§ 2 Kanzleiorganisation / E. Postein- und Postausgang

I. Allgemeines

Rz. 50

Die Bearbeitung des Postein- und auch Postausgangs ist eine Aufgabe, die keinesfalls unterschätzt werden darf und aufgrund Ihrer großen Bedeutung ausschließlich in den Aufgabenbereich einer ausgebildeten und mit der Kanzlei vertrauten Fachkraft fallen sollte. Insbes. die Fristenberechnung und Terminverwaltung bei der Eingangspost darf nur von einer ausgebildeten Fachkraft ausgeführt werden.

Rz. 51

Wichtig bei der Postbearbeitung ist,

Rz. 52

Sofern möglich, sollte die mit der Postbearbeitung betraute Fachkraft ausschließlich dieser Tätigkeit nachgehen und nicht durch andere Arbeiten abgelenkt werden. Gerade im Hinblick auf die Fristen- und Terminpost sollte der Mitarbeiter weder durch Telefon, Mandantenempfang noch durch andere Einflüsse gestört werden. Während dieser Tätigkeit sollten keine anderen Aufgaben zur Erledigung übertragen werden, da anderenfalls eine große Gefahrenquelle im Hinblick auf haftungsrechtliche Folgen entsteht, da Fehler bei Notieren von Fristen und Terminen unterlaufen können.

Die Kollegen und Kolleginnen, die "Einzelkämpfer" sind, können sich bei der Postbearbeitung nicht vom Telefonklingeln, Mandantenempfang, eiligen Rückfragen des Chefs entziehen. Sie müssen im besonderen Maße konzentriert arbeiten.

II. Arbeitsanweisung Posteingang

Rz. 53

Bei der Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sollten zwingend Arbeitsanweisungen getroffen werden. Angefangen vom Öffnen der Post, Heraussuchen aktenbezogener Post sowie der Bearbeitung von Post mit Fristen und Terminen.

Rz. 54

Eine Arbeitsanweisung sollte folgende Punkte enthalten. Sie kann beliebig erweitert und ergänzt werden.

1. Zuständige Bearbeiter des Posteingangs

Rz. 55