Fachbeiträge & Kommentare zu Kanzleiorganisation

Eine Geschäftsmodellentwicklung beginnt mit strategischen Überlegungen und verlangt im Regelfall Schritte, welche als Grundvoraussetzung vorbereitet werden sollten. Geschäftsfelder, auch auf Basis der Digitalisierung, sind dann erfolgreich, wenn diese auf skalierbaren Dienstleistungen aufbauen. Dies setzt voraus, dass ein Changemanagement angestoßen und vorangetrieben wird. ...mehr

Rz. 54 Die zur Buchführung verpflichtete Person ist der Kaufmann, der auch die Verantwortung für eine den GoB entsprechende Erledigung dieser Pflicht trägt. Es handelt sich nicht um eine höchstpersönliche Pflicht, weshalb der Kfm. für die Erledigung seiner Pflicht auch Hilfspersonen bzw. Dritte einsetzen darf bzw. innerhalb des Kreises der verpflichteten Personen die Pflicht...mehr

Rz. 39 Die Buchführung auf Datenträgern ist nach § 239 Abs. 4 HGB zulässig; als Datenträger kommen infrage: Mikrofilm oder andere Bildträger und EDV-Datenträger. Rz. 40 Bei der Mikrofilm-Buchführung erfolgt die Dokumentation der Buchführung nicht in Papierform, sondern auf Mikrofilm; diese Form der Buchführung spielt in der heutigen Praxis keine wesentliche Rolle mehr. Rz. 41 Be...mehr

Die strategische Analyse dient dem Zweck, den strategischen Handlungsbedarf Ihrer Kanzlei aus verschiedenen Blickwinkeln zu konkretisieren und die eigenen persönlichen Annahmen über Märkte, Mandanten, relevante Technologien und Geschäftsmodelle in der Steuerberatung intensiv zu hinterfragen. Es geht darum, zunächst den Wahrnehmungshorizont zu erweitern – deutlich über die Per...mehr

Geradezu zwangsläufig ergibt sich aus einer neuen, für die Zukunft angestrebten strategischen Positionierung, dass die Strukturen und Prozesse der Kanzlei angepasst werden müssen. Je nachdem, auf welchem Niveau von Organisiertheit sich Ihre Kanzlei vor einem Strategieprozess befindet, ergeben sich aus Ihrer Strategie unterschiedliche Teilprojekte der organisatorischen Anpass...mehr

Begriff Organisation ist die Gestaltung betrieblicher Abläufe und Verfahrensweisen mit dem Ziel, möglichst sachgemäß zu handeln und bestimmte Vorgaben zu erreichen. Die Berufspflichten des Steuerberaters (Steuerberatungsgesetz, Berufsordnung) geben den Mindestrahmen der Kanzleiorganisation vor. Steuerberater sind verpflichtet, die für eine gewissenhafte Berufsausübung erfor...mehr

Überblick Eine aktive und zielorientierte Honorarpolitik ist unerlässlich, um einen erfolgreichen Weg zur Honoraroptimierung einzuschlagen. Denn die Gebühren für die vom Steuerberater erbrachten Leistungen sichern seine berufliche und private Existenz, die seiner Familie und der in der Kanzlei tätigen Mitarbeiter. Damit kommt der Gebührenerhebung eine grundlegende Bedeutung ...mehr

Rechtsfachwirtin Viviane Schrader, Wenn der Mandant gerne zahlt – Tipps und Ideen für das Abrechnungsmanagement, RENOpraxis 2023, 33 In ihrem Beitrag gibt die Autorin einige Tipps, wie in der Anwaltskanzlei durch eine perfekt durchdachte und umgesetzte Organisation die Zahlungsbereitschaft des Mandanten gefördert werden kann. Zunächst erörtert Schrader, welcher Zeitpunkt der B...mehr

