine Doppelbegünstigung mit den Verpflegungspauschalen vermieden werden).
Nachweispflicht des Arbeitgebers
Die Regelungen gelten auch dann, wenn keine vertraglichen Beziehungen zwischen Arbeitgeber und dem Unternehmen (Gaststätte oder vergleichbare Einrichtung) bestehen, das die bezuschusste Mahlzeit abgibt. Der Arbeitgeber hat die vorstehenden Voraussetzungen nachzuweisen. Ihm bleibt es unbenommen, entweder die vorgelegten Einzelbelegnachweise manuell zu überprüfen oder sich entsprechender elektronischer Verfahren zu bedienen (zum Beispiel wenn ein Anbieter die Belege vollautomatisch digitalisiert, prüft und eine monatliche Abrechnung an den Arbeitgeber übermittelt).
Pauschalbesteuerung ist möglich
Der Arbeitgeber hat die Belege oder die Abrechnung zum Lohnkonto aufzubewahren. Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer für die mit dem Sachbezugswert anzusetzenden Mahlzeiten mit 25 Prozent pauschal erheben.
15-Tages-Regelung beachten
Der Arbeitgeber muss für den Sachbezugswertansatz sicherstellen, dass für jede Mahlzeit lediglich ein Zuschuss arbeitstäglich gezahlt wird. Die Mahlzeitenzuschüsse dürfen nicht gezahlt werden für Krankheitstage, Urlaubstage und regelmäßig für Arbeitstage, an denen eine Auswärtstätigkeit ausübt wird (Ausnahme Dienstreisen von mehr als drei Monaten).
Der Arbeitgeber hat grundsätzlich für alle Mitarbeiter/-innen die Tage der Abwesenheit zum Beispiel infolge von Auswärtstätigkeiten, Urlaub oder Erkrankung festzustellen und die für diese Tage gewährten Zuschüsse zurückzufordern oder die Zahl der Zuschüsse im Folgemonat zu vermindern. Die Pflicht zur Feststellung dieser Abwesenheitstage und zur Anpassung der Zuschüsse im Folgemonat entfällt für Mitarbeiter/-innen, die im Kalenderjahr durchschnittlich an nicht mehr als drei Arbeitstagen je Kalendermonat Auswärtstätigkeiten ausüben, wenn keiner dieser Beschäftigten im Kalendermonat mehr als 15 Zuschüsse (insgesamt für Frühstück, Mittag- und Abendessen) erhält. Die Verwaltung wendet damit eine Vereinfachungsregelung für Essensmarken auch für Zuschüsse an (R 8.1 Absatz 7 Nummer 4 Buchstabe a Satz 3 und 4 LStR).
Home Office und Teilzeit
Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten sind unter obigen Voraussetzungen auch dann mit dem Sachbezugswert anzusetzen, wenn sie an Mitarbeiter/-innen geleistet werden, die ihre Tätigkeit in einem Home Office verrichten oder nicht mehr als sechs Stunden täglich arbeiten, sogar wenn die betriebliche Arbeitszeitregelung keine entsprechenden Ruhepausen vorsieht.
Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit
Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten sind unter obigen Voraussetzungen auch dann mit dem Sachbezugswert anzusetzen, wenn Mitarbeiter/-innen einzelne Bestandteile einer Mahlzeit bei verschiedenen Akzeptanzstellen erwerben.
Erwerb auf Vorrat
Je Arbeitstag und je bezuschusster Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) kann nur ein Zuschuss mit dem Sachbezugswert angesetzt werden. Erwerben Mitarbeiter/-innen am selben Tag weitere Mahlzeiten für andere Tage auf Vorrat, sind hierfür gewährte Zuschüsse als Barlohn zu erfassen. Gleiches gilt für den Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit auf Vorrat.
