Fachbeiträge & Kommentare zu Kanzleiorganisation

I. Mandatsannahme Rz. 253 Dem Rechtsanwalt wird ein Mandat normalerweise entweder per Post, telefonisch oder persönlich erteilt. 1. Mandatserteilung per Post Rz. 254 Geht ein Schreiben mit einer Mandatserteilung in der Kanzlei ein, muss der Anwalt zunächst entscheiden, ob er das Mandat übernehmen will. Wichtig ist dabei die Prüfung, ob eine Interessenkollision vorliegt. Eine In...mehr

I. Einführung Rz. 49 In einer Rechtsanwaltskanzlei arbeiten meistens nicht nur Rechtsanwälte und Rechtsanwältinnen sondern auch Rechtsanwaltsfachangestellte . Daneben gibt es in Kanzleien mit mehr als einem oder zwei Anwälten oft Bürovorsteher bzw. Rechtsfachwirte . Darüber hinaus bilden viele Kanzleien auch Auszubildende aus. Aufgrund des immer größer werdenden Fachkräftemange...mehr

I. Papier- und E-Akten Rz. 96 Das zentrale Arbeitsmittel einer jeden Rechtsanwaltskanzlei ist die Akte. Wir unterscheiden die reine E-Akte , bei der alle Dokumente elektronisch gespeichert werden, von der Papierakte . Bei der Papierakte wird jeder Vorgang in einem gesonderten Papphefter, bei größerem Umfang in Ordnern, abgelegt, der nur die diesen Vorgang betreffenden Schriftst...mehr

I. Rechtsanwalt/Rechtsanwältin Rz. 19 Der Rechtsanwalt oder die Rechtsanwältin gibt der Kanzlei ihr Gepräge. Erst durch ihn oder sie wird das Büro zur Anwaltskanzlei. Rechtlich sind Rechtsanwälte einerseits Interessenvertreter ihrer Mandanten, an die sie über Geschäftsbesorgungsverträge (Sonderform des Dienstvertrags, §§ 611 ff., 675 BGB) gebunden sind. Ein Rechtsanwalt hat d...mehr

1. Ziele Rz. 121 Zentrales Ziel des Aktenaufbaus muss es sein, den Anwalt in jeder Phase des Verfahrens, insbesondere jedoch bei den Verhandlungen vor Gericht, in die Lage zu versetzen, sich ein umfassendes Bild von dem bei Gericht vorgetragenen Streitstoff zu verschaffen. Daneben soll sich der Anwalt jederzeit über den Stand der Angelegenheit auch im Hinblick auf die mit dem...mehr

Rz. 14 Ziel der Büroorganisation ist es auch, dem Mandanten einen umfassenden, kompetenten und freundlichen Service zu bieten. Auch als unabhängiges Organ der Rechtspflege ist die Rechtsanwaltskanzlei ein Dienstleistungsunternehmen . Genau wie in anderen Dienstleistungsunternehmen hat der Kunde, der Mandant, einen Anspruch darauf, für das Geld, das er bezahlt, gut und kompete...mehr

Rz. 1 Eine Rechtsanwaltskanzlei besteht in aller Regel aus einer Vielzahl von einzelnen Mitarbeitern, die jeweils die unterschiedlichsten Tätigkeiten und Funktionen ausüben. Diese verschiedenen Menschen und Tätigkeiten zu koordinieren , sie zu einem sinnvollen Ganzen zusammenzufassen, ist Aufgabe der Kanzleiorganisation. Durch die Kanzleiorganisation werden also dem Einzelnen...mehr

Rz. 8 Wichtigstes Ziel der Kanzleiorganisation ist es, sicherzustellen, dass sämtliche Fristen und Termine beachtet werden, die nach den materiell-rechtlichen und prozessualen Vorschriften und Regeln zu beachten sind. Dieses vordringliche Ziel der Büroorganisation widerspricht in mancher Hinsicht einem effizienten betriebswirtschaftlichen Ablauf der Büroarbeit, ist jedoch un...mehr