Rz. 53 Nicht alle Neuerungen der Technik sind für den BGH für wirksame Prozesshandlungen einsetzbar. So hat der BGH entschieden, dass eine in Computerschrift erfolgte Wiedergabe des Vor- und Zunamens eines Rechtsanwalts unter einer als Computerfax übermittelten Berufungsbegründungsschrift den Anforderungen des § 130 Nr. 6 Hs. 2 ZPO nicht genügt.[55] Hierzu die Leitsätze des ...mehr

Rz. 1 Stand: EL 131 – ET: 09/2022 Unter Digitalisierung ist einerseits die Übertragung analoger Informationen in eine Form, die sich elektronisch speichern und bearbeiten lässt, und andererseits der Wandel hin zu elektronisch unterstützten Prozessen durch Informations- und Kommunikationstechniken zu verstehen. Die Digitalisierung hat in den vergangenen Jahrzehnten stetig zuge...mehr

Online-Einführung zum Crashkurs Verkehrsrecht – kostenfrei Online, 29. Juni 2022 (1,0 Std. – kein FAO) Crashkurs Verkehrsrecht – für (Wieder-)Einsteiger Königstein im Taunus, 22./23. August 2022 (13,00 Std. – kein FAO) Onlineseminare Onlinekolleg Kanzleimanagement – 2. Quartal – Erfolg durch optimierte Kanzleiorganisation Online, Dienstag, 14. Juni 2022 (2,5 Std. – kein FAO) Onlin...mehr

I. Die Beteiligte zu 1 ist die Ehefrau des Erblassers. Die Beteiligten zu 2 und 3 sind die Kinder des Erblassers und der Beteiligten zu 1. Der Erblasser und die Beteiligte zu 1 errichteten am 15.10.2001 einen Erbvertrag, der vom Beteiligten zu 4 unter UR-Nr. 5424/2001 beurkundet wurde. Am selben Tag setzten die Eheleute ein von beiden unterzeichnetes handschriftliches Schreib...mehr

Liebe Leserinnen und Leser, unter der Rubrik "Literaturkritik: Erbrecht" stellen wir monatlich eine Auswahl von Neuerscheinungen aus dem Bereich des Erbrechts, des Erbschaftsteuerrechts sowie der erbrechtsrelevanten Nebengebiete vor. von Ulf Schönenberg-Wessel, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Erbrecht und Notar, Kiel Blaeschke, Praxishandbuch Notarprüfung, Geschäftsprüfungen nach § ...mehr

10. DAV-VerkehrsAnwaltsTag 2022 Hamburg und Online, 29./30. April 2022 (10,0 Std. FAO) Onlineseminare Onlineseminar – Unfallspuren lesen, auswerten und richtig verwerten! Online, Mittwoch, 27. April 2022 (2,5 Std. FAO) Onlineseminar – Alkohol und Drogen im Straßenverkehr – Update für Verkehrsrechtler Online, Dienstag, 10. Mai 2022 (2,5 Std. FAO) Onlineseminar – Die Verkehrsanwältin...mehr

Rz. 104 Berufungsschrift (§ 519 Abs. 1 ZPO) wie Berufungsbegründung (§ 520 ZPO) sind bestimmende Schriftsätze, für die die diesbezüglichen Vorschriften gelten (§§ 129 ff. ZPO).[353] Daher ist die eigenhändige Unterschrift des Ausstellers – grundsätzlich unverzichtbare[354] – Wirksamkeitsvoraussetzung für eine rechtzeitige Berufungsschrift (§§ 519 Abs. 4, 520 Abs. 5, 130 Nr. ...mehr

Am 17.5.2010 ist die Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV) in Kraft getreten. Die DL-InfoV schreibt in Umsetzung der europäischen Dienstleistungsrichtlinie auch Steuerberatern vor, welche Informationen sie künftigen Mandanten unaufgefordert, und welche Informationen sie nur auf Anfrage zur Verfügung stellen müssen. Steuerberater mit Internetpräsenz könn...mehr

Vermutlich werden sich viele Kanzleien zukünftig und dauerhaft so organisieren, dass eine flexible Kombination von persönlichem und digitalem bzw. virtuellem Informationsaustausch zwischen den ­Mitarbeitern und mit den Mandanten möglich ist. Mit einer Kanzleiorganisation, die den unterschiedlichen Erwartungen aller Beteiligten gerecht wird, können die Ertragskraft und die We...mehr

