Lohn- und Gehaltsabrechnung / Entgelt

1 Grundlagen der Lohnbesteuerung

1.1 Lohnsteuer als Vorauszahlung der Einkommensteuer

Bei der Lohnsteuer handelt es sich nicht um eine eigene Steuerart, sondern um eine besondere Erhebungsform der Einkommensteuer (sog. Quellensteuer). D. h., die Steuer wird bereits an der Quelle – dem Arbeitslohn – erhoben. Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, bei jeder Lohn- und Gehaltsabrechnung Lohnsteuer zu berechnen, abzuziehen und an das für ihn zuständige Betriebsstättenfinanzamt zu überweisen. Die Lohnsteuer wird nur für Arbeitnehmer erhoben und hat die Wirkung einer Einkommensteuervorauszahlung.

1.2 Persönliche Steuerpflicht

Die persönliche Steuerpflicht ergibt sich aus den §§ 1 und 1a EStG und betrifft den Arbeitnehmer als natürliche Person. Grundsätzlich ist also bei allen Arbeitnehmern Lohnsteuer zu erheben. Diese kann ggf. 0 EUR betragen oder auch pauschal erhoben^[1] und vom Arbeitgeber getragen werden.

Arbeitnehmer können unbeschränkt oder beschränkt steuerpflichtig sein. Unbeschränkt Steuerpflichtige haben ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland. Diese Arbeitnehmer müssen ihrem Arbeitgeber ihre steuerliche Identifikationsnummer (IdNr) zum Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) vorlegen. Beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer, die ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt nicht im Inland haben, wurden ab 1.1.2020 auch in das ELStAM-Verfahren einbezogen; nur in Ausnahmefällen erhalten sie auf Antrag eine besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug, welche vom Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers ausgestellt wird.^[2]

1.3 Sachliche Steuerpflicht

Die sachliche Steuerpflicht ergibt sich aus § 2 Abs. 1 Nr. 4 EStG und betrifft die Einnahmen des Arbeitnehmers in Form des Arbeitslohns. Arbeitslohn wird definiert in § 2 LStDV.^[1] Arbeitslohn kann steuerpflichtig oder steuerfrei sein. Steuerpflichtiger Arbeitslohn wiederum kann individuell nach den ELStAM oder pauschal^[2] versteuert werden; das ist jeweils gesondert zu prüfen. Vorrangig ist immer die individuelle Besteuerung nach den Lohnsteuerabzugsmerkmalen.

1.4 Lohnsteuerabzugsmerkmale

Die Lohnsteuerabzugsmerkmale werden in einer zentralen Datenbank beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) eingepflegt und gespeichert. Der Arbeitgeber ruft diese Daten elektronisch aus dieser Datenbank ab. Der Arbeitnehmer muss beim Arbeitgeber seine steuerliche Identifikationsnummer und sein Geburtsdatum angeben, damit der Arbeitgeber diesen Abruf vornehmen kann. Zurückgemeldet werden die "ELStAM" des Arbeitnehmers, die sog. elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale. Diese beinhalten:

• die Lohnsteuerklasse,
• ggf. den Faktor bei Steuerklasse IV,
• ggf. die Zahl der Kinderfreibeträge,
• ggf. die Kirchensteuerabzugsmerkmale^[1],
• ggf. den vom Arbeitgeber abzuziehenden Freibetrag^[2] oder
• ggf. den vom Arbeitgeber zu berücksichtigenden Hinzurechnungsbetrag.

Wenn der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine steuerliche Id-Nummer nicht mitteilt, kann der Arbeitgeber die ELStAM nicht abrufen. In diesen Fällen muss der Arbeitgeber die Steuerklasse VI anwenden.

1.5 Solidaritätszuschlag

Das Solidaritätszuschlaggesetz verpflichtet den Arbeitgeber, bei jeder Lohnzahlung neben der Lohnsteuer den Solidaritätszuschlag zu erheben, einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen. Der Solidaritätszuschlag beträgt grundsätzlich 5,5 % der Lohnsteuer. Seit dem Jahr 2021 ist der Solidaritätszuschlag jedoch für ca. 90 % der Steuerpflichtigen entfallen. Die sog. Nullzone, in der kein Solidaritätszuschlag anfällt, und der Überleitungsbereich, in dem der Solidaritätszuschlag ermäßigt ist, sind umfangreich erweitert worden: Die Nullzone stieg von 972 EUR im Jahr 2020 auf 16.956 EUR im Jahr 2021; im Jahr 2023 steigt sie auf 17.543 EUR. In der Steuerklasse III verdoppelt sich der Betrag. D. h., bei einer monatlichen Lohnsteuer bis zu 1.461,92 EUR (bzw. 2.923,83 EUR in der Steuerklasse III) ist im Jahr 2023 kein Solidaritätszuschlag zu zahlen. Außerdem mindern Kinderfreibeträge die Bemessungsgrundlage für den Solidaritätszuschlag.^[1]

1.6 Kirchensteuer

Die als Körperschaften des öffentlichen Rechts anerkannten Religionsgemeinschaften dürfen von ihren Mitgliedern Steuern erheben. Rechtsgrundlage sind die landesrechtlichen Kirchensteuergesetze. Es gibt keine bundeseinheitliche Rechtsgrundlage. Bei Arbeitnehmern, die der Kirchensteuerpflicht unterliegen, ist neben der Lohnsteuer Kirchensteuer einzubehalten, abzuziehen und an das Finanzamt abzuführen. Die Kirchensteuer wird prozentual von der Lohnsteuer erhoben. Der Prozentsatz der Kirchensteuer ist in den Bundesländern unterschiedlich, in Bayern und Baden-Württemberg beträgt der Kirchensteuersatz 8 %, in allen anderen Bundesländern 9 % der Lohnsteuer. Auch hier mindern die Kinderfreibeträge die Bemessungsgrundlage für die Erhebung der Kirchensteuer.^[1]