Kanzleiorganisation

Wie sieht die Zukunft der Steuerkanzlei aus? Im Rahmen der Initiative Zukunftskanzlei haben wir dazu mit unterschiedlichen Expertinnen und Experten aus der Branche gesprochen. Michael Bark ist Steuerberater und Partner einer 20-köpfigen Kanzlei. Wieso er bei der Digitalisierung alle mitnehmen möchte, erklärt er im Interview.

Der Report "#Zukunftskanzlei reloaded" beleuchtet, wie sich das Bild der Kanzlei der Zukunft in den vergangenen Jahren verändert hat. Die Ergebnisse zeigen: Besonders die Kommunikation hat sich in den Kanzleien gewandelt. Experten-Netzwerke werden in der Zukunft eine noch größere Rolle spielen.

Der Report „#Zukunftskanzlei reloaded“ beleuchtet, wie sich das Bild der Kanzlei der Zukunft in den vergangenen Jahren verändert hat. Die Ergebnisse zeigen: Besonders die Kommunikation hat sich in den Kanzleien gewandelt. Experten-Netzwerke werden in der Zukunft eine noch größere Rolle spielen.

Im Unternehmen smartsteuer gibt es seit 2019 keine Hierarchien mehr. Können Steuerkanzleien von diesem Führungsmodell lernen?

Wie sieht die Zukunft der Steuerkanzlei aus? Im Rahmen der Initiative #Zukunftskanzlei haben wir dazu mit unterschiedlichen Expertinnen und Experten aus der Branche gesprochen. Sarah Klinkhammer, 27 Jahre alt, ist durch ein duales Studium Steuerassistentin geworden. Gemeinsam mit ihren Kolleginnen dreht sie nach Feierabend Videos für ihren Youtube-Kanal „Wir lieben Steuern“. Wie sie sich die Zukunft der Branche vorstellt, erzählt sie im Interview.

Aufgeschreckt durch den Corona-Schock, versuchen zahlreiche Branchen, sich besser auf die Zukunft vorzubereiten und fragen sich: Wie bleibt mein Unternehmen auch in Krisenzeiten widerstandsfähig und gewinnbringend? Dabei rücken immer stärker die Angestellten in den Fokus, die nicht nur „Dienst nach Vorschrift“ machen - sondern selbst unternehmerisch agieren.

Während energieintensiv produzierende Mandantenunternehmen längst versuchen, nachhaltiger zu wirtschaften, fragen sich Wissensdienstleister gerade eher noch, wie groß ihr Beitrag eigentlich sein könnte. Doch auch in Steuerberatungskanzleien geht die Frage nach der Nachhaltigkeit weit über den Aspekt des papierarmen Büros hinaus. Wie sie Prozesse und Strukturen ganz unmittelbar nachhaltiger organisieren können, weiß Claudia Ricci, wissenschaftliche Mitarbeiterin am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation in Stuttgart.

Die Steuerberatungsbranche wird nicht "wegdigitalisiert", ist sich BStBK-Präsidialmitglied Alexander C. Schüffner sicher. Dennoch steht sie vor der Herausforderung, qualifiziertes Personal zu gewinnen. Wie dies gelingen kann, beschreibt Alexander C. Schüffner im Interview.

Zeit ist ein knappes Gut in Steuerkanzleien. Eine Möglichkeit, damit umzugehen, ist das Zeitmanagement. Doch geht das überhaupt – noch effizienter arbeiten? Oder gibt es vielleicht auch andere Lösungen?

In der Kanzlei von Erich Erichsen hat die 25-Stunden-Woche die klassische 40-Stunden-Woche abgelöst. Warum er sich zu diesem Schritt entschieden hat und was die neue Arbeitswoche für sein Team bedeutet, erklärt der Kanzleiinhaber im Interview.  

Klassische Projektmanagement-Methoden sind in Steuerkanzleien allgegenwärtig und für viele Prozesse nach wie vor Garant für den Erfolg. Doch manchmal stoßen die plangesteuerten, klassischen Projektmanagement-Methoden an ihre Grenzen. Wann agiles Projektmanagement die bessere Wahl ist und welche Methoden sich besonders gut für den Einsatz in der Steuerkanzlei eignen.

Melchior Neumann hat während seiner Ausbildung zum Steuerfachangestellten einen Blog für Steuernachwuchskräfte aufgebaut. Jetzt, sieben Jahre später, treibt ihn als Kanzleimanager immer noch die Frage um, was sich junge Talente von der Branche erhoffen.

Fast sämtliche Recruiting-Maßnahmen müssen sich derzeit in virtueller Form abspielen – auch in der Steuerberatungsbranche. Wie das funktioniert, welche Auswirkungen das auf die Anzahl der Bewerber und die Steuerberaterexamina hat, weiß Dr. Matthias Weber, Leiter des Personalmarketings bei Rödl & Partner.

