Ihre Rückmeldungen auf meine jüngsten Kolumnen haben mir gezeigt, dass das Thema "KI im Lohn" nach wie vor spannend, hilfreich, interessant, aber auch herausfordernd, verunsichernd und teilweise sogar beängstigend für uns als Lohnabrechner ist. Es endet immer wieder in der Titelfrage: Brauchen wir dann überhaupt noch Lohnabrechner?
Eigentlich dachte ich, wir hätten diese Frage schon klar beantwortet: Die Künstliche Intelligenz bereitet vor, der Mensch prüft und entscheidet final. Aber sind wir damit wirklich schon am Ende der Überlegung angekommen? Die Erfahrungen mit den neuen und weiterentwickelten Systemen sowie die Diskussionen und Überlegungen dazu führen zu weiteren Themen.
Automatisierung in der Entgeltabrechnung
Vor einigen Wochen saß ich wieder in einer Veranstaltung zur Digitalisierung der Personalabteilung. Wie so oft ging es um Automatisierung, Künstliche Intelligenz und die spannende Frage, welche Tätigkeiten künftig überhaupt noch von Menschen erledigt werden müssen. Schon nach kurzer Zeit entstand das vertraute Bild: Die Systeme werden intelligenter. Prozesse werden automatisiert. Daten fließen über Schnittstellen. Die Künstliche Intelligenz beantwortet Fragen, prüft Sachverhalte und erstellt Vorschläge.
Auf den ersten Blick erscheint die Entwicklung logisch. Die Entgeltabrechnung wird seit Jahren automatisiert: Früher wurden SV-Tage gezählt, Meldungen erstellt und Berechnungen nachvollzogen. Heute erledigt das die Software in Sekundenbruchteilen. Viele Mitarbeitende in der Lohnabrechnung erleben bestimmte Rechenschritte nicht mehr bewusst. Sie sehen lediglich das Ergebnis.
Rechtliche Beurteilung gewinnt an Bedeutung
Das ist zunächst kein Problem. Schließlich verlangt heute auch niemand mehr, dass ein Buchhalter jede Addition selbst mit dem Taschenrechner kontrolliert. Doch die Entgeltabrechnung unterscheidet sich in einem entscheidenden Punkt von vielen anderen Bereichen: Sie besteht nicht nur aus Rechenvorgängen. Sie besteht vor allem aus rechtlicher Beurteilung.
Und genau dort wird es spannend. Eine Software kann hervorragend rechnen und Zusammenhänge überprüfen. Sie kann aber nur auf Grundlage jener Informationen arbeiten, die ihr zur Verfügung gestellt werden. Wenn ein Lohnabrechner einen Minijob im System anmeldet, rechnet die Software einen Minijob ab. Wenn die Voraussetzungen für den Minijob tatsächlich vorliegen, ist alles wunderbar. Wenn allerdings niemand bemerkt, dass die Voraussetzungen nicht (mehr) erfüllt sind, rechnet die Software trotzdem einen Minijob ab. Nur eben falsch.
Die eigentliche Fehlerquelle liegt deshalb häufig nicht im Programm, sondern bereits eine Stufe davor: Der Sachverhalt wurde unzutreffend beurteilt. Gefragt ist also nach wie vor mehr fachliches Knowhow - insbesondere unter dem Blickwinkel, dass die Lohnabrechnung mehr und mehr an Komplexität entwickelt.
Verlernen wir gerade das Wichtigste?
Und genau an dieser Stelle frage ich mich zunehmend, ob wir im Zuge der Digitalisierung vielleicht nicht ein ganz anderes Risiko aufbauen: das Risiko des fachlichen Verlernens.
Viele erfahrene Entgeltabrechner wissen genau, wie Sozialversicherungsbeiträge berechnet werden und können diese manuell nachvollziehen. Sie wissen, wie Meldungen aufgebaut sind, wie Krankenkassenbeiträge entstehen, wie die Lohnsteuer tabellarisch ermittelt wird. Früher mussten sie die Rechenlogiken verstehen, weil die Software noch nicht jede Fragestellung beantwortete. Heute liefert das Programm die Antwort oft unmittelbar mit. Die KI entwickelt sich weiter und wird künftig zusätzlich erläutern, weshalb diese Antwort richtig sein soll.
Das spart Zeit. Aber es verändert auch die Arbeitsweise: Wer eine Entscheidung nicht mehr selbst treffen muss, verliert irgendwann das Gespür für die Entscheidung. Wer einen Sachverhalt nicht mehr selbst prüfen muss, erkennt Auffälligkeiten schlechter. Und wer sich dauerhaft auf das System verlässt, bemerkt häufig nicht einmal mehr, wenn das System falsch liegt.
Beispiele aus der Praxis
Nehmen wir das Beispiel Übergangsbereich. Wie viele Abrechner könnten heute noch ohne Hilfsmittel erklären, weshalb Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil unterschiedlich berechnet werden? Spitzen wir die Frage zu: Wie viele Abrechner wissen überhaupt noch, dass dies die Grundlage für die Unterscheidung im Midijob ist?
