Aufgaben der Personalabteilung

Für Laien, aber auch für Profis hält die Entgeltabrechnung manch Erstaunliches oder Skurriles bereit. Robert Knemeyer, Personalberater und Interim-Manager, geht diesen ausgefallenen Fragen nach. Heute: Welche Aufgaben in der Personaladministration "so schnell nebenbei" erledigt werden.

Lange schon wird darüber diskutiert, dass in der Personalverwaltung (die häufig von der Entgeltabrechnung mit übernommen/erledigt wird) zu administrativ gearbeitet und damit keine Wertschöpfung für das Unternehmen erbracht wird. Lesen Sie dazu die Top 10 der Produktivitätskiller in HR. Dies entspricht leider noch immer der Realität und viele Unternehmen (egal wie groß oder international) sind von einer modernen Personalabteilung weit entfernt.

Für die Arbeit in der Personalabteilung wird eine entsprechende Qualifikation benötigt

Die Annahme liegt nahe: Es sollte doch eigentlich ganz klar sein, welche Aufgaben eine Personalabteilung hat und was dort zu erledigen ist. So wie es für jede Abteilung gilt. Denn immerhin muss man ja für jeden Job ausgebildet werden und eine entsprechende Qualifikation für dessen Ausübung erwerben. Das gilt natürlich auch für die Personalabteilung, für die durch die vielen Anforderungen eine besonders umfangreiche Ausbildung benötigt wird. Ich weiß nicht, ob Sie schon einmal einem Mitarbeiter diesen Sachverhalt in allen Facetten verständlich und nachvollziehbar erklären konnten. 

Top Zehn der Aufgaben, die nicht zur Personalarbeit gehören

Offenbar ist es jedoch so: Außer dass eben viel Zeit in administrativen Tätigkeiten verloren geht, werden häufig auch Aufgaben in die Personaladministration abgeschoben, die gar keine Personalaufgaben darstellen. In der Praxis geht es sogar so weit, dass manche Mitarbeiter nur administrativ arbeiten und/oder ihre Zeit mit Aufgaben verbringen, die eigentlich keine Personalarbeit darstellen. Deswegen hier die Top Zehn der Aufgaben, die keine wirkliche Personalarbeit darstellen und gar nicht in die Personalabteilung gehören (in drei Kategorien gegliedert):

Erinnerungsfunktion für Manager

1. Der Manager, der eine offene Position besetzen will, muss daran erinnert werden, die Bewerbungsunterlagen zu lesen und Feedback zu geben, wer eingeladen werden soll.

2. Manager müssen daran erinnert werden, bis zu einem Datum das Mitarbeiterjahresgespräch zu führen und dem Mitarbeiter dort auch neue Ziel zu setzen, die dann vergütet werden.

3. Einmal jährlich findet die Budgetplanung für das neue Geschäftsjahr statt. Dazu müssen alle Manager eine Personalkostenplanung abgeben, je nachdem wie die Abteilung sich entwickelt.

4. Mindestens einmal pro Jahr sollte ein Manager ein Konzept für die Personalentwicklung für alle seine zugeordneten Mitarbeiter erstellen und zur Umsetzung abgeben.

5. Nach Beendigung des alten Geschäftsjahres erfolgt ein Zielerreichungsgespräch mit dem Mitarbeiter, wodurch dann gegebenenfalls eine Bonuszahlung ausgelöst werden kann.

Kontrollfunktion für Manager

6. Viele Unternehmen setzen für den Urlaub das Bundesurlaubsgesetz um, nach dem Urlaub am 31. März des Folgejahres verfallen würde. Dazu ist rechtzeitig darauf zu achten, zu prüfen und einen Plan zu erstellen, wie Resturlaub passend genommen werden kann.

7. Es obliegt dem Manager, dafür Sorge zu tragen, dass die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden wie Minimum an Pausen, tägliche Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten.

Verwaltungstätigkeiten für andere Abteilungen

8. Einmal pro Jahr ist eine Meldung an die Künstlersozialkasse abzugeben (in Wirklichkeit eine Aufgabe der Marketing-Abteilung).

9. Erfassen der Reisekostenabrechnungen für den Außendienst beziehungsweise Dienstreisen (in Wirklichkeit eine Aufgabe der Buchhaltung).

10. Erfassen von Urlaubsanträgen, die per Papier oder Kopie abgegeben werden (Verwaltung des Urlaubs von Mitarbeitern ist Aufgabe des Managers, der diese genehmigt).

Und so gibt es bestimmt zahlreiche Mitarbeiter in der Personaladministration, die gar keine echte Personalarbeit verrichten. 

Was meinen Sie?

Haben Sie auch schon Erfahrungen mit solch einem Fall gemacht? Oder kennen Sie auch Sachverhalte, die Sie als Entgeltabrechner den Mitarbeitern nur schwer erklären können, weil diese schwierig nachzuvollziehen sind? Dann freuen wir uns auf Ihre Kommentare, Anmerkungen oder Sachverhalte.

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