Kein Zurück ins Einzelbüro – Unternehmen setzen auf Begegnungen

Die Studienreihe "2026 Global Workplace & Occupancy Insights" des globalen Immobiliendienstleisters CBRE zeigt: Immer mehr Beschäftigte arbeiten wieder im Büro – und die Räume, in die sie zurückkehren, sehen anders aus als zuvor.

Büroauslastung 2026: Höchstwert seit der Pandemie

Die globale Büroauslastung erreicht mit 53 Prozent den höchsten Wert seit März 2020. Damals waren pandemiebedingt die meisten Büroarbeitsplätze ins Homeoffice verlagert worden, die Beliebtheit des Arbeitsplatzes zu Hause als ausschließliche Arbeitsstelle löste sich nur langsam auf. Noch im Jahr 2024 waren Unternehmensbüros lediglich zu 38 Prozent ausgelastet. Die Spitzenauslastung liegt jetzt weltweit bei 80 Prozent und übertrifft für die meisten Unternehmen den Durchschnitt vor der Pandemie zwischen 65 Prozent und 70 Prozent.

Überbelegung im Büro – Herausforderung für HR und Flächenmanagement

Als noch auffälliger bezeichnen die Studienautoren allerdings die globale Belegungsrate, die nach den Studienergebnissen aktuell bei 111 Prozent liegt. Konkret bedeutet das, dass an Spitzentagen mehr Menschen im Büro sind, als eigentlich feste Arbeitsplätze vorhanden sind. Bewältigt werde diese Verdichtung laut Studie durch rotierende Zeitpläne und flexible Regelungen.

Neue Arbeitswelten: Vom Einzelbüro zur Begegnungsfläche

Als eindeutigen Trend konstatieren die Studienautoren, dass Unternehmen zunehmend auf flexible Büroflächen setzen, um eine höhere Auslastung und mehr Lebendigkeit zu erzielen. Seit 2021 ist der Anteil sogenannter Amenity-Flächen – Bereiche für soziale Begegnung und informellen Austausch – um 120 Prozent gestiegen. Gleichzeitig sank der Anteil klassischer Einzelarbeitsplätze von 56 Prozent auf 35 Prozent. Unternehmen schaffen damit, so die Interpretation der Studienautoren, Arbeitsumgebungen, die persönliche Zusammenarbeit gezielt fördern und den Mehrwert des Büros gegenüber dem Homeoffice stärken. "Das Büro der Zukunft bietet, was das Homeoffice nicht leisten kann: Es schafft menschliche Verbindungen, die Engagement, Leistungsfähigkeit und die Widerstandsfähigkeit von Organisationen fördern," erklärt Stephan Leimbach, Head of Occupier Accounts & Consulting bei CBRE in Deutschland.

Desk Sharing und hybride Modelle als neuer Standard im Büro

Auch die Arbeitsplatzkonzepte verändern sich deutlich. Fest zugewiesene Arbeitsplätze verlieren weiter an Bedeutung: Ihr Anteil sank seit 2021 von 83 auf 55 Prozent, während hybride Arbeitsplatzmodelle und Desk Sharing von zwölf auf 36 Prozent zunahmen. Gleichzeitig berücksichtigen inzwischen 83 Prozent der Unternehmen die jeweilige Tätigkeit ihrer Mitarbeitenden bei der Planung von Arbeitsplatzquoten, 78 Prozent orientieren sich zusätzlich an gemessenen Auslastungsdaten. Damit wird die Büroplanung zunehmend datenbasiert und auf die tatsächlichen Arbeitsweisen der Beschäftigten ausgerichtet.

Anwesenheitspflicht im Büro: Klare Regeln, mangelnde Umsetzung

Die Arbeitsrichtlinien ziehen nach. Nahezu alle (96 Prozent) Unternehmen haben mittlerweile eine definierte Office-Policy, wobei "mindestens drei Tage pro Woche im Büro" mit 66 Prozent der häufigste Fall ist. Auffällig bleibt jedoch ein Spannungsfeld: 70 Prozent der Unternehmen geben an, dass die Mitarbeitenden seltener im Büro sind als von den Führungskräften vorgegeben wird.

