Fachbeiträge & Kommentare zu Kanzleiorganisation

Rz. 38 Es war lange Zeit unklar, ob die Gründung einer Rechtsanwalts Aktiengesellschaft (AG) zulässig ist. Der BGH hat dies im Jahr 2005 positiv entschieden.[3] Die Rechtsanwalts AG muss den wesentlichen Anforderungen, die in §§ 59c ff. BRAO genannt sind und an eine GmbH gestellt werden, genügen. Rz. 39 Es gibt in Deutschland nur wenige Rechtsanwalts Aktiengesellschaften. Wie...mehr

Rz. 47 Interessant ist eine Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts vom 12.1.2016. Denn nach dieser Entscheidung dürfte es in Zukunft auch Zusammenschlüsse von Anwälten mit anderen Berufsträgern wie z.B. Ärzten oder Apothekern, aber auch Architekten geben. Solche Kombinationen können in bestimmten Rechtsgebieten reizvoll und für den Mandanten Gewinn bringend sein. Rz. 48 Z...mehr

Rz. 141 Der Aktenlebenslauf (auch Tätigkeitsseite genannt) dient der Feststellung, wann welche Maßnahme in der Akte ergriffen worden ist. In der Regel wird hierzu ein gesondertes Blatt in der Akte geführt. Möglich ist selbstverständlich auch, den Aktenlebenslauf im Computer aufzunehmen. Eintragungen im Aktenlebenslauf können z.B. sein: Mahnantrag, 4.10.2019; Gerichtskostenei...mehr

Rz. 148 Der Handaktenbogen enthält im Übrigen die oben im Zusammenhang mit der Computererfassung bereits genannten Angaben über den Mandanten, den Verfahrensgegner und das Aktenzeichen sowie die Aktenkurzbezeichnung. Rz. 149 In einer Rechtsanwaltskanzlei sollte darauf geachtet werden, dass sämtliche Daten des Mandanten auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Es ist gerade be...mehr

Rz. 49 In einer Rechtsanwaltskanzlei arbeiten meistens nicht nur Rechtsanwälte und Rechtsanwältinnen sondern auch Rechtsanwaltsfachangestellte . Daneben gibt es in Kanzleien mit mehr als einem oder zwei Anwälten oft Bürovorsteher bzw. Rechtsfachwirte . Darüber hinaus bilden viele Kanzleien auch Auszubildende aus. Aufgrund des immer größer werdenden Fachkräftemangels werden heu...mehr

Rz. 143 Sinnvoll ist es, alle für die Vergütungsberechnung maßgeblichen Tätigkeiten des Anwalts ebenfalls in den Aktenlebenslauf einzutragen. Dies bedeutet, dass hier alle einen Vergütungsanspruch auslösenden Tätigkeiten der Kanzlei notiert werden müssen. Rz. 144 Es ist also zu vermerken, wenn ein Mahn- oder Vollstreckungsbescheid beantragt worden oder eine gerichtliche Inter...mehr

Rz. 161 Der Aktenumlauf ergibt sich zum einen durch Posteingänge und Anrufe in den verschiedenen Angelegenheiten, zum anderen aus der Bearbeitung von Fristen und Terminen und letztlich durch die einfache, bürointerne Wiedervorlage. Rz. 162 Grundsätzlich gilt, dass eine Akte so lange wie möglich an dem für sie vorgesehenen Platz bleiben sollte. Ist eine Bearbeitung der Akte du...mehr

Rz. 67 Im Bereich der Zwangsvollstreckung obliegt den Rechtsanwaltsfachangestellten oder anderen Mitarbeitern einer Kanzlei im Rahmen der Sachbearbeitung die Herbeiführung der Zwangsvollstreckungsvoraussetzungen zu einem bereits bestehenden Titel. Dies bedeutet, dass sie zum einen für die Beschaffung der Vollstreckungsklausel und für eine eventuell im Parteibetrieb notwendig...mehr

Rz. 79 Wichtige Mitarbeiter in Kanzleien sind häufig auch Auszubildende. Meistens sind in den Kanzleien ausgebildete Rechtsanwaltsfachangestellte oder Rechtsfachwirte für das Anlernen der Auszubildenden verantwortlich. Es gibt jedoch auch nicht wenige Rechtsanwälte, die alleine mit Auszubildenden arbeiten, vor allem, wenn sie sich in der Gründungsphase befinden. Hiergegen is...mehr

Rz. 201 Die Tatsache, dass jemand Telefax oder E-Mail statt einer normalen Briefsendung verwendet, bedeutet in heutiger Zeit zwar nicht mehr unbedingt, dass der Inhalt des Schreibens besonders eilbedürftig ist. Gleichwohl ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Telefax oder eine E-Mail bzw. elektronische Nachricht via beA eine eilig zu bearbeitende Mitteilung enthält, immer noc...mehr

