Refurbishing im Unternehmen: Wie es funktioniert – und was HR davon hat

Was geschieht mit den Möbeln, wenn ein Unternehmen umzieht, seine Flächen reduziert oder ein neues Raumkonzept einführt? Oft landen sie im Lager oder werden entsorgt, obwohl sie noch nutzbar wären. Das will der Industrieverband Büro und Arbeitswelt (IBA) ändern. Vor Kurzem hat er eine digitale Plattform gestartet, über die die Rückführung und Weiterverwendung von Möbelbeständen in Unternehmen organisiert werden kann. Laut Co-Founder Philipp Dicke handelt es sich dabei nicht um einen klassischen Online-Shop für gebrauchte Büromöbel, stattdessen versteht sich Newen als digitale Infrastruktur für die Kreislaufwirtschaft im Büro. Damit können Möbelbestände erfasst, qualifiziert und anschließend Herstellern und Marktpartnern angeboten werden, um sie wieder in den Markt zurückzuführen.

Refurbishing von Büromöbeln: Warum so viele Bestände ungenutzt bleiben

Hintergrund ist ein tiefgreifender Wandel der Arbeitswelt: "Neue Arbeitsplatzkonzepte, Hybrid Work, Flächenreduktionen, Standortwechsel und Reorganisationen führen dazu, dass große Mengen hochwertiger Möbel ausgetauscht werden, obwohl sie technisch weiterhin voll nutzbar sind", sagt Dicke. "Unsere Gespräche mit Herstellern, Fachhändlern, Planern und Unternehmen zeigen: Ein erheblicher Teil der Möbel verlässt den Markt nicht aufgrund von Verschleiß oder Defekten, sondern aufgrund organisatorischer Veränderungen." Dadurch entstünden erhebliche Mengen an Möbeln, die häufig eingelagert, entsorgt oder unter Wert abgegeben würden.

Hier will Newen ansetzen und Produkte länger im Nutzungskreislauf halten, um Ressourcen effizienter zu nutzen. Wo sonst Kosten für die Bestandsaufnahme, Logistik, Demontage oder Entsorgung entstehen und unterschiedliche Gewerke koordiniert werden müssen, verspricht die Plattform einen strukturierten Prozess mit zentralem Ansprechpartner und nachvollziehbaren Kosten. Leistungen wie Demontage, Transport, Lagerung oder Aufbereitung werden von spezialisierten Partnern übernommen. Ob Unternehmen mit der Abgabe ihrer Möbelbestände auch Erlöse generieren, hängt vom Zustand, der Nachfrage und dem Volumen ab. Im Vordergrund steht der Nachhaltigkeitsgedanke in Form einer ressourcenschonenden und ESG-konformen Weiterverwertung der Möbel.

Wenn Möbeldaten ins ESG-Reporting fließen

Für Personalverantwortliche besonders relevant: Solche Maßnahmen erzeugen Daten, die sich nutzen lassen. "Unser Ziel ist es, die tatsächliche Ressourcenschonung sichtbar und nachvollziehbar zu machen. Ein zentraler Bestandteil der Plattform ist deshalb die Dokumentation von Mengen, Verwertungspfaden und Nutzungsverlängerungen", sagt Dicke. Dadurch entstehen belastbare Daten, die Unternehmen für ESG-Reporting, Nachhaltigkeitsberichte oder interne Kommunikation nutzen können. Und die Signalwirkung reicht weiter als in die Buchhaltung. "Kreislaufwirtschaft entwickelt sich zunehmend von einem Nachhaltigkeitsthema zu einem Kulturthema", so Dicke. "Gerade jüngere Generationen achten darauf, wie glaubwürdig Unternehmen ihre Verantwortung wahrnehmen. Nachhaltigkeit wird heute nicht mehr ausschließlich über Berichte gemessen, sondern auch über konkrete Maßnahmen im Arbeitsumfeld." Das ist auch der Grund, warum neben Projektteams aus Real Estate oder dem Einkauf zunehmend auch Nachhaltigkeitsverantwortliche, ESG-Teams und HR-Mitarbeitende auf Newen zukommen.