KI im Büro: Warum Präsenz wichtiger wird

Auch der zunehmende Einsatz Künstlicher Intelligenz dürfte die Bedeutung des Büros künftig weiter stärken. Laut der Studie wird die weltweite Nutzung sogenannter KI-Agenten innerhalb des kommenden Jahres voraussichtlich um 327 Prozent wachsen. Bereits 79 Prozent der Unternehmen setzen entsprechende Lösungen ein, während 88 Prozent der Führungskräfte ihre Investitionen in KI bis zur zweiten Hälfte des Jahres 2026 weiter erhöhen wollen.

Die bisherigen Erfahrungen zeigen jedoch, dass KI den Arbeitsalltag zunächst nicht verkürzt. Beschäftigte mit hoher KI-Nutzung arbeiten derzeit durchschnittlich 2,75 Stunden pro Woche mehr als zuvor. Da KI zunehmend Routineaufgaben übernimmt, gewinnen persönliche Zusammenarbeit, Kreativität und Urteilsvermögen an Bedeutung – und damit auch das Büro als Ort für kollektives Denken und Entscheiden. Nach Einschätzung von Jan Linsin, Head of Research bei CBRE in Deutschland, wird die Büroauslastung bis mindestens 2027 weiter steigen. Wer frühzeitig in kollaborative Flächen, Aufenthaltsqualität und intelligente Gebäudetechnologien investiert, profitiert davon am stärksten.

Fünf Strategien für zukunftsfähige Bürowelten

Aus den Ergebnissen leiten die Studienautoren fünf strategische Prioritäten ab:

1. Den Erfolgsmessstab neu definieren. Die Auslastungsrate ist eine notwendige, aber nicht ausreichende Kennzahl. Unternehmen, die den größten Return on Investment aus ihren Büroflächen erzielen, messen Erfolg anhand der Ergebnisse, die ihre Flächen produzieren. Mitarbeiterzufriedenheit, Qualität der Zusammenarbeit, Zielklarheit und Engagement-Werte sind die Kennzahlen, die wirklich zählen.
2. Für Zugehörigkeit gestalten. Die Flächenzuteilung sollte menschliche Verbindungen fördern, die langfristige Leistung antreiben. Investitionen in Sozial- und Begegnungsflächen – die im Budget traditionell untergewichtet waren – zahlen sich aus: CBRE-Daten zeigen, dass diese Bereiche bei leistungsstarken Unternehmen am schnellsten wachsen.
3. Eine datengestützte Anwesenheitsstrategie entwickeln. Das Zeitalter pauschaler Anwesenheitsvorgaben weicht differenzierteren, rollenbasierten Ansätzen. Benchmarking-Daten zeigen, dass Unternehmen mit höheren Büropräsenzanforderungen für Führungskräfte, neue Mitarbeitende und kundenorientierte Rollen eine stärkere Anwesenheit verzeichnen als solche mit einheitlichen Vorgaben. Belegungsdaten, Präsenzerkennungstechnologie und Mitarbeiterstimmung bilden die Grundlage für Regelungen, die tatsächlich befolgt werden.
4. Das technologische Fundament aufbauen. Intelligente Gebäudetechnologien wie Raumbuchungssysteme, Präsenzsensoren und KI-gestützte Belegungsanalysen sollten zur Infrastruktur jedes Unternehmens gehören. Unternehmen, die diese Tools nutzen, können den Bedarf besser antizipieren, die Auslastung an Spitzentagen steuern und Transparenz schaffen. Mitarbeitende kommen ins Büro, um mit Kolleginnen und Kollegen zusammen zu sein – Technologie, die zeigt, wer anwesend sein wird, und die Verfügbarkeit benötigter Räume garantiert, unterstützt die Anwesenheit direkt.
5. Das Büro als strategisches Asset betrachten. Das Büro ist eine dynamische Plattform für Unternehmensleistung, Kultur und Talentgewinnung – kein fixer Overhead-Kostenpunkt, der minimiert werden soll. Unternehmen, die in Qualität, Erlebnis und die physischen Voraussetzungen für Zugehörigkeit investiert haben, verschaffen sich einen Vorsprung. Wer hingegen ausschließlich auf Effizienz optimiert, lässt Wertpotenzial ungenutzt.
    

Das könnte Sie zum Thema Büroarbeitsplatz auch interessieren:

Homeoffice steigert Produktivität – aber nur bis zu einem Kipppunkt

Konstanzer Homeoffice-Studie: Wer keinen eigenen Schreibtisch hat, geht ins Homeoffice

Sechs Mythen über das Homeoffice