Rz. 84 Die Zuordnung von Mitarbeitern wird in der Regel in kleineren Kanzleien oder der Einmannkanzlei unproblematisch sein, da solche mit wenigen Kräften auskommen und der Arbeitsanfall normalerweise eine Spezialisierung bei den Mitarbeitern entbehrlich macht, da jeder "alles können muss". Rz. 85 Anders stellt sich die Situation bei mittleren und größeren Kanzleien dar. Hier...mehr

Rz. 205 Der Anwalt sollte in jedem Fall so früh wie möglich die für ihn eingegangene Post durchsehen. Spätestens am Nachmittag des Eingangstages sollte der Anwalt sich ein Bild von allen Eingängen gemacht haben. Dies folgt schon daraus, dass viele Stammmandanten neue Mandate per Post erteilen. Ist dann in einem Mandat am Eingangstag zur Fristwahrung noch etwas zu veranlassen...mehr

Rz. 216 Wird Post elektronisch z.B. via beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach) versandt, ist u.a. zu prüfen:mehr

Rz. 96 Das zentrale Arbeitsmittel einer jeden Rechtsanwaltskanzlei ist die Akte. Wir unterscheiden die reine E-Akte , bei der alle Dokumente elektronisch gespeichert werden, von der Papierakte . Bei der Papierakte wird jeder Vorgang in einem gesonderten Papphefter, bei größerem Umfang in Ordnern, abgelegt, der nur die diesen Vorgang betreffenden Schriftstücke enthält. Häufig w...mehr

Rz. 264 Die telefonische Mandatserteilung ist nicht unproblematisch, da es hier schnell zu Missverständnissen kommen kann. Der Rechtsanwalt sollte – bevor er lange Telefonate mit einem potenziellen Mandanten führt – frühzeitig im Telefonat abklären, ob der Mandant ernsthaft ein neues Mandat erteilen will oder aber "sich nur mal kurz erkundigen wollte". Vergütungsprobleme im ...mehr

Rz. 125 Der Gerichtsteil einer Akte bildet das Spiegelbild der Akte, die das Gericht über das Verfahren führt . In ihn werden sämtliche Schriftstücke eingeheftet, die das gerichtliche Verfahren betreffen. Rz. 126 Es sind dies z.B.: Rz. 127 Im Zivil- und Arbeitsrechtsverfahren:mehr

Rz. 268 Der Begriff " Interessenkollision " wird zwar im juristischen Sprachgebrauch oft verwendet. Eine eindeutige Begriffsdefinition gibt es jedoch nicht. Unter Interessenkollision – auch Interessengegensatz oder Interessenwiderstreit genannt – wird im Allgemeinen das Zusammentreffen einander entgegengesetzter (widerstreitender) Interessen verstanden. Im Nachfolgenden soll d...mehr

Rz. 52 Rechtsanwaltsfachangestellte sind qualifizierte Mitarbeiter in einer Rechtsanwaltskanzlei, die i.d.R. eine dreijährige Ausbildung nach dem dualen Ausbildungssystem durchlaufen haben. Bei besonderer schulischer Vorbildung (z.B. Abitur) ist eine Verkürzung der Ausbildungszeit möglich. Rz. 53 Die Ausbildung von Rechtsanwaltsfachangestellten ist in der Verordnung über die ...mehr

Rz. 155 Die erste Frage, die sich in diesem Zusammenhang stellt, ist, wie und wo die Akten aufbewahrt werden sollten. Rz. 156 Für das WIE der Unterbringung bietet der Fachhandel eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme an. Die Formen der Registratur sind vielfältig:mehr

Rz. 71 Ob und inwieweit einer/einem Rechtsanwaltsfachangestellten das vorprozessuale Inkasso (Forderungseinzug) von Forderungen übertragen werden kann, hängt allein von den Fähigkeiten und der Sachkunde der Rechtsanwaltsfachangestellten ab. Es besteht die Gefahr, dass Forderungen geltend gemacht werden, die nicht oder nicht so bestehen, wie sie in dem vorprozessualen Schreib...mehr

Rz. 165 Ist das Mandat beendet, muss die Akte abgelegt werden. Die archivierten Akten sind mindestens fünf Jahre , Kostenunterlagen und Geschäftsbriefe aus steuerrechtlichen Gründen zehn Jahre aufzubewahren . Viele Kanzleien bewahren die Akten aber aus haftungsrechtlichen Gründen sogar noch länger auf . Dies ist auch aus meiner Sicht zu empfehlen. So kann z.B. ein Gericht bei P...mehr

