§ 2 Kanzleiorganisation / I. Schnelligkeit und Ordnung

Ivana Bugarin, Michael Brunner

Rz. 169

Durch Einsatz von Internet und E-Mails ist jedoch das Kanzleileben schneller geworden. Hatte man noch vor Jahren eine Anfrage an den Mandanten per Post gestellt, so erhält man heute z.T. innerhalb von kürzester Zeit die Rückantwort und kann diese z.T. am gleichen Tag weiterbearbeiten.

Rz. 170

Doch immer wieder werden die Handhabungspflichten für E-Mails verkannt:

▪	Grds. kann bei einfachen Anfragen erwarten werden, dass diese der Schnelligkeit des Mediums entsprechend im Laufe des Tages, zumindest am nächsten Tag beantwortet werden. (Dies gilt übrigens auch bei Faxen).
▪	Ist die E-Mail-Adresse auf dem Briefbogen enthalten, so ist meines Erachtens eine zeitnahe Kontrolle des E-Maileinganges über den gesamten Tagesverlauf angebracht und nicht nur zweimal am Tag morgens und abends. Bei persönlichen E-Mail-Postfächern sollte ferner die Abwesenheitsnotiz/der Abwesenheitsassistent aktiviert werden, sobald man nicht in der Kanzlei ist.

Rz. 171

Um die Schnelligkeit zu gewähren und das E-Mail-Postfach in den Griff zu bekommen, muss man den Posteingang unbedingt ordnen. Es bietet sich daher an, verschiedene Ordner anzulegen und eingehende Emails ggf. entsprechend zu verschieben. Als Ziel sollte man sich setzen, dass am Abend der E-Mail-Posteingang völlig leer ist.

Rz. 172

Die Anlage eines neuen Ordners erfolgt in Outlook 2019/2021 über den Ordnerbereich. Mit einem rechten Mouseklick öffnet sich eine Optionsleiste.

Wählen Sie dort den Befehl Ordner → Neuer Ordner:

Rz. 173

Sie können nunmehr den neuen Ordner benennen.

Rz. 174

Neben den üblichen Ordnern, die bereits in Outlook vorangelegt sind, wie

▪	Posteingang,
▪	Postausgang,
▪	gesendete Objekte,
▪	Entwürfe,

könnte man z.B. folgende Unterordner einrichten:

▪

beim Posteingang:

▪	WICHTIG – noch zu bearbeiten,
▪	Mandantenkorrespondenz,

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