Oder das Thema "Besonderheiten bei Einmalzahlungen". Können Sie Ihrem Mitarbeiter vorrechnen, warum die Einmalzahlung eine andere sozialversicherungsrechtliche Wirkung und steuerliche Belastung hat? Klar, wir haben in der Sozialversicherung eine Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung und in der Arbeitslosenversicherung sowie eine abweichende in der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung. Aber können wir wirklich alle noch berechnen, wie sich ein Einmalbezug ermittelt? Wir führen regelmäßig Schulungen zu diesen Themen durch und die Teilnehmerfragen sind hier sehr grundlegend und umfangreich. Viele wissen, dass wir einen Programmablaufplan im PC haben, der die Lohnsteuer ermittelt, aber können wir alle noch eine Berechnung der Lohnsteuer anhand Tages-, Monats- und/oder Jahrestabelle durchführen?
Ein besonderes "Schmankerl" ist der Beitragsgruppenschlüssel und die Personengruppe von Menschen, die in Rentennähe sind oder eine Rente erhalten. Allein damit geht die Problematik ja schon los: Wir müssen die richtigen Fragen stellen, um hier eine Entscheidung zu treffen. Hat ein Arbeitnehmer schon Rente beantragt? Handelt es sich um eine Teilrente oder um eine Altersvollrente? Hat er das gesetzliche Rentenalter erreicht? Diese Fragen entscheiden darüber, ob der Beitragsgruppenschlüssel 3321 und der Personengruppenschlüssel 119 anzuwenden sind oder die korrekte Kombination die 3121 und die 120 ist.
Natürlich ist es super, wenn die KI uns die korrekten Fragen stellt und dann bereits die Schlüssel begrenzt und nur noch die korrekte Zuordnung zulässt. Aber verlernen wir dabei nicht, selbst die richtigen Fragen im Vorfeld zu stellen und den Mitarbeiter als Konsequenz daraus zu beraten? Und schlimmer noch: Schaut man sich das Beispiel der Zuordnung der Beitragsgruppenschlüssel und Personengruppen bei den Rentnern an, stellt sich ja die Frage, ob die gesetzlichen Regelungen hier noch von dieser Welt sind? Je mehr uns die KI abnimmt, umso komplexer könnten theoretisch die Regelungen werden. Landen wir hier aber nicht irgendwann in Rahmenbedingungen, die wir selbst nicht mehr verstehen?
In der Souveränität der KI liegt die Gefahr
Besonders deutlich wird die Diskrepanz zwischen Bequemlichkeit und Fachkompetenz beim Thema Künstliche Intelligenz. Die aktuellen Systeme liefern oft erstaunlich gute Antworten. Teilweise formulieren sie überzeugender als manche Fachaufsätze. Sie begründen ihre Ergebnisse schlüssig. Sie wirken souverän.
Und genau darin liegt möglicherweise die größte Gefahr. Denn Menschen überprüfen Aussagen umso seltener, je überzeugter die Aussage präsentiert wird. Wenn früher eine komplizierte Abrechnung auf dem Bildschirm erschien, begann häufig die fachliche Prüfung. Heute entsteht schnell die gegenteilige Reaktion: Das System wird es schon wissen.
Dabei kennt jeder Praktiker Situationen, in denen genau diese Annahme zum Problem wurde: Der Sachbezug wurde anders gestaltet als gedacht; die Dienstwagenregelung wurde individuell angepasst; die Homeoffice-Tätigkeit fand teilweise im Ausland statt; die Arbeitszeit wich vom Standardprozess ab. Und plötzlich produziert ein völlig korrekt programmiertes System ein fachlich falsches Ergebnis. Nicht weil die Technik versagt hat, sondern weil der Sachverhalt nicht in das gedachte Schema passte.
Neuer Blickwinkel auf die Funktion des Lohnabrechners
Uns allen ist klar, dass die Zukunft der Entgeltabrechnung mit einer gewissen Automatisierung einhergehen muss. Das führt auf alle Fälle zu einer Verschiebung der Aufgaben: weniger Datenerfassung. Weniger Routinetätigkeit. Weniger manuelle Prozesse. Dafür mehr Beurteilung. Mehr Plausibilisierung. Mehr Risikobewertung. Mehr Kontrolle. Der moderne Entgeltabrechner entwickelt sich vom Bearbeiter zum Prüfer, von der Eingabe zur Einordnung, von der Datenverarbeitung zur fachlichen Verantwortung.
Und genau deshalb halte ich die eingangs genannte Frage für falsch. Die Frage lautet nicht: Brauchen wir künftig noch Lohnabrechner? Die Frage lautet: Können wir es uns leisten, keine fachlich fundierten und kompetenten Lohnexperten mehr zu haben?
Denn je intelligenter Systeme werden, desto wichtiger werden Menschen, die deren Ergebnisse fachlich bewerten können. Und dafür müssen sie das Fach weiterhin beherrschen. Nicht nur die Software, nicht nur die Oberfläche, nicht nur die Eingabemasken, sondern die dahinterliegenden Zusammenhänge.
Sicher wird die Künstliche Intelligenz eines Tages tatsächlich den größten Teil der Entgeltabrechnung übernehmen. Möglicherweise werden viele Prozesse sogar vollständig automatisiert ablaufen. Doch selbst dann bleibt eine Aufgabe übrig, die bislang erstaunlich hartnäckig menschlich ist: zu erkennen, wann etwas zwar logisch aussieht, fachlich aber trotzdem falsch ist.
Über die Kolumnistin: Birgit Ennemoser ist mit knapp 30 Jahren praktischer Erfahrung in den verschiedenen Sparten des Personalwesens vorrangig beratend sowie als Trainerin, Seminarleiterin und Autorin tätig. Seit 2009 leitet sie das Geschäftsfeld Personal Services der Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung und Rechtsberatung Auren in Stuttgart.
