Factorial: “Kontext schaffen und mit KI automatisieren"

Das HR-Software-Unternehmen Factorial entwickelt sich vom klassischen HR-Softwareanbieter zu einer KI-gestützten Workforce-Plattform und hat dabei den deutschen Markt fest im Blick. "Factorial wird oft noch als reine HR-Plattform verstanden. Wir sind aber gerade dabei, uns in Richtung KI-Agenten zu repositionieren", sagte Laura Proefrock, Director of Strategy & Partnerships für den DACH-Raum. Entscheidend sei der Ansatz, einen KI-Agenten an zentraler Stelle für verschiedene HR-, Finanz- und IT-Workflows einzusetzen. 

Der KI-Agent Factorial One könne auf alle Daten, die auf der Factorial-Plattform aggregiert werden und zusammenfließen, vernetzt zugreifen, sagte Proefrock: "Wenn die KI nur im luftleeren Raum agiert, ist der Mehrwert eher limitiert. Zu verstehen, in welchem Unternehmenskontext und mit welcher Fragestellung KI eingesetzt wird, ist hochrelevant, wenn man KI gewinnbringend einsetzen will." 

Factorial: Das Unternehmen 

Factorial wurde vor rund zehn Jahren in Barcelona gegründet und beschäftigte zuletzt rund 1.700 Mitarbeitende. Das Unternehmen hat über 20 modulare Anwendungen entwickelt, darunter unter anderem die Stammdatenverwaltung, quasi "die DNA der Plattform, von wo aus wir Daten aggregieren und von wo aus wir Kontext schaffen und automatisieren können", sagte Proefrock, die sich im heißen Barcelona für das Interview einen kühlen Ort unweit der neuen Factorial-Lobby gesucht hatte. 

Zum Portfolio gehören weiterhin die Zeiterfassung, die Personalentwicklung sowie die vorbereitende Lohnabrechnung. Eine eigene Gehaltsabrechnung gebe es hingegen nicht, betonte Proefrock: "Das sind zu viele rechtliche Kontexte. Dazu sind wir zu international aufgestellt. Das überlassen wir jeweils lokalen Anbietern."

Relativ neu ist das Modul IT, das für das Onboarding relevant ist. Bei letzterem kommt es oft zu Reibungsverlusten, wenn die Hard- und Software für den neuen Mitarbeitenden nicht bereitsteht. Das Modul erfasst die Rollenbeschreibung und weist mit einem Klick die entsprechende Ausstattung der jeweiligen Rolle zu. Dabei lassen sich Geräte auch beschaffen, vorkonfigurieren und über ein zentrales Mobile Device Management (MDM) verwalten. Es kümmert sich auch um das Offboarding und die rechtliche Abwicklung für den Fall, dass ein Laptop verloren geht.

Das Geschäft im DACH-Raum 

Deutschland ist mit rund 1.700 Kunden im europäischen Vergleich für Factorial der am schnellsten wachsende Markt. Das gilt nach Aussage von Proefrock nicht nur für das Neukundengeschäft, sondern auch für Bestandskunden, die mit einem Modul starten und dann weitere Module dazubuchen. Auch die Akzeptanz der agentischen KI Factorial One sei speziell in Deutschland besonders hoch. Factorial startete mit einer Präsenz in Köln. In diesem Jahr wurde ein Büro in München als deutscher Hauptstandort eröffnet. Das Software-Unternehmen will damit von München als bundesweit relevantem Technologie-Standort profitieren.

"Historisch betrachtet sind wir ein Anbieter für den kleinen Mittelstand mit fünf bis 500 Mitarbeitenden", sagte Proefrock. Mittlerweile gebe es auch Kunden mit bis zu zehntausenden Mitarbeitenden, auch wenn das nicht der Normalfall sei. Üblicherweise arbeitet Factorial mit Kunden, die zwischen 50 und ein paar tausend Mitarbeitenden haben und die nicht den Bedarf und mitunter auch nicht das Budget für eine eigene, projektbasierte Lösung besitzen, die auf die individuellen Bedürfnisse und bereits bestehenden Prozesse des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten wären. Diesen Unternehmen bietet Factorial modulare Standardlösungen an.

Strategische Ziele von Factorial 

Zuletzt profitierte der HR-Software-Anbieter von einer Finanzspritze in Höhe von 150 Millionen US-Dollar der Private-Equity-Firma General Catalyst. Damit beläuft sich das Kapital für Factorials Wachstumsstrategie insgesamt auf über 700 Millionen US-Dollar. Die Bewertung für das Unternehmen kletterte auf 2,5 Milliarden US-Dollar. Das Geld steht für die Expansion in neue Märkte, aber auch für die Produktentwicklung bereit. 