Überblick Durch die Coronakrise haben sich die Arbeitsabläufe in vielen Kanzleien deutlich verändert. Der Informationsaustausch erfolgt überwiegend digital, das persönliche Mandantengespräch und der persönliche Kontakt zwischen Mitarbeitern wird durch virtuelle Kontakte ersetzt. Viele Steuerberater fragen sich derzeit: Werden wir diese spontan und teilweise improvisiert ents...mehr

Rz. 341 Bisher war es üblich, die Klageschrift mit ihren Abschriften und Anlagen per Post zu versenden, vielleicht auch in den (Nacht-)Briefkasten des Gerichts einzuwerfen oder dort in der Geschäftsstelle abzugeben bzw. abgeben zu lassen. Ist eine Frist zu wahren, muss bis zum Ablauf des betreffenden Tages die Klage bei dem zuständigen Gericht eingehen.[173] Rz. 342 Möglich i...mehr

Rz. 7 Die Kanzleiorganisation verfolgt verschiedene Ziele. Es ist nicht immer einfach, alle Ziele "unter einen Hut zu bringen" und dabei jedem einzelnen Ziel gerecht zu werden. Nachfolgend werden einige Aspekte von Zielvorstellungen angesprochen. I. Sicherheit Rz. 8 Wichtigstes Ziel der Kanzleiorganisation ist es, sicherzustellen, dass sämtliche Fristen und Termine beachtet we...mehr

A. Einführung Rz. 1 Eine Rechtsanwaltskanzlei besteht in aller Regel aus einer Vielzahl von einzelnen Mitarbeitern, die jeweils die unterschiedlichsten Tätigkeiten und Funktionen ausüben. Diese verschiedenen Menschen und Tätigkeiten zu koordinieren , sie zu einem sinnvollen Ganzen zusammenzufassen, ist Aufgabe der Kanzleiorganisation. Durch die Kanzleiorganisation werden also ...mehr

I. Papier- und E-Akten Rz. 96 Das zentrale Arbeitsmittel einer jeden Rechtsanwaltskanzlei ist die Akte. Wir unterscheiden die reine E-Akte , bei der alle Dokumente elektronisch gespeichert werden, von der Papierakte . Bei der Papierakte wird jeder Vorgang in einem gesonderten Papphefter, bei größerem Umfang in Ordnern, abgelegt, der nur die diesen Vorgang betreffenden Schriftst...mehr

I. Rechtsanwalt/Rechtsanwältin Rz. 19 Der Rechtsanwalt oder die Rechtsanwältin gibt der Kanzlei ihr Gepräge. Erst durch ihn oder sie wird das Büro zur Anwaltskanzlei. Rechtlich sind Rechtsanwälte einerseits Interessenvertreter ihrer Mandanten, an die sie über Geschäftsbesorgungsverträge (Sonderform des Dienstvertrags, §§ 611 ff., 675 BGB) gebunden sind. Ein Rechtsanwalt hat d...mehr

1. Ziele Rz. 121 Zentrales Ziel des Aktenaufbaus muss es sein, den Anwalt in jeder Phase des Verfahrens, insbesondere jedoch bei den Verhandlungen vor Gericht, in die Lage zu versetzen, sich ein umfassendes Bild von dem bei Gericht vorgetragenen Streitstoff zu verschaffen. Daneben soll sich der Anwalt jederzeit über den Stand der Angelegenheit auch im Hinblick auf die mit dem...mehr

I. Mandatsannahme Rz. 253 Dem Rechtsanwalt wird ein Mandat normalerweise entweder per Post, telefonisch oder persönlich erteilt. 1. Mandatserteilung per Post Rz. 254 Geht ein Schreiben mit einer Mandatserteilung in der Kanzlei ein, muss der Anwalt zunächst entscheiden, ob er das Mandat übernehmen will. Wichtig ist dabei die Prüfung, ob eine Interessenkollision vorliegt. Eine In...mehr