Rz. 278 Eine große Zahl der Mandanten, die den Anwalt aufsuchen, sind rechtsschutzversichert . 1. Wesen der Rechtsschutzversicherung Rz. 279 Die Rechtsschutzversicherung übernimmt grundsätzlich die Kosten für gerichtliche Verfahren und die vorhergehende Rechtsberatung. Dabei sind jedoch gravierende Einschränkungen zu beachten. Zum einen bestehen die meisten Rechtsschutzversiche...mehr

1. Allgemeines Rz. 30 Es gibt auch heute noch viele Anwälte, die als sog. "Einzelanwalt" tätig sind. Nach § 27 Abs. 1 BRAO muss der Rechtsanwalt im Bezirk der Rechtsanwaltskammer, deren Mitglied er ist, eine Kanzlei einrichten und unterhalten. Viele Anwälte schließen sich jedoch zur gemeinsamen Berufsausübung zusammen. Hier gibt es verschiedene Rechtsformen. Sie erhalten nach...mehr

Rz. 212 Man unterscheidet auch hier die herkömmliche Ausgangspost von der elektronischen Ausgangspost. 1. Herkömmliche Ausgangspost Rz. 213 Bevor die ausgehende Post kuvertiert wird, müssen die zu versendenden Schriftstücke daraufhin überprüft werden, ob alle Poststücke vom Anwalt unterschrieben sind. Ist dies nicht der Fall, darf das jeweilige Schriftstück nicht versandt werd...mehr

1. Posteingänge in Papier Rz. 186 Die Behandlung der eingehenden Papier-Post richtet sich – wie vieles – nach der Struktur der jeweiligen Kanzlei und wird im Grunde genommen in jeder Kanzlei anders gehandhabt. In vielen Kanzleien wird die Post in der Regel vor dem Öffnen schon vorsortiert, soweit erkenntlich ist, dass eine bestimmte Stelle (z.B. Buchhaltung) Adressat ist. Der...mehr

Rz. 253 Dem Rechtsanwalt wird ein Mandat normalerweise entweder per Post, telefonisch oder persönlich erteilt. 1. Mandatserteilung per Post Rz. 254 Geht ein Schreiben mit einer Mandatserteilung in der Kanzlei ein, muss der Anwalt zunächst entscheiden, ob er das Mandat übernehmen will. Wichtig ist dabei die Prüfung, ob eine Interessenkollision vorliegt. Eine Interessenkollision...mehr

Rz. 87 Ein weiterer Aspekt, den die Anwälte einer größeren Kanzlei hinsichtlich ihrer Kanzleiorganisation zu bedenken haben, ist die Frage, ob einzelne Bürokräfte einzelnen Anwälten zugeordnet werden sollten , so dass für jeden Anwalt mindestens eine, im Wesentlichen ausschließlich für ihn arbeitende Bürokraft tätig ist. Dies empfiehlt sich schon deshalb, weil so die Bürokraf...mehr

Rz. 19 Der Rechtsanwalt oder die Rechtsanwältin gibt der Kanzlei ihr Gepräge. Erst durch ihn oder sie wird das Büro zur Anwaltskanzlei. Rechtlich sind Rechtsanwälte einerseits Interessenvertreter ihrer Mandanten, an die sie über Geschäftsbesorgungsverträge (Sonderform des Dienstvertrags, §§ 611 ff., 675 BGB) gebunden sind. Ein Rechtsanwalt hat die rechtlichen Interessen sein...mehr

Rz. 11 Ein weiteres Ziel der Kanzleiorganisation ist die Wirtschaftlichkeit der Arbeitsweise . Auch wenn der Rechtsanwalt nach der Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) in erster Linie ein unabhängiges Organ der Rechtspflege ist, ändert dies nichts daran, dass die Rechtsanwaltskanzlei ein Wirtschaftsunternehmen ist, das sich wie andere Wirtschaftsunternehmen Wettbewerbern stellen...mehr

