Kanzleiorganisation

In vielen Branchen wie der Lebensmittel- oder Textilindustrie zeigt sich die Einfallslosigkeit der Marketingabteilungen  in immer neuen Preiskämpfen. Das können sich Anwälte nicht erlauben. Mieten, Nebenkosten und Gehälter steigen unaufhaltsam. Fallbearbeitung im Schnellverfahren strafen Richter und Gegenanwälte unerbittlich ab. Um zu überleben, müssen die Advokaten ihre Preise sogar regelmäßig anheben. Aber wie?  

Viele Rechtsanwälte haben das Thema IT-Sicherheit im Kanzleiumfeld bereits im Fokus und sind sich der Gefahren und Folgen von Cyberspionage und Datendiebstahl bewusst. Trotzdem haben noch nicht alle Kanzleien Sicherheitsleitlinien implementiert. Wo gilt es nachzurüsten, um einen reibungslosen Arbeitsablauf, höchstmögliche Datensicherheit und stabile Online-Verbindungen zu gewährleisten,  um optimal vor Cyberangriffen geschützt zu sein?

Die Frist ist der Herzschlag der Anwaltskanzlei: Ist der Zugriff auf einen ausschließlich elektronisch geführten Fristenkalender wegen eines technischen Defekts einen ganzen Arbeitstag lang nicht möglich, muss der Anwalt aktiv werden. Wie, das sagt ihm der Bundesgerichtshof in einer neuen Entscheidung.

Der harte Verdrängungswettbewerb bei fortlaufend steigenden Kosten auf dem Rechtsmarkt hält unvermindert an. Kanzleien, denen es an Größe oder Spezialisierung mangelt, stehen dabei schnell mit dem Rücken an der Wand. Dem kann sich nachhaltig nur entziehen, wer eine echte Gewinnstrategie hat und diese konsequent in die Realität umsetzt. Reine Sparsamkeit wird es dauerhaft nicht richten.  

Das Rechtsdienstleistungsgesetz weist den Weg zur gebündelten Beratung:  Handwerker, Unternehmensberater, Banken, ja fast alle dürfen Rechtsrat erteilen – zumindest als Nebenleistung. Das mag auf Kosten der Qualität gehen – zu ändern ist diese Öffnung aber wohl kaum noch. Also sollten Anwälte diesen Trend zumindest auch für sich nutzen und sich selbst an die Spitze eines umfassendes Beratungsnetzes für ihre Mandanten setzen.

Lohnt es sich angesichts von über 160.000 Anwältinnen und Anwälten in Deutschland überhaupt noch, eine eigene Kanzlei aufzubauen? Antwort auf diese Frage geben die Preisträger des 7. Soldan Kanzlei-Gründerpreises, der kürzlich an drei Kanzleien vergeben wurde. Die Preisträger eint, dass sie alle den Erfolg in Nischen suchen.

Der Wert einer Kanzlei wird maßgeblich von den Mitarbeitern geprägt. Im Rahmen eines Kanzleiverkaufs will daher eine interne Kommunikationsstrategie wohl überlegt sein.

Wer in seiner Kanzlei seine Alterssicherung sieht, will beim Verkauf seiner Praxis den maximalen Preis erzielen. Spätestens dann rückt der Kanzleiwert ins Zentrum des Interesses.

Bei einem Kanzleiverkauf ist die Gestaltung des Kaufvertrags anspruchsvoll. Wenigen ist etwa bekannt, dass bei einer Zugewinngemeinschaft der Ehegatte den Verkauf torpedieren kann.

Veräußert ein Steuerberater eine Beratungspraxis, die er zusätzlich zu anderen Praxen als völlig selbstständigen Betrieb erworben und selbstständig weitergeführt hat, kann dies eine steuerbegünstigte Teilpraxisveräußerung sein.

Für viele Steuerberater stellt die eigene Kanzlei einen wichtigen Baustein der Altersvorsorge dar. Daher sollte jeder Inhaber eine realistische Vorstellung vom Wert der eigenen Kanzlei haben.

Wer seine Kanzlei verkaufen möchte, findet allerlei Musterverträge dazu. Es gibt jedoch auch spezialisierte Rechtsanwälte. Deren Zuziehung löst zwar Kosten aus, kann aber sinnvoll sein.

In aller Regel verkauft ein Steuerberater nur ein Mal in seinem Leben seine Kanzlei. Bei der Abfassung des Praxisübergabevertrags gilt es vieles zu bedenken.

Die Qualität der Mandate spielt für einen potenziellen Neuinhaber eine wesentliche Rolle – ein Blick in die anonymisierte Mandantenliste gibt hier Auskunft.

