Fachbeiträge & Kommentare zu Kanzleiorganisation

Rz. 226 Bereits hier ergibt sich das erste Problem. Durch die unterschiedliche Länge der Namen reichen einige in die Spalte B hinein. Sobald Sie etwas in die benachbarten Zellen der Spalte B eintragen, wird jedoch der Name abgeschnitten. Die meisten lösen dieses Problem, indem sie die Spaltenbreite korrigieren. Dies geht ähnlich wie in einer Word-Tabelle wie folgt:mehr

Rz. 231 Unser Grundgerüst steht. Bei umfangreichen Tabellen muss zum Ansehen der Tabelleneinträge häufig nach unten oder nach rechts geblättert werden. In unserem Beispiel würde unsere Namens- und Dezernatsliste in Spalte A beim Rechtsblättern irgendwann aus dem sichtbaren Bereich "herauswandern". Sie können jedoch Excel mit folgenden Schritten anweisen, die Spalte A zu fixi...mehr

Rz. 50 Die Bearbeitung des Postein- und auch Postausgangs ist eine Aufgabe, die keinesfalls unterschätzt werden darf und aufgrund Ihrer großen Bedeutung ausschließlich in den Aufgabenbereich einer ausgebildeten und mit der Kanzlei vertrauten Fachkraft fallen sollte. Insbes. die Fristenberechnung und Terminverwaltung bei der Eingangspost darf nur von einer ausgebildeten Fachk...mehr

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Rz. 260 Bei der unsachgemäßen Verrechnung von Fremdgeldern bzw. deren unsachgemäßen Verwendung kommt grds. neben berufsrechtlichen Sanktionen der Straftatbestand der Untreue gem. § 266 StGB in Betracht. Das Gesetz sieht hierfür bis zu fünf Jahren Freiheitsstrafe oder eine Geldstrafe vor. Bei der Verrechnung von Unterhaltsansprüchen hat z.B. das OLG Köln (Anwaltsblatt 1999, 60...mehr

Rz. 136 Der Termin- und Fristenkalender ist das elementarste Organisationsmittel einer Kanzlei. Rz. 137 Ein Termin- und Fristenkalender besteht i.d.R. aus einem Rz. 138 Der Termin- und Fristenkalender gibt Ihnen auf den ersten Blick sofort Auskunft über an...mehr

Rz. 270 Für die Daten von Mandanten, Lieferanten und Mitarbeitern gilt jedoch der Grundsatz, dass die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten verboten ist, es sei dennmehr

Rz. 147 Sofern eine Änderung von bereits eingetragenen Terminen und Fristen aufgrund von Fristverlängerungen oder Terminsaufhebungen und -verlegungen erfolgt, sind die hinfälligen Termine und Fristen in der Weise zu vermerken, dass sie gestrichen werden und mit einem entsprechenden Erledigungsvermerk versehen werden. Die Termine und Fristen dürfen nicht durch Tipp-Ex unkenntl...mehr

Rz. 273 Gem. Art. 30 DSGVO muss ein Verzeichnis über alle Datenverarbeitungen der Kanzlei erstellt werden, hierzu gehören insbesondere Das Verzeichnis muss schriftlich oder elekt...mehr

Rz. 78 Nach dem Öffnen der Post und der Zuordnung der aktenbezogenen Eingangspost, sollten Sie die Post aufgliedern. Die Aufteilung des Posteingangs ist wie folgt möglich:mehr

Rz. 5 Immer wieder hört man die Meldung "Anwaltsbüro, Guten Tag". Diese Meldung mag vor 20 Jahren zeitgemäß gewesen sein, entspricht jedoch nicht mehr dem heutigen Standard. Rz. 6 Hinweis: Die Regel lautet: Firmennamen – Nachname – Tagesgruß (z.B. Guten Morgen) oder Firmennamen – Sie sprechen mit – Vor- und Nachname – Tagesgruß (z.B. Guten Morgen) – Was kann ich für Sie tun? Rz...mehr