So sind rund 400 Produktentwickler für Factorial tätig. Der Software-Anbieter habe schon sehr früh angefangen, KI in die Plattform einzubringen, so Proefrock: "Dafür waren umfassende Änderungen in der Infrastruktur nötig." Der Vorlauf für Factorial One habe mehr als drei Jahre betragen. 

Vor rund fünf Jahren traf Factorial die strategische Entscheidung, in andere europäische Märkte einzusteigen. Europaweit hat das Unternehmen rund 16.000 Kunden. Das Büro in Köln sei ein Beleg dafür, dass Factorial immer erst im Kleinen experimentiere und Ideen austeste, "um zu schauen, ob wir mit unserem Bauchgefühl und unseren Analysen richtig lagen", so Proefrock. "Wenn wir sehen, dass das einen guten Impact hat, verstärken wir die Investitionen und denken größer. Das gilt für Standorte, Produkte und Partnerschaften."

Neuheiten im Factorial-Produktportfolio

Factorial One gilt als das Vorzeige-Feature des Unternehmens. Der KI-Agent verbindet alle Module auf der Plattform miteinander. Er ist seit rund einem Jahr auf dem Markt und wird ständig ausgebaut. "Factorial One liefert uns nicht nur Daten unserer Plattform in Echtzeit, sondern steht der Personalführung und Personalverwaltung tatkräftig zur Seite bei Aufgaben, die repetitiv und manuell sind und wenig Spaß machen. So kann sich HR sich wieder auf die Entwicklung der Kolleginnen und Kollegen konzentrieren", sagt Proefrock.

One ist dabei ein Sammelbegriff, unter dem Factorial alle KI-Anwendungen mit agentischer Steuerung bündelt. Die KI kann als Führungskraft oder als Mitarbeitender genutzt werden und dort entsprechend die verschiedenen Prozesse abbilden. "Wir bieten Standard-Use-Cases wie Analysen oder ich kann Fragen zum Urlaubsantrag stellen oder eine Raumbuchung vornehmen", so Proefrock. Technisch geht es darum, dass KI-Agenten über Abteilungsgrenzen hinweg Prozesse ausführen, ohne dass sie zu komplex werden. 

Ein weiterer KI-Agent wird voraussichtlich noch im laufenden Geschäftsjahr auf den Markt kommen. Dabei geht es verstärkt um die Personalisierung. Es handelt sich um eine Art Klon des Mitarbeitenden, der die KI anwendet: Nutzer können repetitive Aufgaben selbst definieren und festlegen, etwa jeden Morgen eine Liste mit den Krankenständen der letzten 30 Tage. Oder eine Auswertung der Urlaubstage in den kommenden sechs Wochen, sodass Schichten besser geplant werden können. 

Die Unternehmenskultur von Factorial

Factorial animiert seine Mitarbeitenden dazu, sich als Miteigentümer und Mitgestalter des Unternehmens zu verstehen (Ownership). "Dazu gehört es, kundenorientiert zu denken und nicht nur irgendwelche To-do-Listen abzuarbeiten", sagte Proefrock. Es gehe aber nicht darum, die Mitarbeitenden zu Einzelkämpfern zu machen, betonte sie: "Sie sollen vielmehr Ideen vorbringen, nach Ressourcen fragen und auch große, innovative Gedanken mit viel Mut und Gestaltungswillen voranbringen – und dafür die Unterstützung bekommen."

Die Produktentwickler seien beispielsweise in Produkttrios organisiert. Jedes Team besteht aus einem Produktmanager, einem Engineering Manager und einem Designmanager, so Proefrock: "Sie haben als Team die Aufgabe, einen Bereich der Firma oder der Plattform im Sinne des Ownership-Gedankens weiterzuentwickeln." Jedes Team sei dafür verantwortlich, den eigenen Bereich zu entwickeln und Innovation voranzutreiben. Bei den so genannten Product Reviews werden die Factorial-Teams dann untereinander vernetzt, erläuterte Proefrock: "Dort kann man sich auch Feedback einholen und vielleicht gemeinsam noch einmal den Kurs korrigieren oder das Gaspedal an anderer Stelle weiter herunterdrücken."

Zur Serie: Im "Marktgespräch HR Tech" spricht die Haufe Online Redaktion in regelmäßigen Abständen mit Geschäftsführern und Geschäftsführerinnen etablierter Softwarehäuser sowie aufstrebender Startups und beleuchtet dabei die Entwicklungen und Trends im Markt für HR-Software.