Rz. 289 Teilt ein Mandant telefonisch zu einem Mandat etwas mit, muss gewährleistet sein, dass diese Mitteilung den Anwalt auch erreicht. Der das Telefonat annehmende Mitarbeiter muss folglich einen kurzen Vermerk anfertigen , aus dem sich Datum und Zeit des Telefonats , der Anrufer und die Sache , in der angerufen worden ist sowie das Begehren des Anrufenden ergeben. Der Verme...mehr

Rz. 154 Ist im vorherigen Abschnitt beschrieben worden, wie eine Akte aufgebaut ist, soll im Folgenden dargelegt werden, welchen Weg die Akte innerhalb der Rechtsanwaltskanzlei nimmt, damit die verschiedenen Arbeitsschritte, die für die Bearbeitung eines Mandats notwendig sind, zeit- und geldsparend erfüllt werden können. I. Aktenaufbewahrung Rz. 155 Die erste Frage, die sich ...mehr

Rz. 70 Rechtsanwaltsfachangestellte füllen die Mahnanträge online aus bzw. beantragen die Durchführung des Mahnverfahrens im elektronischen Verfahren und prüfen ihrerseits, ob alle Voraussetzungen für das Mahnverfahren erfüllt sind. Außerdem bearbeiten sie die eingehenden Antragsmonierungen des Mahngerichts. Ist die Zweiwochenfrist nach Zustellung des Mahnbescheides abgelauf...mehr

Rz. 77 Sehr häufig wird die außergerichtliche Unfallschadenbearbeitung von Kanzleimitarbeitern fast vollständig übernommen, soweit es sich um einfach gelagerte Fälle handelt. So wird für den Mandanten z.B. ein Sachverständiger beauftragt, das Anspruchsschreiben an die Versicherung gefertigt oder mit dem Mietwagenunternehmen korrespondiert. Wird eine Mithaftung von der gegner...mehr

Rz. 170 Jede Rechtsanwaltskanzlei erhält tagtäglich erhebliche Mengen an Post, die im Rahmen des Kanzleibetriebes zu bearbeiten sind. I. Posteingänge Rz. 171 Post kann eine Kanzlei über verschiedene Quellen erreichen. Zu nennen sind hier:mehr

Rz. 120 Die Akte enthält sämtlichen Schriftverkehr , der in dieser Sache geführt wird, somit also Schriftverkehr, der mit dem Mandanten, mit Dritten, mit Gegnern und mit Gerichten erfolgt. Zu jedem Schriftsatz sind die entsprechenden an das Gericht übermittelten Anlagen in der Akte abzuheften. Telefon- und Aktenvermerke , wichtige Briefumschläge (z.B. Zustellungen – das sind "...mehr

Rz. 121 Zentrales Ziel des Aktenaufbaus muss es sein, den Anwalt in jeder Phase des Verfahrens, insbesondere jedoch bei den Verhandlungen vor Gericht, in die Lage zu versetzen, sich ein umfassendes Bild von dem bei Gericht vorgetragenen Streitstoff zu verschaffen. Daneben soll sich der Anwalt jederzeit über den Stand der Angelegenheit auch im Hinblick auf die mit dem Mandant...mehr

Rz. 30 Es gibt auch heute noch viele Anwälte, die als sog. "Einzelanwalt" tätig sind. Nach § 27 Abs. 1 BRAO muss der Rechtsanwalt im Bezirk der Rechtsanwaltskammer, deren Mitglied er ist, eine Kanzlei einrichten und unterhalten. Viele Anwälte schließen sich jedoch zur gemeinsamen Berufsausübung zusammen. Hier gibt es verschiedene Rechtsformen. Sie erhalten nachstehend einen ...mehr

Rz. 46 Die Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung (PartGmbB) wurde mit dem am 19.7.2013 in Kraft getretenen Gesetz zur Einführung einer Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung und zur Änderung des Berufsrechts der Rechtsanwälte, Patentanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer eingeführt.mehr