I. Einführung Rz. 49 In einer Rechtsanwaltskanzlei arbeiten meistens nicht nur Rechtsanwälte und Rechtsanwältinnen sondern auch Rechtsanwaltsfachangestellte . Daneben gibt es in Kanzleien mit mehr als einem oder zwei Anwälten oft Bürovorsteher bzw. Rechtsfachwirte . Darüber hinaus bilden viele Kanzleien auch Auszubildende aus. Aufgrund des immer größer werdenden Fachkräftemange...mehr

Rz. 14 Ziel der Büroorganisation ist es auch, dem Mandanten einen umfassenden, kompetenten und freundlichen Service zu bieten. Auch als unabhängiges Organ der Rechtspflege ist die Rechtsanwaltskanzlei ein Dienstleistungsunternehmen . Genau wie in anderen Dienstleistungsunternehmen hat der Kunde, der Mandant, einen Anspruch darauf, für das Geld, das er bezahlt, gut und kompete...mehr

Rz. 1 Eine Rechtsanwaltskanzlei besteht in aller Regel aus einer Vielzahl von einzelnen Mitarbeitern, die jeweils die unterschiedlichsten Tätigkeiten und Funktionen ausüben. Diese verschiedenen Menschen und Tätigkeiten zu koordinieren , sie zu einem sinnvollen Ganzen zusammenzufassen, ist Aufgabe der Kanzleiorganisation. Durch die Kanzleiorganisation werden also dem Einzelnen...mehr

Rz. 8 Wichtigstes Ziel der Kanzleiorganisation ist es, sicherzustellen, dass sämtliche Fristen und Termine beachtet werden, die nach den materiell-rechtlichen und prozessualen Vorschriften und Regeln zu beachten sind. Dieses vordringliche Ziel der Büroorganisation widerspricht in mancher Hinsicht einem effizienten betriebswirtschaftlichen Ablauf der Büroarbeit, ist jedoch un...mehr

1. Posteingänge in Papier Rz. 186 Die Behandlung der eingehenden Papier-Post richtet sich – wie vieles – nach der Struktur der jeweiligen Kanzlei und wird im Grunde genommen in jeder Kanzlei anders gehandhabt. In vielen Kanzleien wird die Post in der Regel vor dem Öffnen schon vorsortiert, soweit erkenntlich ist, dass eine bestimmte Stelle (z.B. Buchhaltung) Adressat ist. Der...mehr

Rz. 278 Eine große Zahl der Mandanten, die den Anwalt aufsuchen, sind rechtsschutzversichert . 1. Wesen der Rechtsschutzversicherung Rz. 279 Die Rechtsschutzversicherung übernimmt grundsätzlich die Kosten für gerichtliche Verfahren und die vorhergehende Rechtsberatung. Dabei sind jedoch gravierende Einschränkungen zu beachten. Zum einen bestehen die meisten Rechtsschutzversiche...mehr

1. Allgemeines Rz. 30 Es gibt auch heute noch viele Anwälte, die als sog. "Einzelanwalt" tätig sind. Nach § 27 Abs. 1 BRAO muss der Rechtsanwalt im Bezirk der Rechtsanwaltskammer, deren Mitglied er ist, eine Kanzlei einrichten und unterhalten. Viele Anwälte schließen sich jedoch zur gemeinsamen Berufsausübung zusammen. Hier gibt es verschiedene Rechtsformen. Sie erhalten nach...mehr

1. Grundsatz Rz. 83 Interesse eines wirtschaftlichen Kanzleibetriebes ist es, die Mitarbeiter an den Stellen einzusetzen, die ihrer Qualifikation entsprechen . Dies fördert zum einen die Motivation des Mitarbeiters, der nicht nur "stumpfsinniger" Tätigkeit ausgesetzt ist, sondern sich gefordert fühlt. Es spart daneben auch erhebliche Kosten. Wenig sinnvoll ist es beispielsweis...mehr

