Wertschätzen statt abwimmeln – zehn Tipps für Absagen

"Leider müssen wir Ihnen mitteilen", "Nach gewissenhafter Prüfung müssen wir leider" oder ganz knapp "Vielen Dank für Ihr Interesse": Mit diesen Sätzen antwortet der Großteil der Arbeitgeber auf Bewerbungen. Natürlich kann nicht jede Bewerberin und jeder Bewerber eingestellt werden, doch solche Standardsätze kommen bei den Stellensuchenden besonders schlecht an. Das ermittelte eine Studie von Kununu und HR4Good unter 1.032 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern. 

Schlechte Absagen beschädigen die Arbeitgebermarke

Die Befragung macht deutlich, dass die Mehrheit der Stellensuchenden die Absagepraxis als lückenhaft, unpersönlich und wenig transparent erlebt. Als Reaktion ist Frust schon vorprogrammiert. Für Arbeitgeber ist das eine verpasste Chance und ein potenzielles Imagerisiko. Denn schlechte Absagen wirken weit über den Recruiting-Prozess hinaus, indem sie die Arbeitgeber- und Unternehmensmarke schädigen. Bei zwei Drittel der Befragten führt eine schlechte Absage dazu, dass sie sich nie wieder bei dem Unternehmen bewerben wollen. Jede oder jeder Dritte nimmt nach einer schlechten Absage sogar Abstand davon, Produkte des Unternehmens zu kaufen. 

Einblicke in die Absagepraxis

Die große Mehrheit der Bewerberinnen und Bewerber erhält Absagen per E-Mail (82 Prozent) und bevorzugt auch diesen Weg (61 Prozent). Andere Kanäle spielen kaum eine Rolle: Briefe verschicken 30 Prozent der Arbeitgeber – erwartet werden sie von 28 Prozent der Bewerbenden. Anrufe tätigen 20 Prozent der Arbeitgeber, aber nur zehn Prozent der Bewerbenden wünschen sich das. Kurznachrichten kommen fast gar nicht vor (fünf beziehungsweise ein Prozent).

Die Kommunikation der Absage ist aus Sicht der Stellensuchenden nur unzureichend: 57 Prozent waren mit dem Feedback der Arbeitgeber nicht zufrieden. 48 Prozent empfanden die Rückmeldungen als zu allgemein und nicht nachvollziehbar. Jeweils 35 Prozent erhielten gar kein konkretes Feedback oder hatten das Gefühl, dass sich das Unternehmen nicht ehrlich äußern wollte. Weitere Kritikpunkte waren ein automatisierter oder unpersönlicher Eindruck (28 Prozent) sowie späte oder ausbleibende Reaktionen (23 Prozent). 22 Prozent der Befragten fühlten sich zudem nicht ernst genommen. Und 17 Prozent beklagten fehlende Hinweise auf Perspektiven oder Verbesserungsmöglichkeiten. 

Ghosting: Arbeitgeber auf Tauchstation

Eine Absage kann auch ganz ohne Worte erfolgen: Dass Stellensuchende ihre Bewerbung abschicken und dann keine Antwort vom Arbeitgeber erhalten, ist nicht ungewöhnlich. 65 Prozent der Befragten haben schon einmal auf eine schriftliche Bewerbung keine Rückmeldung erhalten. 27 Prozent sind sogar schon einmal nach einem Vorstellungsgespräch "geghostet" worden. Lediglich einer von fünf Befragten hat nach der Bewerbung immer eine Antwort erhalten. 

Gründe für die Absage

Seit dem Inkrafttreten des AGG im Sommer 2006 – also seit 20 Jahren – ist der Anteil der Arbeitgeber, die mit der Absage eine individuelle Begründung mitliefern, stark gesunken. Aktuell werden bei 60 Prozent der Bewerbungen keine konkreten Gründe für die Absage genannt. Immerhin nennt jeder vierte Arbeitgeber formale Gründe wie Gehaltsvorstellungen oder Kündigungsfristen. Nur 18 Prozent geben fachliche Gründe für die Absage an. 

Bei den formalen Gründen für die Absage dominieren ungenaue Angaben des Gehaltswunsches, Lücken im Lebenslauf und ein zu spätes Einreichen der Bewerbung. Gerade das Thema Gehalt wirkt an dieser Stelle widersprüchlich, da Arbeitgeber selbst nur selten konkrete Gehaltsangaben in Stellenausschreibungen machen. Auch aus eignungsdiagnostischer Sicht fragwürdige Kriterien wie "Rechtschreibfehler", eine "fehlende Individualisierung des Anschreibens" oder "unprofessionelle E-Mail-Adresse oder Dateibenennung" kommen vor. 

Bei den fachlichen Gründen sticht die bessere Eignung anderer Bewerberinnen und Bewerber (44 Prozent) besonders hervor. Auch fehlende Berufs-, Branchen- und Führungserfahrung werden häufiger angegeben. Mangelnde Sprachkenntnisse kommen dagegen relativ selten vor (fünf Prozent).