Rz. 154 Termine, insbes. Gerichtstermine, die sich erledigt haben (z.B. Terminsverlegung) können Sie, anders als bei Fristen, im E-Kalender löschen. Sie können (einige RA-Programme bieten das auch an) diese Termine als "erledigt" löschen. Beispiel: Im E-Kalender wird, nachdem zuvor im P-Kalender eine Eintragung erfolgte, folgender Gerichtstermin eingetragen: 15.1.2018, 11.00 U...mehr

Rz. 86 Nach der Ermittlung der üblichen Frist, ist diese in der nachfolgenden Reihenfolge wie folgt zu notieren:mehr

Rz. 13 Besonders wichtig ist ferner, dass ein Anrufer möglichst direkt – ohne weitere Umwege – mit dem zuständigen Sachbearbeiter verbunden wird, denn nichts ist nerviger als mehrfach weiterverbunden zu werden und andauernd in die Warteschleife zu kommen. Zudem bekommt der Anrufer dabei den Eindruck, das Büro wäre schlecht organisiert, da man ihm nicht sofort weiterhelfen ko...mehr

Rz. 161 Bei den Fristen im Zivilverfahren wird zwischen unterschieden. Rz. 162 Im Zivilprozess sind die allgemeinen Vorschriften über die Fristen in den §§ 221 bis 229 ZPO geregelt. Rz. 163 Nachstehend soll ein Überblick über die in einer Kanzlei wichtigsten Fristen im Zivilprozess ...mehr

Rz. 277 Durch die DSGVO haben die Mandanten folgende Rechte:mehr

Rz. 15 Nicht zu jeder Zeit kann der Mandant seinen Anwalt sprechen, da dieser z.T. vormittags bei Gericht ist oder nachmittags Besprechungstermine hat. In solchen Fällen ist jedoch wichtig, den anrufenden Mandanten das Gefühl zu geben, dass sein Anliegen dennoch Gehör findet. Rz. 16 Problematisch sind daher z.B. folgende Formulierungen: Zitat "Es tut mir leid, Herr RA R diktier...mehr

Rz. 169 Durch Einsatz von Internet und E-Mails ist jedoch das Kanzleileben schneller geworden. Hatte man noch vor Jahren eine Anfrage an den Mandanten per Post gestellt, so erhält man heute z.T. innerhalb von kürzester Zeit die Rückantwort und kann diese z.T. am gleichen Tag weiterbearbeiten. Rz. 170 Doch immer wieder werden die Handhabungspflichten für E-Mails verkannt:mehr

Rz. 18 In Telefonschulungen wird "aktives Zuhören" zur Konfliktbewältigung empfohlen. Dabei liegt die eigene Konzentration ganz aufseiten des Gesprächspartners. Aktives Zuhören besteht dabei aus drei Schritten: Bei der Zusammenfassung sollte der...mehr

Rz. 185 Bereits ab einem Tag Abwesenheit sollte der Abwesenheitsassistent aktiviert werden. Erhalten Sie nach der Aktivierung in Ihrer Abwesenheit eine E-Mail, so wird der Absender zumindest über Ihre Abwesenheit informiert. Rz. 186 Der Assistent ist wie folgt einzustellen: Gehen Sie hierzu im Menüband auf Datei und erscheint ein neues Fenster mit Kontoinformationen. Gehen Si...mehr

Rz. 198 Als Erstes muss nunmehr der Rohtext erstellt werden, die Variablen werden zunächst durch XXX dargestellt und werden später durch Serienbriefdruckfelder ersetzt. Muster in Ihr Textverarbeitungsprogramm übernehmen Muster 2.9: Rohtext Sehr geehrte XXX, trotz mehrfacher Mahnungen haben Sie in Ihrer Angelegenheit wegen XXX unsere Rechnung mit der Rechnungsnummer XXX in Höhe ...mehr

Rz. 98 Dringend zu empfehlen ist, die Post, sofern Sie nicht auf eine besondere Versendungsart verschickt wird, in einen Briefkasten mit Spätleerung aufzugeben. So ist i.d.R. gewährleistet, dass bei rechtzeitiger Aufgabe die Postlaufzeit bei einem bis max. zwei Tagen liegt (ausgenommen Weihnachtsfeiertage, an denen üblicherweise mit einer viel längeren Postlaufzeit zu rechne...mehr