I. Einführung Rz. 88 Die Technik hat sich in den letzten 30 Jahren rasant entwickelt. Während vor 35 Jahren eine IBM-Kugelkopfmaschine der neueste Schrei war und Diktate oft noch in Stenogramm aufgenommen werden mussten, weil Diktiergeräte erst langsam in Kanzleien Einzug hielten, arbeiten nicht wenige Kanzleien heute sogar mit Spracherkennungsprogrammen. Kanzleien sind ohne ...mehr

Rz. 212 Man unterscheidet auch hier die herkömmliche Ausgangspost von der elektronischen Ausgangspost. 1. Herkömmliche Ausgangspost Rz. 213 Bevor die ausgehende Post kuvertiert wird, müssen die zu versendenden Schriftstücke daraufhin überprüft werden, ob alle Poststücke vom Anwalt unterschrieben sind. Ist dies nicht der Fall, darf das jeweilige Schriftstück nicht versandt werd...mehr

Rz. 87 Ein weiterer Aspekt, den die Anwälte einer größeren Kanzlei hinsichtlich ihrer Kanzleiorganisation zu bedenken haben, ist die Frage, ob einzelne Bürokräfte einzelnen Anwälten zugeordnet werden sollten , so dass für jeden Anwalt mindestens eine, im Wesentlichen ausschließlich für ihn arbeitende Bürokraft tätig ist. Dies empfiehlt sich schon deshalb, weil so die Bürokraf...mehr

Rz. 11 Ein weiteres Ziel der Kanzleiorganisation ist die Wirtschaftlichkeit der Arbeitsweise . Auch wenn der Rechtsanwalt nach der Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) in erster Linie ein unabhängiges Organ der Rechtspflege ist, ändert dies nichts daran, dass die Rechtsanwaltskanzlei ein Wirtschaftsunternehmen ist, das sich wie andere Wirtschaftsunternehmen Wettbewerbern stellen...mehr

Rz. 19 Der Rechtsanwalt oder die Rechtsanwältin gibt der Kanzlei ihr Gepräge. Erst durch ihn oder sie wird das Büro zur Anwaltskanzlei. Rechtlich sind Rechtsanwälte einerseits Interessenvertreter ihrer Mandanten, an die sie über Geschäftsbesorgungsverträge (Sonderform des Dienstvertrags, §§ 611 ff., 675 BGB) gebunden sind. Ein Rechtsanwalt hat die rechtlichen Interessen sein...mehr

Rz. 78 Einige Rechtsanwaltsfachangestellte übernehmen in der Kanzlei weitgehende Aufgaben im Bereich der Buchhaltung. Sie sind nicht nur für die Vorkontierung verantwortlich, sondern auch dafür, eingehende Fremdgelder mit offenen Honoraren zu verrechnen (soweit zulässig) und dem Mandanten zustehende Fremdgelder unverzüglich auszuschütten. Ihnen wird sowohl die Klärung von Ak...mehr

Rz. 82 In den meisten Rechtsanwaltskanzleien gibt es neben den ausgebildeten Rechtsanwaltsfachangestellten auch nicht ausgebildete Kanzleikräfte wie Boten, Office-Dienstleister etc. Diesen obliegen in der Regel technische Arbeiten wie das Abholen und das Sortieren der Post, die Bedienung der Telefonanlage, das Ziehen und Verräumen von Akten, die Besetzung des Empfangs, das E...mehr

Rz. 83 Interesse eines wirtschaftlichen Kanzleibetriebes ist es, die Mitarbeiter an den Stellen einzusetzen, die ihrer Qualifikation entsprechen . Dies fördert zum einen die Motivation des Mitarbeiters, der nicht nur "stumpfsinniger" Tätigkeit ausgesetzt ist, sondern sich gefordert fühlt. Es spart daneben auch erhebliche Kosten. Wenig sinnvoll ist es beispielsweise, Rechtsanw...mehr