Vereinbarung im Arbeitsvertrag zu Essenszuschüssen als Entgeltumwandlung
Wird der Arbeitsvertrag dahingehend geändert, dass Mitarbeiter/-innen anstelle von Barlohn Essenszuschüsse erhalten, vermindert sich dadurch der Barlohn in entsprechender Höhe. Die Zuschüsse sind dann unter obigen Voraussetzungen mit dem Sachbezugswert anzusetzen. Ohne Änderung des Arbeitsvertrags führt der Austausch von Barlohn durch Essenszuschüsse nicht zu einer Herabsetzung des steuerpflichtigen Barlohns.
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Weitere Zweifelsfragen zum Sachbezugswertansatz für Essenszuschüsse
Das Bayerische Landesamt für Steuern hat in einem Erlass zu weiteren Zweifelsfragen Stellung bezogen (Verfügung vom 11. Februar 2019, S 2334.1.1 – 43/7 St36).
Gemischte Belege
Teilweise reichen Mitarbeiter einen Beleg ein, der neben der arbeitstäglichen Mahlzeit noch weitere, gleichzeitig mit der Mahlzeit erworbene Produkte enthält, die nicht Teil der Mahlzeit sind. Unter der Voraussetzung, dass der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin den Teilbetrag für die Mahlzeit eindeutig bestimmt, steht es der Bewertung mit dem günstigen Sachbezugswert nicht entgegen, wenn die Rechnung zusätzliche Artikel enthält.
Sammelbeleg mehrerer Mitarbeiter
Oftmals nehmen mehrere Mitarbeiter/-innen ihre Mahlzeit gemeinsam ein. Dabei bezahlt jeder sein Essen selbst, jedoch stellt das Restaurant keine getrennten Einzelbelege sondern einen Sammelbeleg aus. Gegenüber dem Arbeitgeber beantragen die Mitarbeiter jeweils einen Essenszuschuss nur für den Teilbetrag der Rechnung, der auf das von ihnen konsumierte und bezahlte Essen entfällt. Auch in diesem Fall scheitert die Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert nicht daran, dass weitere Beträge auf der Rechnung enthalten sind. Voraussetzung ist, dass der oder die Betroffene nur für die tatsächlich verzehrte Mahlzeit Zuschüsse geltend macht. Inwieweit für die übrigen Mahlzeiten Zuschüsse durch andere Mitarbeiter beantragt werden, ist insoweit ohne Bedeutung.
Kurzzeitige Auswärtstätigkeiten
In vielen Fällen werden Mitarbeiter an einzelnen Tagen sowohl an der ersten Tätigkeitsstätte als auch auswärts tätig. Unter der Voraussetzung, dass sie für diesen Tag keinen Anspruch auf eine steuerfreie Verpflegungspauschale wegen Auswärtstätigkeit haben, ist eine Bewertung der Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert trotzdem möglich.
Mehrere Arbeitgeber
Teilweise haben Mitarbeiter mehrere Arbeitsverhältnisse und werden an einem Tag für verschiedene Arbeitgeber tätig. Da sich die Gestellung arbeitstäglicher Mahlzeiten grundsätzlich am jeweiligen Arbeitsverhältnis orientiert, bestehen keine Bedenken, dass jeder Arbeitgeber für solche Tage die Regelung für Mahlzeitenzuschüsse anwenden kann.
Stichprobenkontrolle muss durchgeführt und dokumentiert werden
Der Arbeitgeber hat die Voraussetzungen für die Sachbezugsbewertung nachzuweisen. Bei einer größeren Zahl von Mitarbeitern ist allerdings eine Einzelkontrolle unzumutbar, weshalb in entsprechenden Fällen eine stichprobenhafte Prüfung der ordnungsgemäßen Verwendung der Zuschüsse ausreichend aber auch unabdingbar ist. Die Stichprobenkontrolle hat in einem regelmäßigen Turnus zu erfolgen und ist zu dokumentieren. Unabhängig davon sind sämtliche Belege zum Lohnkonto zu nehmen.