Vitra, Steelcase, Kinnarps: Wie Möbelhersteller Refurbishing in ihr Portfolio integrieren

Auch Möbelhersteller haben das Thema längst aufgegriffen und zeigen, dass sich Nachhaltigkeit und Markenqualität nicht ausschließen. Beim Schweizer Möbelunternehmen Vitra etwa sind Maßnahmen zur Verlängerung der Nutzungsdauer von Büromöbeln in ein strukturiertes Rücknahme- und Aufarbeitungsmodell eingebettet. Mit dem "Vitra Circle for Contract" hat das Unternehmen ein zirkuläres Leistungsportfolio für Geschäftskunden entwickelt. Dazu gehören verschiedene Bausteine – von Reparatur und optischer Aufbereitung über Rücknahme und Ankauf bis zur erneuten Vermarktung aufgearbeiteter Produkte. Das Sortiment an verfügbaren aufbereiteten Möbeln umfasst mehrere tausend Bestandsmöbel.

Bei der Aufarbeitung werden unter anderem Aluminiumteile aufpoliert und geschliffen und alte Bezüge gegen neue in Wunschstoff und -farbe ausgetauscht. "Damit entstehen neuwertige Möbel aus dem Bestand heraus, die beispielsweise in ein abgeändertes Farbkonzept passen", erklärt Rolf Keller, Head of Circularity bei Vitra. "Die Stühle, die wir ins Vitra-Werk zurückholen, sind nicht selten 40 bis 50 Jahre alt – nach der Aufbereitung durch unsere Spezialisten sehen sie fast wie neu aus und erhalten, je nach Produkt, bis zu zehn Jahre Garantie." Vitra sieht dabei sowohl wirtschaftliche als auch ökologische Vorteile: "Da der Großteil des CO2-Fußabdrucks unserer Produkte im Material verankert ist – der Transport schlägt deutlich geringer zu Buche – und durch den Wiedereinsatz keine erneute Produktion angestoßen wird, sehen wir typischerweise CO2-Einsparungen zwischen 60 bis 90 Prozent gegenüber dem jeweiligen Neuprodukt", sagt Keller. Die aufgearbeiteten Produkte sind im Schnitt 15 bis 25 Prozent günstiger als Neumöbel. Entsprechend wächst auch die Nachfrage kontinuierlich.

Ähnlich aufgestellt ist der Büromöbelhersteller Steelcase. Das Unternehmen kauft gebrauchte Möbel der eigenen Marke zurück, bereitet sie auf und vermarktet sie anschließend über eine eigene Plattform als Second-Hand-Produkte. Im Werk im französischen Sarrebourg werden gebrauchte Bürostühle vollständig zerlegt, geprüft und bei Bedarf mit neuen Komponenten wie Sitz, Rückenlehne oder Rollen ausgestattet. "So können wir auf diese Stühle wieder fünf Jahre Garantie geben", sagt Anna Rutz, Sustainability Manager EMEA bei Steelcase. Auch der schwedische Hersteller Kinnarps verfolgt einen Kreislaufansatz, der auf eine möglichst lange Nutzungsdauer ausgerichtet ist. Unternehmen haben die Möglichkeit, ihre bestehenden Möbel reinigen, reparieren, aufarbeiten oder modernisieren zu lassen, um sie weiterzuverwenden, statt sie zu ersetzen. Ergänzt wird dieses Angebot durch aufgearbeitete Möbel, die von Kinnarps über einen eigenen Vertriebskanal erneut auf den Markt gebracht werden.

Nachhaltigkeit als Recruiting-Argument

Bleibt für HR die Frage, inwieweit  sich Nachhaltigkeit auch auf die Arbeitgeberattraktivität auszahlt. Yvonne Zwick, die Vorsitzende von BAUM e.V., einem gemeinnützigen Unternehmensnetzwerk für nachhaltiges Wirtschaften, sieht Nachhaltigkeitsmaßnahmen als klaren Vorteil im Recruiting. Entscheidend sei dabei, dass die Maßnahmen glaubwürdig, sichtbar und im Alltag erlebbar sind. "In Zeiten des demografischen Wandels ist Engagement für Nachhaltigkeit ein Faktor, mit dem Arbeitgeber auf sich aufmerksam machen können", sagt Zwick. In den letzten Jahren habe das Bewusstsein für globale Herausforderungen, Klima- und Umweltschutz, Gerechtigkeitsthemen und Fragen gesellschaftlichen Zusammenhalts in der Bevölkerung stark zugenommen. Doch wie kommuniziert man solche Maßnahmen glaubwürdig, ohne den Verdacht des Greenwashings zu wecken? Zwick rät: "Unternehmen, die sich auf Refurbishing spezialisiert haben, können mit einer datenbasierten Öko- und Sozialbilanz ihr Engagement für Ressourcenschutz, Kreislaufwirtschaft und inklusive Arbeitsplätze konkret belegen – auch in CSRD- und ESG-Reports." Doch, so Zwick, um Mitarbeitende für nachhaltige Beschaffungs- und Mobilitätskonzepte zu gewinnen, reiche interne Kommunikation allein nicht aus. "Besser ist es noch, wenn interessierte Mitarbeitende etwa in Nachhaltigkeitsteams die Entwicklung der Konzepte mitgestalten können. Aktive Einbindung motiviert, trägt zur Transparenz bei und stärkt die Identifikation mit dem Unternehmen."

