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Weniger Arbeitszeit, weniger Geld: Dass Einsparungen durch Kurzarbeit oft falsch berechnet werden, zeigt unser Kolumnist heute. Bild: Pixabay

Für Laien aber auch für Profis hält die Entgeltabrechnung manch Erstaunliches oder Skurriles bereit. Robert Knemeyer, Personalberater und Interim-Manager, geht ausgefallenen Fragen nach. Heute: Welche Kosten lassen sich durch Kurzarbeit einsparen und ab wann lohnt sich das Instrument?

Vielleicht kennen Sie folgenden Sachverhalt auch: In Zeiten wie diesen, in denen so wenig Arbeitslose wie seit 25 Jahren zu verzeichnen und über eine Million offene Stellen zu besetzen sind, können es sich viele nicht vorstellen: Es gibt in einigen Branchen Firmen, die in Schwierigkeiten stecken und deshalb überlegen, Kurzarbeit anzumelden. Für einige ist es sogar das erste Mal, dass darüber nachgedacht wird.

Kurzarbeit: Klare Kriterien, einfache Berechnung?

Dabei ist zu berücksichtigen, dass zunächst klare Kriterien bestehen, damit Kurzarbeit genehmigt wird. Kein Kriterium ist zum Beispiel, dass mögliche Management-Fehlentscheidungen ein Unternehmen in diese Situation gebracht haben – ebenso wenig wie andere Themen, die zum unternehmerischen Risiko gehören. Wir unterstellen hier, dass tatsächliche Gründe für Kurzarbeit vorliegen.

Die Annahme liegt nahe: Im Management von Unternehmen scheint eine sehr einfache Vorstellung davon vorzuliegen, wie eine entsprechende Berechnung bei Kurzarbeit vorzunehmen ist: Gibt es einen Umsatzrückgang von 40 Prozent, werden alle Mitarbeiter auf eine Drei-Tage-Woche gesetzt, sodass es zu 40 Prozent Kurzarbeit kommt. Im Ergebnis würden damit auch 40 Prozent der Personalkosten gespart, wodurch das Problem gut überbrückt werden kann.

Kurzarbeit: Wichtige Faktoren für Kostenersparnis

Ich weiß nicht, ob Sie schon mal einem Mitarbeiter diesen Sachverhalt in allen Facetten verständlich und nachvollziehbar erklären konnten. Offenbar ist die Rechnung jedoch nicht ganz so einfach:  

Grundsätzlich rechnet sich Kurzarbeit natürlich eher, je länger diese andauert und je mehr Mitarbeiter daran beteiligt sind. Insoweit ist diese Maßnahme für kleine Unternehmen oder zum Beispiel zur Überbrückung von drei Monaten eher ungeeignet. Es sind nämlich folgende Punkte für eine mögliche Kostersparnis einzuplanen:

  • Meist können nicht alle Mitarbeiter in Kurzarbeit gehen (Vertrieb, Buchhaltung, gegebenenfalls Versand et cetera).
  • Das Gehaltsabrechnungsprogramm für die Kurzarbeit einzurichten kostet meist einen festen Betrag – unabhängig von der Laufzeit und der Anzahl der Mitarbeiter (gegebenenfalls muss auch das Zeitwirtschaftsprogramm darauf umgestellt werden).
  • Das Unternehmen muss für die Tage der Kurzarbeit für 80 Prozent des ausgefallenen Gehalts beide Anteile der Sozialversicherung zahlen.
  • Es gibt für die administrative Abwicklung zusätzlichen Aufwand in der Verwaltung.
  • Einige Unternehmen, die einem Tarifvertrag unterliegen, zahlen auch noch einen sogenannten Aufstockungsbetrag an die Mitarbeiter, um deren Gehaltseinbußen abzumildern.

Kostenersparnis realistisch berechnen

Es ist natürlich sehr schwierig, die Kostenblöcke in eine allgemeine Formel zu bekommen, weil dies bei jedem Unternehmen ganz unterschiedlich ist. Aber eine Richtlinie könnte so aussehen:

Der Aufwand für die Sozialversicherung sorgt dafür, dass die Kostenersparnis für je zehn Prozent Kurzarbeit tatsächlich nur 7,5 Prozent bedeutet. Dies lässt sich linear hochrechnen, sodass man bei 40 Prozent Kurzarbeit dann etwa 30 Prozent Kostenersparnis erhält. Für die Einrichtung des IT-Systems dürften pauschal etwa 20.000 Euro anzusetzen sein. Und für den zusätzlichen administrativen Aufwand zur Durchführung der Kurzarbeit sollte man zirka 1.000 Euro pro 250 Mitarbeiter berücksichtigen.

Formel: Kurzarbeit aufwendiger als vermutet?

Steckt man diese Werte sodann in eine Formel, ergibt sich folgendes: Wenn nur 25 Mitarbeiter in 20 Prozent Kurzarbeit gehen, sparen Unternehmen in den ersten beiden Monaten quasi keine Kosten ein, sondern erst ab dem dritten Monat. Bei 50 Mitarbeitern und 40 Prozent Kurzarbeit erreicht man schon in der dritten Woche den "break even point".

Die Planung ist also unter Berücksichtigung dieser Punkte etwas aufwendiger als viele Manager vermuten. Das führt dazu, dass man eine Kostenersparnis durch Kurzarbeit erst genau berechnen sollte, bevor man eine solche Maßnahme ergreift.

Was meinen Sie?

Haben Sie auch schon Erfahrungen mit solch einem Fall gemacht? Oder kennen Sie auch Sachverhalte, die Sie als Entgeltabrechner den Mitarbeitern nur schwer erklären können, weil diese schwierig nachzuvollziehen sind?

Dann freuen wir uns auf Ihre Kommentare, Anmerkungen oder Sachverhalte.

Schlagworte zum Thema:  Entgelt, Kurzarbeit, Sozialversicherung, Lohnsteuer

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