Rz. 211 Sobald der Anwalt seine Verfügungen hinsichtlich der weiteren Postbehandlung getroffen hat, müssen diese ausgeführt werden. Dabei ist den vom Anwalt als dringlich gekennzeichneten Verfügungen (z.B. "bitte vorziehen") ein absoluter Vorrang zu geben. Diese müssen sofort erledigt werden. Ist dies wegen einer anderweitigen dringenden Sache nicht möglich, muss der Anwalt ...mehr

Rz. 253 Dem Rechtsanwalt wird ein Mandat normalerweise entweder per Post, telefonisch oder persönlich erteilt. 1. Mandatserteilung per Post Rz. 254 Geht ein Schreiben mit einer Mandatserteilung in der Kanzlei ein, muss der Anwalt zunächst entscheiden, ob er das Mandat übernehmen will. Wichtig ist dabei die Prüfung, ob eine Interessenkollision vorliegt. Eine Interessenkollision...mehr

Rz. 289 Teilt ein Mandant telefonisch zu einem Mandat etwas mit, muss gewährleistet sein, dass diese Mitteilung den Anwalt auch erreicht. Der das Telefonat annehmende Mitarbeiter muss folglich einen kurzen Vermerk anfertigen , aus dem sich Datum und Zeit des Telefonats , der Anrufer und die Sache , in der angerufen worden ist sowie das Begehren des Anrufenden ergeben. Der Verme...mehr

Rz. 154 Ist im vorherigen Abschnitt beschrieben worden, wie eine Akte aufgebaut ist, soll im Folgenden dargelegt werden, welchen Weg die Akte innerhalb der Rechtsanwaltskanzlei nimmt, damit die verschiedenen Arbeitsschritte, die für die Bearbeitung eines Mandats notwendig sind, zeit- und geldsparend erfüllt werden können. I. Aktenaufbewahrung Rz. 155 Die erste Frage, die sich ...mehr

Rz. 70 Rechtsanwaltsfachangestellte füllen die Mahnanträge online aus bzw. beantragen die Durchführung des Mahnverfahrens im elektronischen Verfahren und prüfen ihrerseits, ob alle Voraussetzungen für das Mahnverfahren erfüllt sind. Außerdem bearbeiten sie die eingehenden Antragsmonierungen des Mahngerichts. Ist die Zweiwochenfrist nach Zustellung des Mahnbescheides abgelauf...mehr

Rz. 77 Sehr häufig wird die außergerichtliche Unfallschadenbearbeitung von Kanzleimitarbeitern fast vollständig übernommen, soweit es sich um einfach gelagerte Fälle handelt. So wird für den Mandanten z.B. ein Sachverständiger beauftragt, das Anspruchsschreiben an die Versicherung gefertigt oder mit dem Mietwagenunternehmen korrespondiert. Wird eine Mithaftung von der gegner...mehr

Rz. 170 Jede Rechtsanwaltskanzlei erhält tagtäglich erhebliche Mengen an Post, die im Rahmen des Kanzleibetriebes zu bearbeiten sind. I. Posteingänge Rz. 171 Post kann eine Kanzlei über verschiedene Quellen erreichen. Zu nennen sind hier:mehr

Rz. 120 Die Akte enthält sämtlichen Schriftverkehr , der in dieser Sache geführt wird, somit also Schriftverkehr, der mit dem Mandanten, mit Dritten, mit Gegnern und mit Gerichten erfolgt. Zu jedem Schriftsatz sind die entsprechenden an das Gericht übermittelten Anlagen in der Akte abzuheften. Telefon- und Aktenvermerke , wichtige Briefumschläge (z.B. Zustellungen – das sind "...mehr

Rz. 121 Zentrales Ziel des Aktenaufbaus muss es sein, den Anwalt in jeder Phase des Verfahrens, insbesondere jedoch bei den Verhandlungen vor Gericht, in die Lage zu versetzen, sich ein umfassendes Bild von dem bei Gericht vorgetragenen Streitstoff zu verschaffen. Daneben soll sich der Anwalt jederzeit über den Stand der Angelegenheit auch im Hinblick auf die mit dem Mandant...mehr