Gebrauchträder und Refur­bished IT: Weitere Bausteine für nachhaltige HR-Angebote

Refurbishing endet nicht beim Mobiliar. Eine weitere Möglichkeit ist das Leasing gebrauchter Fahrräder. Bei diesem Modell leasen Beschäftigte über ihren Arbeitgeber ein bereits genutztes und professionell aufbereitetes Fahrrad oder E-Bike zu vergünstigten Konditionen. Bei Businessbike, einem der führenden deutschen Anbieter für Dienstrad-Leasing, der inzwischen auch Gebrauchträder anbietet, handelt es sich dabei um Rückläufer, die nach Ablauf der Leasingzeit nicht übernommen wurden. Vor der erneuten Vergabe werden die Räder fachgerecht gewartet. "Ziel ist immer, dass jedes Refurbished Bike technisch einwandfrei und sicher im Leasing eingesetzt werden kann – auch wenn es optisch leichte Gebrauchsspuren geben kann", sagt Stefan Page, Geschäftsführer von Businessbike.

Steuerliche Unterschiede gegenüber dem klassischen Neurad-Leasing ergeben sich nicht. "Insbesondere für CSRD-berichtspflichtige Unternehmen kann das Refurbished Leasing aber eine relevante Ergänzung darstellen", sagt Page. Da sich durch die Wiederverwendung der Lebenszyklus der Räder verlängert, lässt sich das Modell im Rahmen der Nachhaltigkeitsberichterstattung als Maßnahme der Kreislaufwirtschaft ausweisen. Für Beschäftigte ist es vor allem aus finanzieller Sicht attraktiv: Die Leasingraten sind niedriger und der Übernahmewert liegt laut Page in der Regel bei nur zehn Prozent des ursprünglichen Kaufpreises, bei Neurädern betrage er meist rund 18 Prozent. "Damit wird Dienstradleasing auch für kostenbewusstere beziehungsweise einkommenssensiblere Beschäftigte interessant, die sich bislang möglicherweise kein Leasingrad geleistet hätten."

Auch bei IT-Geräten gewinnt Refurbishing an Bedeutung. "Dabei geht es nicht nur um Reparatur, sondern um ein breiteres Ökosystem aus Wiederverwendung, professioneller Aufbereitung, Remanufacturing und zirkulären Geschäftsmodellen", sagt Leonie Kahl, Nachhaltigkeits- und Umweltexpertin beim Branchenverband Bitkom. "Gerade bei IT-Geräten gilt: Je länger sie zuverlässig und sicher genutzt werden können, desto besser ist in der Regel ihre Umweltbilanz." Das Einsparpotenzial ist erheblich, da ein großer Teil der Umweltwirkung bereits vor der Nutzung entsteht. In der Praxis bleibt der Einsatz jedoch begrenzt. Laut Bitkom nutzen derzeit nur rund 16 Prozent der Unternehmen in Deutschland Refurbished IT, obwohl viele grundsätzlich offen dafür sind. "Das Interesse wächst, aber der Einsatz kommt in der Breite erst langsam voran", sagt Kahl. Neben wirtschaftlichen Aspekten sind vor allem Qualität und Datensicherheit entscheidende Kriterien.

