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Payroll Outsourcing: Wir diese HR-Teildisziplin ausgelagert, sind oft hohe Erwartungen damit verknüpft. Bild: PHOTOMORPHIC PTE. LTD.

Die Entgeltabrechnung zählt nicht selten zu einem der ersten HR-Bereiche, den Unternehmen an externe Dienstleister vergeben. Beim Payroll Outsourcing sollten Sie jedoch zwölf Punkte prüfen und entsprechend vereinbaren, um böse Überraschungen zu vermeiden.

Outsourcing wird für viele HR-Fachbereiche diskutiert: Beinahe jede HR-Teildisziplin – vom Recruiting über die Personalentwicklung, die Betreuung der betrieblichen Altersversorgung (bAV) bis hin zur Entgeltabrechnung – kann zwischenzeitlich an Externe übergeben werden.

Payroll Outsourcing: Viele Anbieter mit guten Angeboten

Gerade im Bereich der Entgeltabrechnung – aber nicht nur auf diesem Feld – gibt es prinzipiell viele externe Anbieter, die gute Angebote sowie einen ebensolchen Service bieten und mit denen eine Zusammenarbeit sinnvoll sein kann. Jedoch führt dies – bei identischem Service und gleichbleibender Qualität – selten dazu, die entsprechenden Ausgaben signifikant zu reduzieren. Daher sollten Kosteneinsparungen nicht das primäre Ziel des Outsourcing-Projekts sein. Spätestens, wenn man die Ausgaben der „Retained Organisation“ einbezieht, geht diese Kalkulation meist nicht mehr auf.

Entgeltabrechnung auslagern: Diskrepanz zwischen Erwartung und Realität

Unabhängig vom Outsourcing-Anlass: Unternehmen, die etwa die Entgeltabrechnung auslagern möchten, sollten jedenfalls die notwendigen Vertragsinhalte im Vorfeld genau bestimmen. Auch unangenehme Themen müssen mit dem externen Dienstleister vorab besprochen sowie die Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Klauseln festgehalten werden. Dies dient dazu, die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Anbieter über einen längeren Zeitraum sicherzustellen. Schließlich setzt auch der Externe darauf, dass es – auch in Zeiten, in denen es vielleicht nicht so gut läuft – nicht zu einer Trennung kommt.

Die Realität sieht jedoch häufig anders aus, denn oft werden nach der Umsetzung des Outsourcing-Projekts die Erwartungen enttäuscht: Unternehmen (oder Dienstleister) müssen feststellen, dass es nicht so funktioniert, wie sie es sich vorgestellt hatten.


Autor: Robert Knemeyer ist Interim-Manager und Inhaber der KPI Personalberatung.

Schlagworte zum Thema:  Entgeltabrechnung, HR-Outsourcing

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