Mandanten fragen die Möglichkeit eines Erfolgshonorars bei Anwälten sehr selten nach. Das ergab eine repräsentative Umfrage des Soldan Instituts unter Anwälten. Dass dem so ist, verwundert wenig. Denn den meisten Mandanten dürfte die Gesetzesnovelle im Anschluss an ein Machtwort der Verfassungsrichter aus Karlsruhe im Jahr 2008 unbekannt geblieben sein. Anwälte sollten es aber ernst nehmen und das Erfolgshonorar in ihren Instrumentenkasten aufnehmen.

Expansion ist auch für Steuerkanzleien an und für sich eine schöne Sache, doch die Entwicklung von der kleinen zur mittelgroßen Kanzlei müssen auch die Chefs und Mitarbeiter mitgestalten. Hier kann Hilfe von außen nützlich sein.

Neben den Steuerberaterkammern oder aber den Steuerberaterverbänden zählen kommerzielle Vermittler zu den wichtigsten Helfern, wenn es um das Thema Kanzleinachfolge geht.

Schreibt eine Kanzlei erst mal rote Zahlen, wird es schwer, den Karren wieder flott zu bekommen. Für  Kanzleimanager bedeutet das: Sie müssen nicht nur beherzt an der Kostenschraube drehen, es gilt auch, die Einnahmeseite realistisch in den Blick zu nehmen und auf ein gesundes Stundenhonorar zu kommen.

Kosten senken - aber wie? Können den Anwalt ausgebildete Kräfte etwa in den Bereichen Mahn- und Vollstreckungswesen sowie Inkasso entlasten oder ist es sinnvoller, reine Schreibkräfte durch sprachgesteuerte Eingabesysteme für den Computer zu ersetzen? Empfiehlt es sich, nur einen geringen Bestand an eigenen Personal- und Sachmitteln vorzuhalten und im Bedarfsfall Serviceleistungen einzukaufen? Beim Turnaround von in Not geratenen Anwaltskanzleien steckt der Teufel im Detail.

Bereits früh sollten sich Kanzleien um die eigene Zukunft kümmern. Anders als manche herkömmliche Unternehmen sind Steuerkanzleien sehr stark von der Person des Kanzleichefs geprägt, was bei einem Verkauf zum Problem werden könnte.

Viele kleine Kanzleieinheiten und Einzelanwälte kämpfen jährlich um ihr Überleben. Die Rechtsaufklärung über das Internet, aber auch Rechtsdienstleistungsangebote durch Banken, Versicherungen, Verbände und Vereine lassen den Druck im Rechtsmarktkessel steigen. Die Folge: Geschäftsmodelle, die gestern noch funktionierten, sind im Handumdrehen überholt.

Keine Frage: Bei mittlerweile über 160.000 zugelassenen Anwältinnen und Anwälten wird es für den einzelnen Berufsträger immer schwerer, sich aus der Masse hervorzuheben. Selbst Titel, Berufserfahrungen, Branchenkenntnisse und Spezialisierungsgrade nutzen nichts, solange sie nicht im richtigen Umfeld, zur richtigen Zeit und in der richtigen Verpackung kommuniziert werden.

Sie machen alles genau wie immer, doch die Mandanten bleiben aus? Dann ist es höchste Zeit für neue Wege. Und das heißt: Die Verkaufs- und Marketingmaschinerie für Ihre Rechtsdienstleistungen muss aus allen Rohren donnern. Doch die Vorstellung, ein Verkäufer zu sein, weckt in vielen Anwälten nicht gerade Enthusiasmus.

Fast alles kann man heute finanzieren: Küche, Smartphone, Auto. Selbst Schönheitschirurgen bieten Facelifting u. ä. gegen Ratenzahlung an. Anwälte sind da bisher konservativ und erwarten den Rechnungsbetrag en bloc. Doch auch hier bahnt sich ein Wandel an, den Kanzleien nicht verschlafen sollte, Drittfinanzierung hilft Anwalt und Mandant und vielleicht sogar dem Recht zur Geltung. 

Anwälte dürfen nach einer Entscheidung des LG Essen ihre Konkurrenten mit dem Angebot einer Erstberatung zum Nulltarif zur Weißglut treiben. Für außergerichtliche Beratung gibt es keine RVG-Vorgaben. Erst, wenn sie mit dem Preiskampf Konkurrenten bewusst verdrängen oder vernichten wollen, sei die Grenze lauteren Wettbewerbs überschritten.

Kürzlich hat die Satzungsversammlung, das Parlament der Anwaltschaft, die Einführung des 21. Fachanwaltstitels beschlossen: den Fachanwalt für internationales Wirtschaftsrecht. Mittlerweile werden die Fachanwaltstitel, die Anwälte führen dürfen, fast unübersichtlich. Und fraglich ist auch, ob das formal ausgewiesene Expertentum wirtschaftlich immer Sinn macht.