Rz. 196 An einem Großteil der Gerichtspost, d.h. der von einem Gericht über das Gerichtsfach oder über den Postweg zugeleiteten Post, befindet sich ein Empfangsbekenntnis (in der Praxis auch EB genannt), das vom Rechtsanwalt unterschrieben an das Gericht zurückgesandt werden muss. Sofern die Übermittlung der Gerichtspost via beA erfolgt, wird auch hier bei entsprechenden Sch...mehr

Rz. 97 Das papierlose Büro hält unaufhörlich Einzug auch in Anwaltskanzleien. Die elektronische Akte hat Vorteile, aber auch einige Nachteile. Unter elektronischer Akte ist eine Datenbank zu verstehen, in der sämtliche Unterlagen und Dokumente zu einem Fall elektronisch erfasst sind. Was bisher in Papierform in der Akte vorhanden war (Schriftsätze, Korrespondenz mit dem Mand...mehr

Rz. 281 Ist der Mandant rechtsschutzversichert, entspricht es einer guten Kanzlei, für ihn eine Deckungszusage einzuholen, sofern dies der Mandant nicht bereits selbst getan hat. Grundsätzlich fallen für die Einholung der Deckungszusage Gebühren aus dem Wert der voraussichtlich entstehenden Kosten, von denen der Mandant befreit werden möchte, an. Sofern eine Kanzlei diese Ko...mehr

Rz. 133 Der Korrespondenzteil enthält sämtlichen Schriftverkehr, den die Anwaltskanzlei mit dem Mandanten oder Dritten (z.B. Sachverständige, Werkstatt, Jugendamt etc.) außergerichtlich führt . Eingeheftet werden insbesondere auch die Anschreiben, mit denen die Kanzlei Abschriften von Schriftsätzen dem Mandanten zugeleitet hat. Es empfiehlt sich dabei, ein Schriftstück, dass ...mehr

Rz. 186 Die Behandlung der eingehenden Papier-Post richtet sich – wie vieles – nach der Struktur der jeweiligen Kanzlei und wird im Grunde genommen in jeder Kanzlei anders gehandhabt. In vielen Kanzleien wird die Post in der Regel vor dem Öffnen schon vorsortiert, soweit erkenntlich ist, dass eine bestimmte Stelle (z.B. Buchhaltung) Adressat ist. Der Mitarbeiter sollte in de...mehr

Rz. 173 Im Oktober 2013 hat der Gesetzgeber das Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (e-Justice-Gesetz I) verkündet.[5] Mit diesem Gesetz sollte die bereits vor Jahren begonnene Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs gefördert werden. Für folgende Rechtswege ist der elektronische Rechtsverkehr flächendeckend seit 1.1.2018 durch das e...mehr

Rz. 189 Wird eine Frist im Fristenkalender notiert, so muss dies auf dem eingegangenen Schriftstück/Dokument kenntlich gemacht werden . Dies geschieht sinnvollerweise durch einen Vermerk, aus dem sich die notierte Frist, die notierte Vorfrist und die Person ergibt, die die Frist notiert. Dieser Vermerk ermöglicht es dem Anwalt zu überprüfen, ob die Frist richtig in den Kalend...mehr

Rz. 89 Bei der Anschaffung der Anlage sollte zunächst überlegt werden, ob eine vernetzte Anlage oder einzelne, nicht verbundene Personal Computer gewünscht werden. Die Vernetzung ist dabei sicherlich die teurere Lösung, anderseits aber auch diejenige, der der Vorzug gegeben werden sollte. Sie ermöglicht es, von jedem der Arbeitsplätze aus auf die Daten, die auf dem Server ge...mehr

Rz. 94 Die EDV-Sicherheit ist heutzutage immens wichtig. Sind die einzelnen PCs auch am Internet angeschlossen, so sollten Richtlinien für die Internet-Nutzung eine Selbstverständlichkeit sein. Ist das private Surfen im Internet verboten, sollte man sich daran auch halten. Denn ein Verstoß gegen dieses Verbot kann arbeitsrechtliche Folgen haben. Verbote sind auch verständlic...mehr

Rz. 254 Geht ein Schreiben mit einer Mandatserteilung in der Kanzlei ein, muss der Anwalt zunächst entscheiden, ob er das Mandat übernehmen will. Wichtig ist dabei die Prüfung, ob eine Interessenkollision vorliegt. Eine Interessenkollision liegt schon dann vor, wenn nur die reine Möglichkeit eines Interessenkonflikts besteht, also schon bei der Annahme eines "doppelten" Mand...mehr