Rz. 40 Die Limited Liability Partnership ist eine Personengesellschaft nach englischem Recht und am ehesten mit der in Deutschland seit 2013 möglichen Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung zu vergleichen. Rz. 41 Solche LLP haben den Sitz in einem europäischen Mitgliedsstaat (oft England); viele ausländische Gesellschaften haben in Deutschland Zweigniederla...mehr

Rz. 152 Sofern die Akte einen Vorgang enthält, der bei Gericht anhängig ist, sollten auf dem Handaktenbogen auch die gerichtlichen Aktenzeichen erfasst werden. Rz. 153 Hierbei ist zu beachten, dass diese Aktenzeichen sich ändern können, weil beispielsweise eine Sache von einer Kammer zur anderen oder von einem Gericht zu einem anderen verwiesen wird. In diesen Fällen muss das...mehr

Rz. 78 Einige Rechtsanwaltsfachangestellte übernehmen in der Kanzlei weitgehende Aufgaben im Bereich der Buchhaltung. Sie sind nicht nur für die Vorkontierung verantwortlich, sondern auch dafür, eingehende Fremdgelder mit offenen Honoraren zu verrechnen (soweit zulässig) und dem Mandanten zustehende Fremdgelder unverzüglich auszuschütten. Ihnen wird sowohl die Klärung von Ak...mehr

Rz. 82 In den meisten Rechtsanwaltskanzleien gibt es neben den ausgebildeten Rechtsanwaltsfachangestellten auch nicht ausgebildete Kanzleikräfte wie Boten, Office-Dienstleister etc. Diesen obliegen in der Regel technische Arbeiten wie das Abholen und das Sortieren der Post, die Bedienung der Telefonanlage, das Ziehen und Verräumen von Akten, die Besetzung des Empfangs, das E...mehr

Rz. 83 Interesse eines wirtschaftlichen Kanzleibetriebes ist es, die Mitarbeiter an den Stellen einzusetzen, die ihrer Qualifikation entsprechen . Dies fördert zum einen die Motivation des Mitarbeiters, der nicht nur "stumpfsinniger" Tätigkeit ausgesetzt ist, sondern sich gefordert fühlt. Es spart daneben auch erhebliche Kosten. Wenig sinnvoll ist es beispielsweise, Rechtsanw...mehr

Rz. 211 Sobald der Anwalt seine Verfügungen hinsichtlich der weiteren Postbehandlung getroffen hat, müssen diese ausgeführt werden. Dabei ist den vom Anwalt als dringlich gekennzeichneten Verfügungen (z.B. "bitte vorziehen") ein absoluter Vorrang zu geben. Diese müssen sofort erledigt werden. Ist dies wegen einer anderweitigen dringenden Sache nicht möglich, muss der Anwalt ...mehr

Rz. 60 Zu vielen Mitarbeiterteams einer Anwaltskanzlei gehört auch eine Bürovorsteherin bzw. ein Bürovorsteher. Hier handelt es sich oft um langjährige Mitarbeiter, die den Überblick über die gesamten Kanzleiabläufe haben. Bürovorsteher verfügen meist über eine Ausbildung als Rechtsanwaltsgehilfen bzw. Rechtsanwaltsfachangestellte mit einem Zusatzabschluss . Dieser Zusatzabsc...mehr

Rz. 213 Bevor die ausgehende Post kuvertiert wird, müssen die zu versendenden Schriftstücke daraufhin überprüft werden, ob alle Poststücke vom Anwalt unterschrieben sind. Ist dies nicht der Fall, darf das jeweilige Schriftstück nicht versandt werden, sondern muss dem Anwalt erneut – und unverzüglich – zur Unterschrift vorgelegt werden. Bei Schriftsätzen muss geprüft werden, ...mehr

Rz. 258 Wird das Mandat persönlich, z.B. im Rahmen einer Besprechung, erteilt, muss der Anwalt ebenfalls entscheiden, ob er das Mandat annehmen möchte bzw. darf (siehe Rdn 254 u. Rdn 268). Ist dies nicht der Fall, muss dies dem Ratsuchenden wiederum unverzüglich mitgeteilt werden. Rz. 259 Möchte der Anwalt das Mandat übernehmen, ist es grundsätzlich sinnvoll, den Mandanten ei...mehr