Refurbished IT im Unternehmen: Vorbehalte und wie man sie ausräumt

"Viele Vorbehalte gegenüber Gebrauchtgeräten beruhen auf der Vorstellung, sie seien weniger leistungsfähig oder weniger zuverlässig als Neugeräte", sagt Dr. Markus Hiebel vom Fraunhofer-Institut für Umwelt-, Sicherheits- und Energietechnik Umsicht. "Professionell wiederverwendete oder aufbereitete Geräte werden jedoch technisch geprüft, gereinigt und mit neuer Software bespielt. Bei Bedarf werden Verschleißteile wie Akkus oder Displays erneuert." Im Büroalltag seien sie kaum von Neugeräten zu unterscheiden. Eine im Herbst 2025 veröffentlichte Studie des Fraunhofer Instituts "Umsicht zum Recycling von IT-Geräten" belegt zudem: Mitarbeitende leisten mit der Nutzung solcher Geräte einen messbaren Beitrag zu den Klimazielen des Unternehmens, ohne wirkliche Komforteinbußen hinnehmen zu müssen.

Wer wiederaufbereitete IT-Geräte kaufen möchte, sollte laut Kahl auf die üblichen Merkmale seriöser Händler achten. Dazu gehören transparente Angaben zu Zustand, Akku, Alter, Ausstattung und Aufbereitungsprozessen. "Seriöse Anbieter machen transparent, welche Prüf- und Reparaturschritte ein Gerät durchlaufen hat, bieten belastbare Service- und Rücknahmeprozesse und können im besten Fall auch Nachhaltigkeitsinformationen bereitstellen", sagt die Expertin. Ähnlich wie bei Büromöbeln haben inzwischen viele Hersteller von IT-Geräten neben Neuware auch eine eigene Refurbished-Sparte.

Der Rahmen stimmt – jetzt sind die Unternehmen gefragt

Dafür, dass sich die Nutzung von wiederaufbereiteten IT-Geräten in deutschen Unternehmen bislang nicht flächendeckend durchgesetzt hat, sieht Hiebel mehrere Gründe: "In vielen Unternehmen sind Beschaffung und IT-Betrieb auf Neugeräte und kurze Refresh-Zyklen ausgerichtet. Leasingmodelle, Herstellersupport und interne Richtlinien bevorzugen oft den regelmäßigen Austausch statt der Verlängerung der Lebensdauer." Hinzu kämen kulturelle Faktoren wie der Anspruch an "State-of-the-Art"-Hardware sowie die Sorge vor geringerer Leistung oder eingeschränkter Sicherheit. Auch die raschen Innovationszyklen in der IT-Branche wirken zusätzlich beschleunigend auf Austauschprozesse. 

Dabei wächst der regulatorische Druck in Richtung Kreislaufwirtschaft. Die Europäische Union treibt die Entwicklung mit dem "Circular Economy Action Plan" (CEAP), der neuen Ökodesign-Verordnung (ESPR) für nachhaltige Produkte und Recyclingquoten für Elektronikgeräte (WEEE-Richtlinie) voran. In Deutschland spielt die Nationale Kreislaufwirtschaftsstrategie (NKWS) eine zentrale Rolle. Anfang Juni hat die Bundesregierung ein Aktionsprogramm zu deren Umsetzung beschlossen. Damit soll Deutschland unabhängiger von Rohstoffimporten werden, die Abfallmenge soll sinken und die Wirtschaft soll wettbewerbsfähiger werden.

Refurbishing als Signal nach innen und außen

Die Botschaft für Personalverantwortliche: Ob Bürostuhl, Notebook oder Dienstrad – Nachhaltigkeit wird nicht erst im ESG-Bericht sichtbar, sondern im Arbeitsalltag. Wer Ressourcen konsequent länger nutzt, statt sie vorschnell zu ersetzen, verbindet ökologische Verantwortung mit wirtschaftlichem Handeln. Gerade für HR ist das eine Chance, die Arbeitgeberattraktivität durch konkrete Maßnahmen statt durch bloße Versprechen zu stärken. Wer verantwortungsvoll mit Ressourcen umgeht und dies nachvollziehbar kommuniziert, stärkt die Glaubwürdigkeit des Unternehmens – nach innen wie außen.

Dieser Beitrag ist erschienen in Personalmagazin 9/2026. Als Abonnent haben Sie Zugang zu diesem Beitrag und allen Artikeln dieser Ausgabe in unserem Digitalmagazin als Desktop-Applikation oder in der Personalmagazin-App.

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