Lange hat die Branche schon darauf gewartet: Nun soll eine neue Fortbildung zum „Fachassistenten Digitalisierung und IT-Prozesse (FAIT)“ die Digitalisierung in den Kanzleien voranbringen. Dipl.-Kfm. StB Alexander C. Schüffner, Präsident der StBK Berlin,  erklärt das neue Angebot.

Überlässt ein Rechtsanwalt einer Mitarbeiterin die Prüfung des Vorhandenseins einer gültigen qualifizierten elektronischen Signatur auf fristgebundenen Schriftsätzen, bedarf es detaillierter, eindeutiger Anweisungen. Grund: Kontrolle einer elektronischen Signatur ist ungleich anspruchsvoller als der Blick auf einen analogen Schriftsatz.

Ein digitaler Prozess macht aus einer Steuerkanzlei noch keine innovative Organisation. Wer wandelbar werden und bleiben will, muss sich mit mehr beschäftigen als Technologien und Prozessen.

Das Corona-Jahr 2020 war eine große Herausforderung, auch für den Berufsstand der Steuerberater*innen. Geht es die nächsten Monate so weiter? Wagt man den Blick in die nahe Zukunft, zeichnen sich heute bereits Entwicklungen ab, die die Branche 2021 mit Sicherheit bewegen werden.

„Wie führen wir eine robuste und anpassungsfähige Kanzlei?“ – dieser Frage geht Berater Stefan Lami gemeinsam mit Kanzleien nach. Warum die Antwort darauf nicht ständig neu erfunden werden muss, erklärt er im Interview.

Irgendwann ist es in jeder Kanzlei soweit: Der Inhaber möchte sich zur Ruhe setzen und sucht einen Nachfolger. Dieser soll die Kanzlei würdig weiterführen und für die Übernahme einen guten Preis zahlen. Früher war das ein Selbstläufer. Doch die Zeiten ändern sich. Immer schneller.

Wird ein Rechtsmittel beim falschen Gericht eingelegt und weist das Gericht den Rechtsanwalt noch vor Ablauf der Rechtsmittelfrist darauf hin, dann kann wegen der Versäumung der Frist keine Wiedereinsetzung in den vorherigen Stand gewährt werden.

Routinetätigkeiten auf höherem Niveau gibt es in Steuerberatungskanzleien genügend. Erst Anfang Juni kamen durch die vom Gesetzgeber gewollte Prüfung der Voraussetzungen für die Antragsstellung der Überbrückungshilfen wieder neue hinzu. Viele solcher Aufgaben erledigen Berater heute höchstpersönlich. Böte da nicht eine mittlere Qualifikationsstufe von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit erweiterten Kompetenzen eine interessante Perspektive?

Viele Kanzleien beschäftigen sich mit der Prozessautomatisierung durch neue Technologien, bekannt als „Legal Tech“. Wie der BGH nun bestätigt hat, gelten auch für die automatisierte Prozessführung von Massenverfahren keine anderen Organisationsregeln als für herkömmliche Verfahren.

Digitalisierung ist mehr als die Implementierung neuer Technologien und die Frage, wie man damit richtig umgeht: Digitalisierung verursacht eine Transformation, die die komplette Organisation betrifft. Deshalb braucht es eine Person, die in der Kanzlei all diese Veränderungen koordiniert und begleiten kann.

Über mangelnde Arbeit können sich Steuerberater in diesen Tagen nicht beklagen. Die Telefone laufen heiß, die Sorgen und Anfragen der Mandaten wachsen und wechseln nahezu täglich. Eine besondere Situation, aus der sich schon jetzt erste Erkenntnisse ziehen lassen.

Unentschlossenheit zahlt sich nicht aus. Wer sich als Steuerberater nicht mit den Trends und Entwicklungen der Zukunft befasst, kann in wenigen Jahren den Anschluss verpasst haben. Grund dafür: Die Digitalisierung schreitet voran und bringt teils grundlegende Veränderungen mit sich.

Welche Kompetenzen brauchen die Steuerexperten der Zukunft? Mit dieser Frage hat sich Walter Brenner, Wirtschaftsinformatiker und Design-Thinking-Experte von der Universität St. Gallen auseinandergesetzt.  

Zum 25.5.2018 trat EU-weit die DSGVO in Kraft. Sie gilt nicht nur für Behörden und Unternehmen, sondern auch für die freien Berufe, also auch für Rechtsanwälte. Eine Verletzung der Vorschriften zum Datenschutz kann zu empfindlichen Sanktionen führen. Deshalb ist die Umsetzung auch für Kanzleien oberstes Gebot. Hier ein Überblick mit Hinweisen zu Seminaren und Downloads.