Rz. 117 Sobald eine Akte angelegt wird, ist sie in das Prozessregister einzutragen. Jeder Anwalt ist zur Führung eines Prozessregisters verpflichtet. Die Akten erhalten fortlaufende Nummern, die erste anzulegende Akte im jeweiligen Jahr trägt die Nr. 1 usw. Im Prozessregister wird die fortlaufende Nummer der Akte eingetragen, die Bezeichnung der Akte, das Anlage- und Ablaged...mehr

Rz. 122 Es gibt nicht nur einen denkbaren Aktenaufbau. Möglich sind vielmehr unterschiedliche Modelle. Wenn im Folgenden ein spezieller Aktenaufbau geschildert wird, muss dieser nicht dem entsprechen, den der Leser oder die Leserin in der Kanzlei vorfindet, in der sie oder er arbeitet. Dies bedeutet nicht, dass die dort vorgefundene Variante die schlechtere ist. Jede Kanzlei...mehr

Rz. 265 Vorsicht ist geboten, wenn eine Kanzlei einen Auftrag via Brief, Telefon, Fax oder E-Mail erhält und der Mandant Verbraucher i.S.d. § 13 BGB ist, denn hier kann das Fernabsatzgesetz zur Anwendung kommen. Die Abgrenzung ist oft nicht einfach. Zu beachten ist, dass Anwaltsverträge z.B. dann unter das Fernabsatzgesetz fallen können, wenn sie nicht nur mit Fernkommunikat...mehr

Rz. 31 Die Sozietät ist eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). Ihr Zusammenschluss ist in den §§ 705 ff. BGB geregelt. Sie kann mit den in § 59a BRAO näher bezeichneten Berufsgruppen gebildet werden, so z.B. neben Rechtsanwälten unter anderem auch mit Steuerberatern oder Wirtschaftsprüfern. Die Sozietät ist die wohl häufigste Gesellschaftsform im Anwaltsbereich. Sie ve...mehr

Rz. 43 Die Partnerschaftsgesellschaft ist im Gesetz über Partnerschaftsgesellschaften Angehöriger Freier Berufe (PartGG) geregelt. Sie ist eine besondere Gesellschaftsform für freie Berufe , § 1 Abs. 1 S 1 PartGG. Im Gegensatz zur Sozietät besteht hier ein beschränktes Haftungsrisiko der einzelnen Gesellschafter, die zwar als Gesamtschuldner für die Verbindlichkeiten der Gese...mehr

Rz. 38 Es war lange Zeit unklar, ob die Gründung einer Rechtsanwalts Aktiengesellschaft (AG) zulässig ist. Der BGH hat dies im Jahr 2005 positiv entschieden.[3] Die Rechtsanwalts AG muss den wesentlichen Anforderungen, die in §§ 59c ff. BRAO genannt sind und an eine GmbH gestellt werden, genügen. Rz. 39 Es gibt in Deutschland nur wenige Rechtsanwalts Aktiengesellschaften. Wie...mehr

Rz. 47 Interessant ist eine Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts vom 12.1.2016. Denn nach dieser Entscheidung dürfte es in Zukunft auch Zusammenschlüsse von Anwälten mit anderen Berufsträgern wie z.B. Ärzten oder Apothekern, aber auch Architekten geben. Solche Kombinationen können in bestimmten Rechtsgebieten reizvoll und für den Mandanten Gewinn bringend sein. Rz. 48 Z...mehr

Rz. 141 Der Aktenlebenslauf (auch Tätigkeitsseite genannt) dient der Feststellung, wann welche Maßnahme in der Akte ergriffen worden ist. In der Regel wird hierzu ein gesondertes Blatt in der Akte geführt. Möglich ist selbstverständlich auch, den Aktenlebenslauf im Computer aufzunehmen. Eintragungen im Aktenlebenslauf können z.B. sein: Mahnantrag, 4.10.2019; Gerichtskostenei...mehr