Rz. 36 I.d.R. erfolgt der Erstkontakt telefonisch. Der "Neumandant" kann sich aber ebenso schriftlich oder persönlich bei Ihnen vorstellen. Die Entscheidung, ob der RA das Mandat annimmt, obliegt nicht den Kanzleimitarbeitern, es sei denn, dass es sich um ein Rechtsgebiet handelt, das in der Kanzlei nicht bearbeitet wird. Aber auch in diesen Fällen muss vorher eine Regelung g...mehr

Rz. 101 Bei Schriftstücken mit besonderer Versendungsform handelt es sich um solche, bei denen ein zeitlicher Nachweis darüber zu führen ist, Es ist in keinem Fall ausreichend, ein empfangsbedürftiges Schriftstück frankiert in den Briefkasten einzuwerfen, denn wie wolle...mehr

Rz. 224 Die Grundkenntnisse von Excel, wie einfache Formeln, haben sich die meisten Kollegen selber mit "learning by doing" beigebracht. Doch immer wieder stößt man an seine Grenzen, wenn es um die Übersichtlichkeit von Excel-Tabellen geht. Rz. 225 Als Beispiel soll eine Übersicht über die Personalkosten einer Anwaltssozietät erstellt werden, die nach einzelnen Dezernaten und...mehr

Rz. 107 Der Vorteil eines Boten- oder Kurierdienstes besteht darin, dass eilige Sendungen grds. schnell gegen Nachweis zugestellt werden. Zu empfehlen ist bei dieser Versendungsform die Anforderung, dass der Kurierdienst – i.d.R. erfolgt dies gegen einen Preisaufschlag – unter seiner namentlichen Benennung die Zusendung des Schriftstücks schriftlich bestätigt. Der Auftrag an d...mehr

Rz. 229 In der Zeile 1 werden nunmehr die einzelnen Monate eingegeben mit einer entsprechenden Jahreszusammenfassung. Um nicht unliebsame Überraschungen zu erleben, dass Excel eingegebene Zahlen umwandelt (z.B. bei der Eingabe 01/07 in 1. Juli), bietet es sich an, die gesamten Zellen der Zeile 1 zu formatieren.mehr

Rz. 62 Des Weiteren muss eine Regelung darüber getroffen werden, wie mit den Akten zu verfahren ist, die im Umlauf sind:mehr

Rz. 128 Der BGH hat entschieden,[6] dass eine Weitergabe des beA-PIN an Kanzleimitarbeiter zu einer unwirksamen Einreichung führt und das ggf. eingereichte Rechtsmittel formunwirksam eingereicht worden ist. Dies gilt unter anderem auch, wenn sich der Rechtsanwalt im Urlaub befindet oder erkrankt ist.[7] Rz. 129 Die Form des sicheren Übermittlungsweges ist für Rechtsanwälte nu...mehr

Rz. 143 Es sollten Fristensachbearbeiter (mit Vertretung) genannt werden. Ausschließlich diese Mitarbeiter nehmen Eintragungen in dem P-Kalender vor. Bei diesen Mitarbeitern muss es sich um ausgebildete Fachkräfte handeln. Sinnvoll ist, dass es sich bei diesen Mitarbeitern um die für die Postein- und -ausgangskontrolle zuständigen Fachkräfte handelt, s.a. Rdn 96, 55. Sofern d...mehr

Rz. 261 Immer mehr Kanzleien gehen dazu über, ihre Akten rein elektronisch zu führen. Um die Umstellung zunächst zu erleichtern, wird dabei teilweise weiterhin die alte Papierakte parallel dazu geführt, um zumindest noch die eingehende Post abzulegen. Insbesondere von der Vernichtung der eingehenden Post nach dem Einscannen schrecken viele Kanzleien zurück. Mit der Einführung ...mehr

Rz. 268 Die DSGVO wirkt ab dem 25.5.2018 unmittelbar und vorrangig in allen EU-Mitgliedsstaaten. Daneben gibt es jedoch auch weiterhin das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das neu gefasst wurde und zum gleichen Zeitpunkt in Kraft tritt. Im BDSG-neu wurden dabei einige Spielräume genutzt, die sich aus der Öffnungsklausel des DSGVO ergeben. Die DSGVO sieht bei einem Verstoß gege...mehr