Rz. 106 Jede Akte verfügt über ein von der Kanzlei vergebenes Aktenzeichen , das nicht mit dem gerichtlichen Aktenzeichen zu verwechseln ist. Die Systeme, nach denen Aktenzeichen vergeben werden, variieren. In Kanzleien mit EDV-Anlage wird das Aktenzeichen vom Computer in der Reihenfolge der Anlage der Akte mit fortlaufender Nummer und Jahreszahl vergeben, z.B. 1230/19. Einig...mehr

Rz. 1 Bereits aus den Ausführungen über die Kanzleiorganisation kann man ersehen, dass die Fristenkontrolle und mit ihr der Fristenkalender das Herzstück einer Rechtsanwaltskanzlei sind. Das folgende Kapitel definiert zunächst den Begriff der Frist und stellt die gesetzlichen und gerichtlichen Fristarten sowie eine Vielzahl von einzelnen Fristen vor. Außerdem beschreibt es, w...mehr

Rz. 218 Büroorganisation in der heutigen Zeit ist ohne den elektronischen Rechtsverkehr (ERV) nicht mehr denkbar. Die Umstellung auf das elektronische Zeitalter begann Anfang der 1980er Jahre mit dem Einzug der Personal Computer in Anwaltskanzleien. Die Entwicklung von der guten alten Schreibmaschine zum Computer erfolgte sehr schnell, da in den Kanzleien rasch erkannt wurde...mehr

Rz. 3 Wie sich Fehler durch eine gute Büroorganisation vermeiden lassen und was im Arbeitsalltag von Anwälten besonders gefahrenträchtig ist, wurde – freilich ohne Anspruch auf Vollständigkeit – bereits im vorstehenden Kapitel (s. § 2 Rdn 251 ff.) dargestellt. Auf die dortigen Ausführungen soll verwiesen werden, um unnötige Wiederholungen zu vermeiden. Rz. 4 Dennoch kann nich...mehr

Rz. 220 Ausdrücklich hat der Gesetzgeber davon abgesehen, eine obligatorische Berufshaftpflichtversicherung für Partnerschaftsgesellschaften einzuführen, sodass es Angehörigen der Freien Berufe unbenommen bleibt, sich in einfachen Partnerschaftsgesellschaften mit dem "traditionellen Haftungsregime" einer uneingeschränkten Haftung der Gesellschaft und einer auf die Handelnden...mehr

(BGH, Beschl. v. 23.2.2016 – II ZB 9/15) • Die Versendung eines fristgebundenen Schriftsatzes per Telefax stellt eine einfache Bürotätigkeit dar, mit der jedenfalls eine voll ausgebildete und erfahrene Rechtsanwaltsfachangestellte beauftragt werden darf. Bei der Übermittlung fristwahrender Schriftsätze per Telefax kommt der Rechtsanwalt seiner Verpflichtung zu einer wirksame...mehr

(BGH, Beschl. v. 15.12.2015 – VI ZB 15/15) • Ein Rechtsanwalt hat durch organisatorische Vorkehrungen sicherzustellen, dass ein fristgebundener Schriftsatz rechtzeitig gefertigt wird und innerhalb der laufenden Frist beim zuständigen Gericht eingeht. Zu einer wirksamen Ausgangskontrolle gehört dabei die Anordnung des Rechtsanwalts, dass die Erledigung von fristgebundenen Sac...mehr

Mandanten kommunizieren heute per E-Mail, DeMail, WhatsApp ( https://www.test.de/WhatsApp-und-Alternativen-Datenschutz-im-Test-4675013-0/ ), Facebook, Skype ( http://www.zeit.de/digital/internet/2014-09/tox-skype-alternative-sicherheit ), Dropbox, telefonisch per ISDN, Voice over IP sowie Mobiltelefone und SMS, MMS und Social Media-Netzwerke für den beruflichen Bedarf wie XI...mehr

Von Gundel Baumgärtel, Michael Brunner und Ivana Bugarin. 3. Aufl. 2015, ZAP-Verlag, Bonn, in Zusammenarbeit mit RENO Deutsche Vereinigung der Rechtsanwalts- und Notariatsangestellten e.V. XLV, 1104 S., 79,00 EUR Auf über 1.000 Seiten vermitteln die Autoren ihre langjährige Erfahrung als Kanzleimitarbeiter und Bürovorsteher. Sämtliche Fragen rund um den Praxisbetrieb werden b...mehr

