Die Erlaubnis zum Rumspielen

Drei Praktiker, drei Perspektiven – und viel Einigkeit darüber, was KI in der Immobilienverwaltung heute (noch nicht) kann.

Dirk Labusch, Chefredakteur der "Immobilienwirtschaft", im Gespräch mit Peter Schindlmeier, Gründer und CEO von Casavi, Miron Schneckenberger, Teamleiter Immobilien und Recht bei Haufe-Lexware und verantwortlich für den CoPilot Real Estate, sowie Dr. Frank Eretge, Geschäftsführer der Gundlach Bau und Immobilien.

Herr Schindlmeier, was ist Casavi, was kann es?

Peter Schindlmeier: Casavi gibt es seit elf Jahren. Wir haben als Mieter-App begonnen, uns aber zu einer Produktivitätssoftware entwickelt – stark in CRM und Vorgangsmanagement. Das sind ideale Anknüpfungspunkte für KI, und genau da investieren wir jetzt stark.

Der Haufe CoPilot Real Estate soll Routineaufgaben übernehmen. Was kann er konkret?

Miron Schneckenberger: Der CoPilot ist seit Oktober letzten Jahres am Start und bringt eine deutliche Effizienzsteigerung für Verwalter: Einfach fragen: "Wem gehören die Fenster?" oder "Wie ist die Kostentragungspflicht?" Man kann Rundschreiben generieren lassen – etwa zu Schimmel und Lüften. Fachrecherche, Kommunikation mit Mietern, Eigentümern und Handwerkern betreiben: Das sind die drei Kernbereiche.

"KI führt zur Arbeitsverdichtung – das müssen wir ehrlich sagen"

Herr Dr. Eretge, Gundlach verwaltet 6.000 Einheiten für fremde Wohnungseigentümer. Hat sich das Versprechen erfüllt: mehr Power fürs Wesentliche, das Unwesentliche macht die KI?

Dr. Frank Eretge: Wir digitalisieren seit vielen Jahren. Gerade testen wir verschiedene KI-Varianten. Mein Zwischenfazit: KI führt zur Arbeitsverdichtung, weniger zur Arbeitserleichterung. Am Ende erledigt man in derselben Zeit mehr. Die gewonnene Zeit wird nicht zur Freizeit. Wir werden in kürzerer Zeit mehr erreichen können.

Das heißt, Mitarbeitende werden nicht von Aufgaben entbunden?

Eretge: Die KI übernimmt durchaus Aufgaben. Einen Eigentümerbeschluss, für den man früher eine Stunde brauchte, schaffe ich jetzt in wenigen Minuten – das habe ich selbst ausprobiert. Aber dadurch bekommt man einfach mehr Aufgaben in der Stunde durch.

Wir haben eine Wachstums-, aber keine Personalaufbaustrategie. Das ist unsere ehrliche Antwort auf die Frage: Müssen Mitarbeitende Angst haben? Nein – aber wir müssen das transparent machen.

Mitnehmen statt überfordern: Die größte Herausforderung

Ist KI für ein IT-Unternehmen ein ergänzendes Feature oder ein zentrales Differenzierungsmerkmal?

Schindlmeier: Wir hatten früh KI-Features gebaut – aber schnell gemerkt: Du brauchst eine Strategie. Wir haben über 2.000 Kunden, zehntausende Nutzer, die die Casavi-Oberfläche kennen. Das ist ein Asset. Und wir wissen, wie schwierig es war, diese Nutzer über zehn Jahre hinweg für CRM, DMS und Ticketmanagement zu gewinnen. Das Entscheidende ist: die Mitarbeitenden mitzunehmen.

Wie sieht das konkret aus – wie senkt man die Hemmschwelle?

Schindlmeier: Unser Vorteil: Der KI-Assistent ist direkt in die bekannte Casavi-Oberfläche eingebettet. Er hat denselben Kontext wie der Mitarbeiter – ist er auf einem Vorgang, weiß die KI, um welche Liegenschaft und welche Einheit es geht. Sie kann Dokumente lesen, extrahieren, Entwürfe erstellen, Gesetzestexte auswerten. Kein Systemwechsel notwendig. Das senkt die Nutzungshürde erheblich.

Erlaubnis erteilen – der erste Schritt zur KI-Kultur

Wie sind Sie mit Berührungsängsten in der Belegschaft umgegangen?

Eretge: Vor gut einem Jahr haben wir allen 50 Mitarbeitenden die Erlaubnis gegeben, Microsoft CoPilot zu nutzen – und aktiv dazu aufgefordert. Es gab Vorträge, Tipps, Anreize. Die Reaktionen waren sehr unterschiedlich: Manche wollten sofort loslegen und wurden uns fast zu schnell – da müssen wir aufpassen, dass Datenschutzrichtlinien eingehalten werden. Andere brauchen mehr Zeit. Jetzt schulen wir alle. Die Erlaubnis zum "Rumspielen" – auch privat – war der entscheidende erste Schritt.

Schneckenberger: Die KI sorgt auch für Versachlichung. Früher rief ein aufgebrachter Eigentümer an – heute kommt eine Mail, die transkribiert und sachlich aufbereitet wird. Der Absender bekommt eine strukturierte Antwort. Das ist ein unterschätzter Vorteil. Und das nächste Level: "Bring your own content" – also eigene Teilungserklärungen oder Mietverträge mit denen unserer Haufe-Datenbank abgleichen. Das sind die Themen, die uns antreiben.

Welche KI-Anwendungsfälle plant Casavi für die Zukunft?

Schindlmeier: Aktuell fokussieren wir stark auf KI in der Kundenkommunikation – Voice Bots, WhatsApp-Integration, zentrale Erfassung aller Kanäle mit KI-gestützter Weiterverarbeitung. Besonders spannend: Wir haben über 200.000 Mehrfamilienhäuser im System – jedes mit einem hinterlegten Energieausweis. Diese Daten zu extrahieren und KI-gestützte Empfehlungen zu generieren ist enorm wertvoll. Etwa: "Bei 20 Ihrer Gebäude liegen die Energiekosten überdurchschnittlich hoch – handeln Sie?" Die ersten Produkte kommen noch dieses Jahr.

"Ich wünsche mir eine faire Preispolitik"

Was wünschen Sie sich von der KI-Zukunft?

Eretge: Ich mache mir Sorgen wegen Abhängigkeiten und Kosten. Wir begeben uns in Abhängigkeit von Anbietern wie Haufe oder Microsoft. Die Lizenzen sind heute noch erschwinglich – aber wenn die Abhängigkeit erst einmal da ist, kann sich das ändern. Wir haben gesehen, was bei US-Software-Anbietern passiert ist. Ich wünsche mir eine faire, verlässliche Preispolitik.

Schindlmeier: Die Sorge ist berechtigt. Aber ich glaube, die Lösungen, die sich durchsetzen werden, sind die offenen: mit APIs, mit MCP-Servern, mit Integrationsmöglichkeiten in agentische Modelle. Diese Offenheit reduziert die Abhängigkeit – weil ich eigene Lösungen aufbauen kann, aber auf einem robusten, bewährten Kern. Mehr Flexibilität und gleichzeitig Verlässlichkeit – das ist das Ziel.

Schneckenberger: Unser Ansatz ist es, Kunden zu befähigen. Wer eigene Daten einbringen und mit einem kuratierten Fachbestand abgleichen kann, ist nicht ausgeliefert, sondern wird gestärkt.

Dieses Gespräch wurde im Rahmen der Real Estate Arena aufgezeichnet.