Anwälte sollten sich weder durch Zeitdruck noch von ihren Mandanten von sinnvollen Routinen abhalten lassen. Selbst wenn diese eine weit über dem Rahmen liegende Anwaltsvergütung im Voraus leisten, sollte eine Honorarvereinbarung erfolgen, die den Formvorschriften entspricht. Anderenfalls kann der Vergütungsanspruch auf die gesetzlichen Gebühren beschränkt sein.

Solange Anwälte zurückdenken können, besteht der Rechtsberatungsmarkt aus unüberschaubar vielen lokalen Klein(st)kanzleien, einigen regionalen mittelständischen Kanzleien und wenigen wirtschaftsrechtlich ausgerichteten Großkanzleien. National bekannte Marken suchte man in dieser friedlichen Co-Existenz bisher vergeblich. Die Digitalisierung ist gerade dabei das zu ändern.

Ein Anwalt darf im Nebenberuf auch eine Immobilienverwaltung betreiben. Doch darf er beide Berufe in denselben Räumlichkeiten ausüben? Das hatte eine Rechtsanwaltskammer verneint und einem Anwalt deshalb einen belehrenden Hinweis geschickt: Er müsse, zur Wahrung der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht, beide Berufe räumlich getrennt voneinander ausüben. Was meint der BGH?

Wie bestimmen Kanzleisoftware, Online-Akquise, Recherche-Tools und Fortbildung im Netz bereits jetzt die Qualität und Wettbewerbsfähigkeit der meisten Kanzleien. Mit dieser Frage beschäftigt sich Rechtsanwalt Bernfried Rose von ROSE & PARTNER LLP.

Immer mehr Startups setzen auf die Digitalisierung der Rechtsberatung. Welche Anbieter werden erfolgreich sein und wie werden sie den Markt verändern? Rechtsanwalt Bernfried Rose von ROSE & PARTNER LLP. nimmt verschiedene Legal Tech-Geschäftsmodelle unter die Lupe.

Der diesjährige Anwaltstag hat das Thema Innovation durch Digitalisierung durchleuchtet. Alle Experten sind sich einig: Die Legal Technology wird den Anwaltsberuf langfristig nachhaltig verändern. Die Weichen dafür werden heute gestellt und Angst ist dabei kein guter Ratgeber, sie verstellt den Blick auf Chancen und Möglichkeiten.  

Schneller, besser, billiger – so lautet das Versprechen der Digitalisierung für Anwälte und Mandanten. Neue Technologie wird nicht nur den Kanzleialltag effizienter gestalten, sondern der Rechtsdienstleistungsbranche auch neue Akteure und Geschäftsmodelle bescheren. Wo geht die Legal Tech-Reise hin und wer werden die Gewinner und Verlierer sein?

Wer als Spezialist wahrgenommen werden will, kann in Veröffentlichungen jenseits der Fachpresse punkten. Diese Form der Pressearbeit eines Anwalts ist immer auch ehrliche Übersetzungs- und Aufklärungsarbeit. Denn was sich Juristen untereinander an den Kopf werfen, verstehen Mandanten nicht ohne weiteres. Um durchzudringen, ist Umsetzung von Kompliziertem in die Alltagssprache gefragt.

Um Mandate zu gewinnen und sein persönliches Image und das Ansehen seiner Kanzlei zu steigern, sollte der Anwalt nicht nur gelegentlich in Fachzeitschriften glänzen. Auch ein seriöser, aber gut lesbarer Aufsatz in populären Medien sorgt für Sichtbarkeit und kann Kompetenz vermitteln. Er darf allerdings nicht an der Zielgruppe vorbei konzipiert sein.

Pünktlichkeit, Genauigkeit und Ehrlichkeit sind die Tugenden, die der Kanzleimanager von seinen Mitarbeitern einfordern darf und muss. Denn ohne Fleiß kein Preis und kein Drehtüreffekt bei Mandanten. Und der Weg zum Reichtum führt in der Rechtsberatung direkt über die Servicekultur. Doch was ist guter Service und was ist sein Gegenteil?

Wer kennt sie nicht, die älteren Herren mit silberner Haarpracht, die noch in hohem Alter dem Anwaltsberuf nachgehen. So schön es ist, diese Elder Statesmen bei bester Gesundheit ihren beruflichen Pflichten nachgehen zu sehen – zur Regel sollte man das Arbeiten bis zum Umfallen nicht machen.

Viele Anwälte definieren sich nach wie vor fast ausschließlich über ihr fachliches Wissen. Umso erstaunter nehmen sie oft zur Kenntnis, dass ehemalige Kommilitonen, die als Studenten von ihnen "gecoacht" wurden, nun beruflich an ihnen vorbeiziehen. Was sie nicht bedenken: Service sticht nicht selten fachliche Expertise, schlechter Kanzlei-Service zieht das inhaltlich gute Ergebnis in der Mandantenwahrnehmung manchmal herunter.