Rz. 148 Der Handaktenbogen enthält im Übrigen die oben im Zusammenhang mit der Computererfassung bereits genannten Angaben über den Mandanten, den Verfahrensgegner und das Aktenzeichen sowie die Aktenkurzbezeichnung. Rz. 149 In einer Rechtsanwaltskanzlei sollte darauf geachtet werden, dass sämtliche Daten des Mandanten auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Es ist gerade be...mehr

Rz. 49 In einer Rechtsanwaltskanzlei arbeiten meistens nicht nur Rechtsanwälte und Rechtsanwältinnen sondern auch Rechtsanwaltsfachangestellte . Daneben gibt es in Kanzleien mit mehr als einem oder zwei Anwälten oft Bürovorsteher bzw. Rechtsfachwirte . Darüber hinaus bilden viele Kanzleien auch Auszubildende aus. Aufgrund des immer größer werdenden Fachkräftemangels werden heu...mehr

Rz. 143 Sinnvoll ist es, alle für die Vergütungsberechnung maßgeblichen Tätigkeiten des Anwalts ebenfalls in den Aktenlebenslauf einzutragen. Dies bedeutet, dass hier alle einen Vergütungsanspruch auslösenden Tätigkeiten der Kanzlei notiert werden müssen. Rz. 144 Es ist also zu vermerken, wenn ein Mahn- oder Vollstreckungsbescheid beantragt worden oder eine gerichtliche Inter...mehr

Rz. 161 Der Aktenumlauf ergibt sich zum einen durch Posteingänge und Anrufe in den verschiedenen Angelegenheiten, zum anderen aus der Bearbeitung von Fristen und Terminen und letztlich durch die einfache, bürointerne Wiedervorlage. Rz. 162 Grundsätzlich gilt, dass eine Akte so lange wie möglich an dem für sie vorgesehenen Platz bleiben sollte. Ist eine Bearbeitung der Akte du...mehr

Rz. 67 Im Bereich der Zwangsvollstreckung obliegt den Rechtsanwaltsfachangestellten oder anderen Mitarbeitern einer Kanzlei im Rahmen der Sachbearbeitung die Herbeiführung der Zwangsvollstreckungsvoraussetzungen zu einem bereits bestehenden Titel. Dies bedeutet, dass sie zum einen für die Beschaffung der Vollstreckungsklausel und für eine eventuell im Parteibetrieb notwendig...mehr

Rz. 79 Wichtige Mitarbeiter in Kanzleien sind häufig auch Auszubildende. Meistens sind in den Kanzleien ausgebildete Rechtsanwaltsfachangestellte oder Rechtsfachwirte für das Anlernen der Auszubildenden verantwortlich. Es gibt jedoch auch nicht wenige Rechtsanwälte, die alleine mit Auszubildenden arbeiten, vor allem, wenn sie sich in der Gründungsphase befinden. Hiergegen is...mehr

Rz. 201 Die Tatsache, dass jemand Telefax oder E-Mail statt einer normalen Briefsendung verwendet, bedeutet in heutiger Zeit zwar nicht mehr unbedingt, dass der Inhalt des Schreibens besonders eilbedürftig ist. Gleichwohl ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Telefax oder eine E-Mail bzw. elektronische Nachricht via beA eine eilig zu bearbeitende Mitteilung enthält, immer noc...mehr

Rz. 84 Die Zuordnung von Mitarbeitern wird in der Regel in kleineren Kanzleien oder der Einmannkanzlei unproblematisch sein, da solche mit wenigen Kräften auskommen und der Arbeitsanfall normalerweise eine Spezialisierung bei den Mitarbeitern entbehrlich macht, da jeder "alles können muss". Rz. 85 Anders stellt sich die Situation bei mittleren und größeren Kanzleien dar. Hier...mehr