Bewerberwünsche und Wirklichkeit bei Absageschreiben 

Zwei Drittel der Befragten haben noch nie eine Absage erhalten, die sie als auffallend positiv empfunden haben. Schlechte Absagen sind also eher die Regel als die Ausnahme. Was fehlt Stellensuchenden am meisten in den Schreiben? Die Befragung fand unter anderem heraus: Neun von zehn Bewerberinnen und Bewerbern halten eine individuelle Begründung im Absageschreiben für "sehr wichtig" oder "wichtig" – aber zwei Drittel erleben sie "selten" oder "nie" in der Praxis. Auch der Hinweis, dass eine erneute Bewerbung zu einem späteren Zeitpunkt willkommen ist, ist für 73 Prozent (sehr) wichtig – taucht aber bei 65 Prozent selten oder nie im Absageschreiben auf. Ähnlich gilt das für Verbesserungshinweise: Sieben von zehn Stellensuchenden wünschen sich Hinweise darauf, wie sie Lebenslauf oder Anschreiben verbessern können, acht von zehn erhalten diese Hinweise jedoch selten oder nie. 

Insgesamt zeigt sich: Je individueller oder dialogorientierter ein Element ist, desto seltener findet es sich in Absageschreiben wieder. Doch selbst die korrekte Schreibweise des Bewerbernamens (25 Prozent), ein persönlicher Absender (34 Prozent) oder ein Dank für das Interesse am Unternehmen (20 Prozent) – eigentlich selbstverständliche Höflichkeiten des Arbeitgebers – werden in einigen Absageschreiben vermisst.  

Absagen: Zehn Tipps für Arbeitgeber 

Doch es geht auch anders: Absagen können professionell, wertschätzend und markenschonend sein, wenn sie individuelle Begründungen liefern, zeitnah erfolgen und einen echten Dialog ermöglichen. 

1. Antwort binnen sieben Tagen. Fast die Hälfte der Befragten erwartet eine Rückmeldung spätestens nach einer Woche, real kommt sie oft erst nach zwei Wochen oder später. Definieren Sie verbindliche Reaktionszeiten – sogenannte Service Level Agreements (SLAs) – und automatisieren Sie Zwischenstände, damit Bewerber nicht im Ungewissen warten.
2. Nie ghosten. Legen Sie eine "No Ghosting"-Policy fest und sorgen Sie für eine lückenlose Kommunikation: Jeder Bewerbungseingang erhält eine Bestätigung. Jede Entscheidung wird mit einer Nachricht verbunden.
3. Individuell begründen. Nutzen Sie klare, zulässige Begründungskategorien und kurze, spezifische Sätze. Verzichten Sie auf Standardfloskeln wie "Leider müssen wir…".
4. Persönlicher Absender und freundlicher Ton. Benennen Sie Ansprechpartner mit Namen, Funktion und Kontaktmöglichkeit. Schreiben Sie wie Menschen, nicht wie ein Autoresponder.
5. Hygienekriterien einhalten. Korrekte Namensschreibweisen, ein Dankeschön und ordentliche Anrede sind Standards, die sitzen müssen. Obwohl es selbstverständlich erscheint, berichtet ein Viertel der Befragten, dass ihr Name in Absageschreiben selten bis nie korrekt geschrieben wurde.
6. Dialog ermöglichen. Viele Bewerberinnen und Bewerber wünschen sich ein Dialogangebot, erhalten es aber selten. Bieten Sie eine definierte Rückfragemöglichkeit (zum Beispiel ein 15-Minuten-Slot oder eine Sammel-FAQ-Mailbox) und beantworten Sie Rückfragen strukturiert.
7. Talentpool nur mit Substanz. 67 Prozent erhalten selten oder nie das Angebot, in einen Talentpool aufgenommen zu werden, obwohl 63 Prozent es wichtig finden. Auf der anderen Seite müssen entsprechende Angebote von prozessseitiger Substanz begleitet sein. Dazu gehören klare Einwilligungen, Kriterien, Turnus-Updates und echte Folgekontakte.
8. Konstruktives Mini-Feedback. 70 Prozent wünschen sich Hinweise zur Verbesserung der Bewerbung, 81 Prozent bekommen sie kaum. Bieten Sie optional zwei bis drei Tipps oder einen kurzen Slot für ein Feedbackgespräch (nach einem Interview). Ein vorheriger Check mit der Rechtsabteilung lässt sie AGG-konform agieren.
9. Kanäle richtig wählen. Absagen laufen primär per E-Mail, das Telefon ist für sensible Fälle sinnvoll. Legen Sie Kanalregeln nach Falltyp fest.
10. Markenwirkung bewusst steuern. Schlechte Absagen erzeugen negative Gefühle und schaden der Arbeitgebermarke. Begreifen Sie Ihre Absagepraxis daher als Teil des Employer Branding. 

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