Die Innovationszyklen bei Bürogeräten wie Druckern, Kopierern, Scannern und Telefonanlagen werden immer kürzer. Spätestens alle drei bis fünf Jahre werden diese von der Kanzlei zumeist entsorgt. Dabei tut sich eine gefährliche Sicherheitslücke auf.

Noch viel zu selten und inkonsequent nutzen Anwälte Haushaltswerbung für die erfolgreiche Akquise neuer Mandanten. Dabei lassen sich potenzielle Mandanten kaum besser ansprechen als über Papier – und das gerade in Zeiten, in denen alle über Digitalisierung reden.

Rechtsabteilungen vereinbaren mit den von ihnen beauftragten Anwälten häufig Jahresflatrates, um bei dem Anwaltsrechnungen am Ende des Jahres keine bösen Überraschungen zu erleben. In der Beratung kleinerer Unternehmen oder gar Verbraucher finden sickh entsprechende Anwaltsflatrates seltener.

Der Anwalt ist zwar der Vertreter in allen rechtlichen und damit auch steuerrechtlichen Angelegenheiten. In der Praxis sieht es indes anders aus. In vielen kleinen bis mittelständischen Betrieben genießen die Steuerberater das Vertrauen der Unternehmer. Anwälte müssen vernetzter denken, wenn sie als Berater Nr. 1 wahrgenommen werden wollen.

Weit über 100 Milliarden E-Mails schickten sich Geschäftsleute im vergangenen Jahr gegenseitig zu. Auch in der Kanzleiwelt ist die E-Mail fester Bestandteil der internen wie externen Kommunikation. Überfüllte Postfächer und das anschließende Abarbeiten der E-Mail-Flut gehören zu den lästigen Alltagsroutinen vieler Anwälte.

Egal, ob als Einzelkämpfer oder Mitglied einer Kanzlei – Anwälte müssen sich in der schieren Masse von Berufsträgern gut vermarkten, wollen sie nicht in der Versenkung verschwinden. Es gilt, ein glaubwürdiges und professionelles Bild von sich solide und sichtbar in der Öffentlichkeit zu verankern. Dies Bild muss dem angestrebten Aufgabenfeld entsprechen und der "Rahmen" darf nicht abgegriffen und lieblos rüberkommen.

Mit der Novellierung der ReNoPat–Ausbildungsverordnung, welche am 1.08.2015 in Kraft getreten ist, soll den heutigen Anforderungen einer modernen Kanzlei Rechnung getragen und das Qualitätsniveau der Fachangestellten gesichert werden. Die BRAK appelliert in diesem Zusammenhang auch gleich  an die Anwaltschaft, entsprechend Fachpersonal auszubilden.

In vielen Branchen wie der Lebensmittel- oder Textilindustrie zeigt sich die Einfallslosigkeit der Marketingabteilungen  in immer neuen Preiskämpfen. Das können sich Anwälte nicht erlauben. Mieten, Nebenkosten und Gehälter steigen unaufhaltsam. Fallbearbeitung im Schnellverfahren strafen Richter und Gegenanwälte unerbittlich ab. Um zu überleben, müssen die Advokaten ihre Preise sogar regelmäßig anheben. Aber wie?  

Viele Rechtsanwälte haben das Thema IT-Sicherheit im Kanzleiumfeld bereits im Fokus und sind sich der Gefahren und Folgen von Cyberspionage und Datendiebstahl bewusst. Trotzdem haben noch nicht alle Kanzleien Sicherheitsleitlinien implementiert. Wo gilt es nachzurüsten, um einen reibungslosen Arbeitsablauf, höchstmögliche Datensicherheit und stabile Online-Verbindungen zu gewährleisten,  um optimal vor Cyberangriffen geschützt zu sein?

Die Frist ist der Herzschlag der Anwaltskanzlei: Ist der Zugriff auf einen ausschließlich elektronisch geführten Fristenkalender wegen eines technischen Defekts einen ganzen Arbeitstag lang nicht möglich, muss der Anwalt aktiv werden. Wie, das sagt ihm der Bundesgerichtshof in einer neuen Entscheidung.

Der harte Verdrängungswettbewerb bei fortlaufend steigenden Kosten auf dem Rechtsmarkt hält unvermindert an. Kanzleien, denen es an Größe oder Spezialisierung mangelt, stehen dabei schnell mit dem Rücken an der Wand. Dem kann sich nachhaltig nur entziehen, wer eine echte Gewinnstrategie hat und diese konsequent in die Realität umsetzt. Reine Sparsamkeit wird es dauerhaft nicht richten.