Zusammenfassung
Zur Vermeidung eines zu hohen Lohnsteuereinbehalts, können Arbeitnehmer beim Finanzamt einen Freibetrag für zu erwartende, erhöhte Aufwendungen beantragen. Dieser Lohnsteuerfreibetrag wird als Lohnsteuerabzugsmerkmal an die ELStAM-Datenbank übermittelt. Der Arbeitgeber muss die Lohnsteuer nach Maßgabe der eingetragenen ELStAM ermitteln – inklusive der eingetragenen Freibeträge.
Für bestimmte Aufwendungen gilt eine 600-EUR-Antragsgrenze, z. B. für Werbungskosten aus nichtselbstständiger Arbeit, Sonderausgaben oder Krankheitskosten (außergewöhnliche Belastungen). Andere Aufwendungen bzw. Freibeträge sind unbeschränkt eintragungsfähig; z. B. der Behinderten- und Hinterbliebenenpauschbetrag oder der Erhöhungsbetrag, den Alleinerziehende für das zweite und jedes weitere Kind erhalten können.
Lohnsteuer: Die Anforderungen zur Berücksichtigung eines Frei- oder Hinzurechnungsbetrags beim Lohnsteuerabzug regelt § 39a EStG, sowohl für unbeschränkt als auch für beschränkt lohnsteuerpflichtige Arbeitnehmer. Verwaltungsanweisungen für das Verfahren zur Berücksichtigung eines Frei- oder Hinzurechnungsbetrags enthält R 39a LStR. Das BMF hat aufgrund der zum flächendeckenden Einsatz des elektronischen Abrufverfahrens bestehenden Besonderheiten ein umfangreiches Schreiben herausgegeben, siehe BMF-Schreiben v. 8.11.2018, IV C 5 – S 2363/13/10003-02, BStBl 2018 I S. 1137, ergänzt durch BMF-Schreiben v. 7.11.2019, IV C 5 - S 2363/19/10007 :001 für die Einbeziehung von beschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmern in das ELStAM-Verfahren. Praktische Anwendungshinweise zum Entlastungsbetrag für Alleinerziehende hat die Finanzverwaltung mit BMF-Schreiben v. 23.11.2022, IV C 8 - S 2265-a/22/10001 :001, BStBl 2022 I S. 1634 veröffentlicht. Die Anwendung der 2-jährigen Gültigkeitsdauer von Freibeträgen ergibt sich aus dem BMF-Schreiben v. 21.5.2015, IV C 5 – S 2365/15/10001, BStBl 2015 I S. 488; die 2-jährige Gültigkeit des Faktorverfahrens aus § 52 Abs. 37a EStG.
Lohnsteuer
1 ELStAM-Verfahren
Bei der Lohnsteuerberechnung darf der Arbeitgeber nur die vom Bundeszentralamt für Steuern (BZfSt) mitgeteilten ELStAM-Daten anwenden. Im elektronischen Lohnsteuerverfahren meldet der Arbeitgeber seinen neuen Mitarbeiter mit den erforderlichen Angaben bei der ELStAM-Datenbank an, die ihm die Steuerabzugsmerkmale des Mitarbeiters zum elektronischen Abruf zur Verfügung stellt.
Die früheren Regelungen hinsichtlich der materiellen Voraussetzungen für die Berücksichtigung von Freibeträgen beim Lohnsteuerabzug sind unverändert. Der Wegfall der Papierlohnsteuerkarte hat jedoch zwangsläufig Änderungen im formellen Antragsverfahren bewirkt.
ELStAM-Verfahren für beschränkt Steuerpflichtige
Seit 2020 ist der elektronische Abruf der ELStAM-Daten für beschränkt Steuerpflichtige möglich.[1] Die hierfür erforderliche Vergabe der persönlichen Identifikationsnummer (IdNr) erfolgt auf Antrag durch das Betriebsstättenfinanzamt.[2] Der Abruf der ELStAM ist bis auf Weiteres aber nur für solche Arbeitnehmer ohne Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland möglich, bei denen keine Lohnsteuerfreibeträge zu berücksichtigen sind. Ebenfalls aus technischen Gründen vom ELStAM-Verfahren ausgeschlossen bleiben ausländische Arbeitnehmer, die als sog. Grenzpendler auf Antrag unbeschränkt steuerpflichtig sind.[3]
1.1 Gültigkeitsdauer der ELStAM
Die ELStAM der Steuerklassen und Kinderfreibeträge gelten so lange, bis sich die tatsächlichen Verhältnisse ändern. Nur für das Faktorverfahren bzw. für die Lohnsteuerfreibeträge gilt das Kalenderjahrprinzip, d. h. die auf den Veranlagungszeitraum bezogene Gültigkeit liegt bei einem Zeitraum von 2 Jahren.
1.2 Änderungen der ELStAM
Änderungsanträge durch den Arbeitnehmer sind nur erforderlich, soweit diese nicht auf die Änderung von Personenstandsdaten zurückzuführen sind. Die Steuerklasse und Zahl der Kinderfreibeträge werden vom Bundeszentralamt für Steuern automatisch geändert, wenn diese durch Mitteilungen wie Heirat oder Geburt durch die Meldebehörde ausgelöst werden.
Eine Antragstellung ist nur noch erforderlich, wenn die Änderung nicht auf melderechtliche Daten zurückzuführen ist, die im ELStAM-Verfahren zu einer automatischen Korrektur der Steuerklasse bzw. Kinderfreibetragszahl führen. Für das Lohnsteuerverfahren 2024 bedeutet dies, dass zum 1.1.20243 diejenigen ELStAM-Daten weitergelten, die antragsunabhängig Dauergültigkeit haben. Für die antragsgebundenen Lohnsteuerabzugsmerkmale "Faktorverfahren" und "Lohnsteuerfreibetrag" gilt dasselbe, wenn diese wegen ihrer 2-jährigen Gült...
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