Bei der Übermittlung fristgebundener Schriftsätze mittels Telefax muss der Rechtsanwalt durch organisatorische Maßnahmen sicherstellen, dass der Sendebericht nicht nur auf vollständige und fehlerfreie Übermittlung des Textes, sondern auch auf die richtige Empfängernummer kontrolliert wird. Laut BGH reicht dafür die Überprüfung der geräteintern verwendeten Kurzwahl nicht aus.

Alljährlich im Herbst vollzieht sich in Deutschland dasselbe Ritual. Dann erwarten die Wirtschaftskanzleien, dass das neue Juve-Handbuch herauskommt. Denn das Werk informiert nicht nur über das Dienstleistungsangebot von knapp 1.000 Kanzleien im Wirtschaftsrecht, es bewertet sie auch in Texten und Rankings. Doch es steht damit nicht allein.

Pro-bono-Beratung, die weithin übliche Bezeichnung für unentgeltliche Rechtsdienstleistungen, muss nicht nur aus reiner Nächstenliebe erfolgen. Überlegt eingesetzt, stärkt pro bono eine Kanzlei in vielerlei Hinsicht und macht letztlich so auch ökonomisch Sinn.

Wer kennt ihn nicht, den BMW-Slogan „Freude am Fahren“, den der bayerische Autobauer seit 1965 zu seinem Markennamen führt. Normal ist diese Treue zum Slogan allerdings nicht. Deutsche DAX-Unternehmen wechseln mittlerweile rund alle fünf Jahre ihren Slogan komplett aus. Das gilt auch für Anwaltskanzleien - die sich bei Slogans ohnehin wenig kreativ zeigen.

Welche Dynamik eine starke Marke entfalten kann, verdeutlicht etwa das iPhone von Apple. Was steckt hinter dieser Markenmagie? Und warum nutzen nur wenige Kanzleien Erkenntnisse der Betriebwirtschaft zum Markenaufbau, obwohl der Anwaltsmarkt extrem kompetitiv ist und gute Leistung allein nicht mehr ausreicht, um sich abzuheben?

Tausende Kanzleien kämpfen in Deutschland täglich um Mandanten. Und alle versprechen hohe Qualität. Doch das reicht heute bei weitem nicht mehr, um sich am Markt zu unterscheiden. Auf die richtige Markenstrategie und -technik kommt es an. Hier einige - auch überraschende - Beispiele und Vergleiche.

Ärgerlich, wenn Mandanten nach getaner Tat die Dienstleistung nicht honorieren. Doch viele Wege führen nach Rom: Anwälte können Forderungen gegenüber ihren Mandanten nicht nur an anwaltliche Verrechnungsstellen abtreten. Sie können auch selber einen Käufer für ihre Forderung finden. Dafür ist das Internet prädestiniert.

Schon immer gab es die in einer Kanzlei angestellten Anwälte. Doch meist handelte es sich früher bei der Anstellung um ein Übergangsstadium zur Partnerschaft. Arbeitsrecht spielte da kaum eine Rolle. Anders heute: Mit der Verdoppelung der Anwaltschaft in 15 Jahre und dem Trend zur Großkanzlei wird der dauerhaft angestellte Anwalt mehr und mehr zum Normalfall. Doch nicht immer wird er wie ein Arbeitnehmer behandelt, das gilt erst Recht in der Law-Firm.

Hand auf's Herz: Würden Sie als Mandant Ihre Kanzlei wegen einer Rechtsberatung aufsuchen, nachdem Sie zuvor Ihre Kanzlei-Homepage oder Ihr Profil bei Xing oder Facebook besucht haben? Haben Sie sich auch schon gefragt, warum so viele Schrott-Anfragen über das Internet bei Ihnen aufschlagen?

Von den rund 15 Milliarden Euro, die die deutsche Wirtschaft für Werbung ausgibt, entfallen rund 900 Mio. EUR auf die Hörfunkwerbung. Meistens ist die Radio-Werbung schrill und laut. 70 % der Spots arbeiten zudem mit Comedy-Elementen. Gute Chancen bietet das Medium Anwälten, die es verstehen, über Radiowerbung Vertrauen aufzubauen. Sie setzen damit auf ein Zukunftsmedium.

Spektakuläre Kanzleipleiten wie diejenige von Dewey & LeBoeuf zeigen, dass Wachstum um jeden Preis noch lange keine Strategie darstellt. Das Anheuern von in der Vergangenheit erfolgreichen Anwälten auf Pump führt ins Chaos, wenn die neuen Partner nicht vom Stand weg zünden. Eine Strategie zu verfolgen, ist dennoch wichtig. Es muss nur die richtige sein.

Es kommt immer wieder vor, dass Anwälte während laufender Verfahren ausgetauscht werden. Doch Parteien, die das nur machen, um die Gegenseite mit höheren Kosten zu sanktionieren, laufen am Ende in die eigene Falle.