Rz. 66 Vernichten Sie Briefumschläge nicht sofort. Oftmals kann der auf dem Briefumschlag versehene Posteingangsstempel vom Datum des Briefes erheblich abweichen und könnte als Nachweis oder Information dienen. Rz. 67 Überprüfen Sie stets das Kuvert, ob es geöffnet oder beschädigt ist und vermerken Sie dies. Dies könnte letztlich als Beweisfunktion dienen. Nehmen Sie sodann e...mehr

Rz. 272 Sind in einer Kanzlei mehr als zehn Personen mit der Datenverarbeitung beschäftigt, so ist zwingend ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter nach Art. 37 Abs. 4 DSGVO i.V.m. § 38 BDSG-neu zu bestellen. Hierbei ist zu beachten, dass es auf die Kopfzahl der Personen ankommt und sowohl die Kanzleiinhaber als auch die Angestellten und freien Mitarbeiter "als eine Person...mehr

Rz. 82 Im Hinblick auf die Ermittlung, Berechnung und Notierung von Fristen muss zunächst eine Arbeitsanweisung erfolgen, welche Fristen von dem Fristensachbearbeiter ermittelt, berechnet und notiert werden und welche Fristen von dem RA zu ermitteln und zu berechnen sind. Rz. 83 Zu unterscheiden ist dabei zwischen den in Ihrer Kanzlei gängigen Fristen und den Fristen, die in ...mehr

Rz. 149 Es sollte immer nur ein P-Kalender vorhanden sein. Mehrere Kalender sind nicht zu empfehlen – auch nicht in Großkanzleien, da im Hinblick auf die Verwaltung von Fristen und Terminen mit mehreren Kalendern einige Gefahren lauern. Beispielhaft nenne ich folgende:mehr

Rz. 80 Die Bearbeitung des Posteingangs einschließlich der Fristen- und Terminspost ist von einer ausgebildeten Fachkraft auszuführen. Dabei muss es sich um eine erfahrene Fachkraft handeln. Keinesfalls ist diese Tätigkeit Auszubildenden oder Kollegen, die die Ausbildung gerade abgeschlossen haben, zu übertragen. Rz. 81 Fristen- und Terminspost ist, wie in Rdn 15 aufgeführt, ...mehr

Rz. 1 So vielseitig Ihr Beruf ist, so vielseitig sind auch die Berufsbilder der Mitarbeiter einer Anwaltskanzlei. Folgende Mitarbeiter sind in Anwaltskanzleien vertreten:mehr

Rz. 9 Immer wieder in Telefonseminaren gefordert ist ein Lächeln am Telefon. Damit ist gemeint, dass sich Ihre allgemeine Stimmung auf den Anrufer überträgt und somit den weiteren Gesprächsverlauf beeinflusst und Sie daher in einer freundlichen Grundstimmung ans Telefon gehen sollten. Sie werden vielleicht bereits gemerkt haben, dass Sie, wenn Sie gut gelaunt ans Telefon gehen...mehr

Rz. 151 Der E-Kalender ist der Beikalender des P-Kalenders. Bitte bedenken Sie stets, dass im Falle eines Systemausfalls der E-Kalender keinerlei Funktion erfüllen kann. Sofern Sie keinen P-Kalender neben dem E-Kalender führen, sind sie im Fall der Fälle hilflos. Bis der System-Administrator das Problem behoben hat, können im schlimmsten Fall Fristen und Termine versäumt wer...mehr

Rz. 155 Erledigte Fristen dürfen im E-Kalender nicht gelöscht werden. Rz. 156 Beispiel 1: Nachdem ein fristwahrendes Schriftstück zutreffend an den Empfänger (nach eingehender Kontrolle) übermittelt wurde, das Schriftstück kuvertiert und frankiert zum Postausgang gegeben wurde, hat der Fristensachbearbeiter die Frist im P-Kalender als erledigt notiert. Rz. 157 Beispiel 2: Unte...mehr

