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Entgeltabrechnung-Outsourcing ist durchaus verbreitet. Robert Knemeyer sieht hier einen Widerspruch zum Vorsatz, dass die Mitarbeiter das wichtigste Kapital im Unternehmen seien. Bild: Marcus Surges

Für Laien wie Profis hält die Entgeltabrechnung manch Erstaunliches oder gar Skurriles bereit. Kolumnist Robert Knemeyer geht ausgefallenen Themen nach. Heute stellt er die Frage: Wenn Mitarbeiter das wichtigste Kapital sind, warum wird dann die Entgeltabrechnung so oft ausgelagert?

Seit Jahren wird darüber diskutiert, welchen Beitrag die Personalabteilung zur Wertschöpfung des Unternehmens beiträgt. Dabei betonen viele Vorstände bei jeder Gelegenheit, dass die Mitarbeiter im Unternehmen das wichtigsten Kapital sind. Demnach ist die Personalabteilung also eine Vermögensverwaltung für das wichtigste Kapital im Unternehmen.

Personalabteilung an den Fragen der Mitarbeiter ausrichten

Wenn dem so ist, vielleicht sollte man doch mal in der Personalabteilung so vorgehen wie im Vertrieb und sich zunächst einmal genau ansehen, was der Kunde möchte. So kann der eigene Service darauf ausgerichtet und sichergestellt werden, dass das wichtigste Kapital des Unternehmens bestmöglich betreut wird. Ein wichtiger Indikator für den Bedarf sind die Fragen, Probleme, Themen oder Schwierigkeiten, die Mitarbeiter als Kunden der Personalabteilung schnellstmöglich gelöst haben möchten.

Mitarbeiter fragen oft nach der Entgeltabrechnung

Nach meiner Erfahrung, zum Beispiel über Auswertungen bei verschiedenen Kunden über mehrere Wochen hinweg, haben etwa zwei Drittel der Sachverhalte, mit denen sich ein Mitarbeiter an die Personalabteilung wendet, mit der Entgeltabrechnung zu tun. Die Anfragen betreffen also Themen wie Lohnsteuer, Krankenkasse, Rente, Pfändung, Krankengeldzuschuss, Zuschläge, Mutterschaftsgeld, Arbeitszeitkonten, Urlaubstage, Entgeltbescheinigungen et cetera. Offenbar werden also, anders als viele vielleicht vermuten, nicht Themen wie Arbeitsrecht, Personalentwicklung, Karriere, Schulungen oder Seminare am meisten nachgefragt.

Eventuell haben Sie auch mal die Möglichkeit über zwei oder drei Monate hinweg die Anfragen von Mitarbeiter zu sammeln und dann auszuwerten, ob die Verteilung in Ihrem Unternehmen meinen Erfahrungen ähnelt.

Entgeltabrechnung: persönliches Gespräch als Teil des Services

Wie groß der Anteil der Anfragen letztlich auch sein mag: Ganz sicher werden alle zustimmen, dass bei den Themen der Entgeltabrechnung ein persönliches Gespräch am besten geeignet ist, um diese Sachverhalte zu besprechen und Lösungen zu finden. Damit einher geht auch der Respekt und die Wertschätzung für die Mitarbeiter, die oft vernachlässigt werden.

Zusammengefasst bedeutet dies also: Stellt ein Unternehmen fest, dass alle genannten Punkte zutreffen, dann wäre die unweigerliche Konsequenz, den Service zu Fragen um die Entgeltabrechnung und zur Betreuung der Mitarbeiter sehr hoch zu priorisieren.

Outsourcing versus Service: Ein Widerspruch in der Abrechnung?

Dies wiederum widerspricht allerdings völlig dem Impuls in vielen Unternehmen, die Entgeltabrechnung auszulagern. Eine entsprechende persönliche Betreuung kann mit einem Outsourcing kaum noch gewährleistet werden, insbesondere wenn die Entgeltabrechnung ins Ausland verlagert wurde. Viele Mitarbeiter stellen dann nämlich fest, dass der Service (Reaktionsgeschwindigkeit und Qualität der Antworten) nicht mehr so gut ist wie zuvor. Und Unternehmen stellen fest, dass die Kosten gar nicht gesunken sind – gerade, wenn man die zusätzlichen administrativen Prozesse für die Steuerung des und Kommunikation mit dem externen Anbieter mitberechnet. (Lesen Sie hier zwölf Tipps dazu, wie sich Fehler beim Payroll-Outsourcing vermeiden lassen.)

Sind Mitarbeiter zu wichtig für Payroll-Outsourcing?

Würde all dies aber nicht bedeuten, dass dieser Service also derart wichtig ist, dass man nicht extern vergeben sollte – weil hier sehr viel Wertschöpfung drinsteckt? Dazu passt vielleicht auch meine Erfahrung, dass die Entscheidung zum Outsourcing der Entgeltabrechnung oft von Personen getroffen wird, die das Thema Entgeltabrechnung für sich als "Black Box" bezeichnen. Vielleicht sollte auch das einmal hinterfragt werden.


Nehmen Sie in jedem Fall auch an unserer Umfrage (siehe unten) zu Ihren Erfahrungen zum Payroll Outsourcing teil.

Payroll Outsourcing: Ihre Erfahrungen mit der Auslagerung der Entgeltabrechnung

Was sind Ihre Erfahrungen zum Payroll Outsourcing?
Die Entgeltabrechnung zählt oft zu einem der ersten HR-Bereiche, den Unternehmen an externe Dienstleister vergeben. Welche Erfahrungen haben Sie zum Thema "Payroll Outsourcing" gemacht?
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Schlagworte zum Thema:  Entgeltabrechnung, HR-Outsourcing, Entgelt, Sozialversicherung, Lohnsteuer

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