§ 2 Kanzleiorganisation / III. Bearbeitung des Posteingangs

1. Vollständigkeit

Rz. 64

Der Posteingang ist immer auf Vollständigkeit zu überprüfen. Sind in dem Schriftstück Anlagen aufgeführt, ist sofort zu überprüfen, ob die betreffenden Anlagen beigefügt sind. Ist ein Empfangsbekenntnis beigefügt, sind die in dem Empfangsbekenntnis genannten Anlagen mit den übersandten Schriftstücken auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen.

Wenn Sie hier Nichtübereinstimmungen feststellen, sollten Sie dies sofort auf einem Beizettel (ggf. ein sog. Haftnotizzettel) notieren und so an das Schriftstück anbringen, dass es für den RA oder den Bearbeiter der Akte sofort erkennbar ist.

2. Eingangsstempel

Rz. 65

Original-Urkunden und Dokumente, Kontoauszüge, Schecks sollten nicht mit einem Eingangsstempel versehen werden. Verwenden Sie hierfür ein Beiblatt, das Sie an das betreffende Dokument anheften und versehen Sie dieses Beiblatt mit einem Eingangsstempel.

Sie können wahlweise anstelle des Beiblattes auch den Briefumschlag, mit dem das Dokument übersandt wurde, verwenden.

3. Briefumschläge

Rz. 66

Vernichten Sie Briefumschläge nicht sofort. Oftmals kann der auf dem Briefumschlag versehene Posteingangsstempel vom Datum des Briefes erheblich abweichen und könnte als Nachweis oder Information dienen.

Rz. 67

Überprüfen Sie stets das Kuvert, ob es geöffnet oder beschädigt ist und vermerken Sie dies. Dies könnte letztlich als Beweisfunktion dienen. Nehmen Sie sodann eine "Leerkontrolle" vor, indem Sie überprüfen, ob Sie auch alles aus dem Kuvert entnommen haben. Schließlich sollten Sie auch eine Datumskontrolle vornehmen, indem Sie das Briefdatum mit dem aktuellen Kalenderdatum vergleichen. Fallen die Daten stark auseinander, sollten Sie auch dies vermerken, gerade im Hinblick auf fristgebundene Post.

Sofern auf dem Posteingang der Absender des Schriftstücks nicht zweifelsfrei erkennbar ist, sollten Sie de...