Rz. 87 In vielen Terminen wird dem RA ein Terminsprotokoll ausgehändigt. In diesem Protokoll können Fristen und Termine enthalten sein. In solchen Fällen ist eine Arbeitsanweisung zu treffen, wie zu verfahren ist. So könnte die Reihenfolge der Arbeitsschritte z.B. wie folgt aussehen:mehr

Rz. 164 Mittlerweile hat fast jede Kanzlei einen internetfähigen Rechner und zumindest eine eigene E-Mail-Adresse. Der Fortschritt kommt also auch in den Kanzleien an. Rz. 165 Die meisten Kanzleien verwenden derzeit wohl Outlook 2019/2021 bzw. Outlook 365 als E-Mail-Programm, so dass nachstehend die Einstellungen anhand dieser Versionen dargestellt werden. Die theoretischen G...mehr

Rz. 91 Bei Fristen im Zusammenhang mit Neumandanten ist ebenfalls eine klare Arbeitsanweisung zu treffen, wie in diesen Fällen vorzugehen ist. Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie erreicht ein Briefumschlag mit diversen Unterlagen. Unter anderem ist den Unterlagen eine Klageschrift nebst richterlichen Verfügungen beigefügt sowie eine Ladung zum Termin. Daneben hat der...mehr

Rz. 17 Das Thema Telefonzeiten führt grds. zu Konflikten. Unter Servicegesichtspunkten ist eine möglichst umfangreiche Telefonzeit wünschenswert und entspricht wohl auch der Tendenz zum gehobenen Dienstleistungsbüro. In Anbetracht der geänderten Arbeitswelt gibt es immer mehr Anwaltskanzleien, die von morgens 09.00 Uhr bis abends um 20.00 Uhr erreichbar sind. Dagegen spricht j...mehr

Rz. 177 Die ausgehende E-Mail ist wie der Geschäftsbrief die erste Visitenkarte der Kanzlei. Daher verwundert es umso mehr, wenn keine ordnungsgemäße Kennung am Ende der E-Mail enthalten ist. Diese ist recht einfach in Outlook einzurichten und sollte kanzleiintern einheitlich formatiert sein. Rz. 178 Gehen Sie hierzu im Menüband auf Datei und dort auf den Befehl Optionen. Rz....mehr

Rz. 197 Für die Erstellung eines Serienbriefes (bzw. Serientextes) bedarf es zum einen eines Rohtextes (auch Hauptdokument genannt) und zum anderen einer Datenquelle, mit welcher sodann der Rohtext verknüpft werden muss. Die Datenquelle enthält dabei die variablen Daten des Serienbriefes in Form einer Tabelle. I.d.R. wird meist eine Exceltabelle verwendet, aber auch Tabellen ...mehr

Rz. 200 Da in der Praxis am häufigsten eine Excel-Tabelle als Datenquelle verwendet wird, sollen die Angaben zu den säumigen Mandanten aus dem Übungsfall in eine Excel-Tabelle eingetragen werden. Zur Veranschaulichung wurden Anschriften erfunden und in der Tabelle vervollständigt. Rz. 201 Öffnen Sie ein Excel-Arbeitsblatt und tragen die variablen Informationen über die säumig...mehr

Rz. 111 Die Zustellung durch den Gerichtsvollzieher dürfte die sicherste Form der Zustellung sein. Sie können den Nachweis darüber führen, welches Schriftstück dem Empfänger zugestellt worden ist. Dies erfolgt in der Weise, dass Sie das Schriftstück unverschlossen dem Zustellungsauftrag an den Gerichtsvollzieher beifügen. Es ist zu empfehlen, das zuzustellende Schriftstück in ...mehr

Rz. 237 Besonders bei größeren Excel-Tabellen bietet es sich an, bestimmte Zahlen einfach zum Zwecke der Übersichtlichkeit "auszublenden". Rz. 238 Im vorliegenden Beispiel soll eine Reduzierung der Tabelle lediglich auf die Dezernate und auf die Jahresausgaben erfolgen. Um jedoch weiterhin einen einfachen Zugriff auf die dahinterstehenden Daten zu erhalten, werden die betreff...mehr