Rn 10 Bereits in dem Beschluss, in dem das vereinfachte Verfahren eröffnet wird, wird anstelle des in § 27 Abs. 1 Satz 1 genannten Insolvenzverwalters gemäß § 313 Abs. 1 Satz 2 ein Treuhänder bestimmt. § 27 Abs. 1 Satz 2 stellt deshalb auch fest, dass u. a. § 313 unberührt bleibt. Es wird auch klargestellt, dass die Bestellung zum Treuhänder nicht wie im Regelinsolvenzverfah...mehr

[1] I. Das Amtsgericht hat den Antragsgegner durch Beschl. v. 26.10.2012 verpflichtet, an die Antragstellerin übergegangenen Kindesunterhalt für seinen volljährigen Sohn zu zahlen. Dieser Beschluss ist dem Antragsgegner am 1.11.2012 zugestellt worden. Er hat dagegen am 22.11.2012 durch einen von seiner Verfahrensbevollmächtigten unterzeichneten Schriftsatz Beschwerde eingele...mehr

Anwalts-Marketing. Herausgegeben von Prof. Werner Pepels und Prof. Dr. Brunhilde Steckler. 2. Aufl. 2012. Verlag C. H. Beck, München. XXIII. 379 Seiten. 59,00 EUR. Angesichts der stetig steigenden Anwaltszahlen und des zunehmenden Wettbewerbs durch Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Banken, Versicherungen und Gewerkschaften ist der Anwaltschaft bewusst, wie wichtig es ist, die...mehr

Die Verfasser liefern ein umfassendes Handbuch der täglichen Praxis für Mitarbeiter in einer Anwaltskanzlei. Kein Tätigkeitsfeld wird ausgespart. Das Werk beginnt mit einer Einleitung zum Berufsrecht, zu Grundsätzen der Verschwiegenheitspflicht, Belehrungspflichten, der Haftpflichtversicherung des Rechtsanwalts, Fortbildungsnachweisen bei Fachanwälten, Urlaubsvertretung u.a....mehr

Das Beck’sche Rechtsanwaltshandbuch, das erstmals vor über 20 Jahren (1989) erschienen ist, hat sich in seinen zwischenzeitlich zehn Auflagen in der Praxis bewährt und ist insbesondere für Berufseinsteiger ein wertvolles Hilfsmittel. In der aktuellen Auflage sind als neue Kapitel eingeführt worden "Elektronischer Rechtsverkehr" und "Compliance". Der Leser erfährt in 66 Kapit...mehr

Zusammenfassung Überblick In vielen Kanzleien läuft die Kanzleiorganisation eher nebenbei – dabei ist sie das Herzstück einer erfolgreichen Kanzlei. Fristen, Mandantenanfragen oder interne Aufgaben wie Recruiting lassen sich nur mit klaren Strukturen zuverlässig im Blick behalten. Eine einfache und zugleich wirkungsvolle Lösung: Kanban-Boards. Warum sich der Aufwand lohnt "Die ...mehr

Die analoge Arbeitsweise ist auf den Prüfstand zu stellen. Beginnen Sie spätestens jetzt damit, die gesamte Eingangspost einzuscannen und beA-konform abzuspeichern. Prüfen Sie, ob eine parallele Führung von Papierakten und digitalen Akten zwingend erforderlich ist. Es gibt keinen besseren Zeitpunkt, um jetzt auf eine digitale Aktenführung umzusteigen. Die Kolleg:innen, die d...mehr

(BGH, Beschl. v. 29.6.2022 – XII ZB 9/22) • Überträgt ein Rechtsanwalt die Notierung von Fristen einer Bürokraft, so muss er durch geeignete organisatorische Maßnahmen sicherstellen, dass die Fristen zuverlässig festgehalten und kontrolliert werden. Hierzu gehört insb., dass die Rechtsmittelfristen in der Handakte notiert werden und die Handakte durch entsprechende Erledigun...mehr

(BGH, Beschl. v. 13.9.2018 – V ZB 227/17) • Der Anwalt muss durch allgemeine Anweisung im Rahmen der Büroorganisation sicherstellen, dass bei Eintragung einer Rechtsmittelbegründungsfrist in den Fristenkalender zugleich eine ausreichende Vorfrist eingetragen wird. Unter dieser Voraussetzung kann er, wenn in der Handakte die Hauptfrist notiert und ein Erledigungsvermerk über ...mehr

Mit agilen Methoden können Steuerkanzleien auf komplexe Anforderungen reagieren und auch dann den Überblick und die Kontrolle behalten, wenn eine starre Projektplanung im Voraus nicht möglich ist. Sie stellen dem Projektteam einen Rahmen zur Verfügung, der einerseits klare Richtlinien, Rollen und Rituale zur Orientierung und andererseits Spielraum für eine individuelle Ausge...mehr