§ 2 Kanzleiorganisation / 4. Posteingang bei Akten im Umlauf

Ivana Bugarin, Michael Brunner

Rz. 62

Des Weiteren muss eine Regelung darüber getroffen werden, wie mit den Akten zu verfahren ist, die im Umlauf sind:

▪	Hier könnte die Regelung getroffen werden, dass eine "Haftnotiz" mit einem entsprechenden Vermerk "Akte x./.y befindet sich beim Posteingang" deutlich sichtbar an die entsprechende Stelle, wo sich die Akte befand, angebracht wird.
▪	Es könnte auch eine Liste/Vordruck mit der Überschrift "Akten befinden sich bei dem Posteingang" mit der Bezeichnung der jeweiligen Akten angefertigt werden.
▪	Werden Akten z.B. vom Banddiktat entfernt, könnte wie oben beschrieben verfahren werden. Bei diesen Akten ist bei Vorlage der Post an den RA zudem ein Vermerk anzubringen, dass die Akte wieder ggf. zum Banddiktat zurückgereicht werden soll.
▪	Nach Möglichkeit sollte eine "zentrale Postbearbeitungsstelle" vorhanden sein. Dort sollte sich auch stets der Papier-Kalender befinden.

Sofern vonseiten des RA oder Sachbearbeiters nicht gewünscht ist, dass die Akte, die sich im Umlauf befindet, von ihrem Ort entfernt wird, muss eine Regelung dahingehend getroffen werden, dass diese Akte zum Posteingang verbracht werden muss. (Fristen und Termine sind immer mit der Akte zu notieren).

Rz. 63

Praxistipp:

In diesem Fall kann der Posteingang in die Akte gelegt werden und mit einem Haftnotizzettel deutlich sichtbar an der Akte angebracht werden "Achtung Posteingang, Bitte die Akte Frau/Herrn … zwecks Postbearbeitung vorlegen".

Jetzt kostenlos 4 Wochen testen

Anmelden und Beitrag in meinem Produkt lesen