Fachbeiträge & Kommentare zu Kanzleiorganisation

1. Ziele Rz. 121 Zentrales Ziel des Aktenaufbaus muss es sein, den Anwalt in jeder Phase des Verfahrens, insbesondere jedoch bei den Verhandlungen vor Gericht, in die Lage zu versetzen, sich ein umfassendes Bild von dem bei Gericht vorgetragenen Streitstoff zu verschaffen. Daneben soll sich der Anwalt jederzeit über den Stand der Angelegenheit auch im Hinblick auf die mit dem...mehr

Rz. 14 Ziel der Büroorganisation ist es auch, dem Mandanten einen umfassenden, kompetenten und freundlichen Service zu bieten. Auch als unabhängiges Organ der Rechtspflege ist die Rechtsanwaltskanzlei ein Dienstleistungsunternehmen . Genau wie in anderen Dienstleistungsunternehmen hat der Kunde, der Mandant, einen Anspruch darauf, für das Geld, das er bezahlt, gut und kompete...mehr

Rz. 1 Eine Rechtsanwaltskanzlei besteht in aller Regel aus einer Vielzahl von einzelnen Mitarbeitern, die jeweils die unterschiedlichsten Tätigkeiten und Funktionen ausüben. Diese verschiedenen Menschen und Tätigkeiten zu koordinieren , sie zu einem sinnvollen Ganzen zusammenzufassen, ist Aufgabe der Kanzleiorganisation. Durch die Kanzleiorganisation werden also dem Einzelnen...mehr

Rz. 8 Wichtigstes Ziel der Kanzleiorganisation ist es, sicherzustellen, dass sämtliche Fristen und Termine beachtet werden, die nach den materiell-rechtlichen und prozessualen Vorschriften und Regeln zu beachten sind. Dieses vordringliche Ziel der Büroorganisation widerspricht in mancher Hinsicht einem effizienten betriebswirtschaftlichen Ablauf der Büroarbeit, ist jedoch un...mehr

I. Einführung Rz. 88 Die Technik hat sich in den letzten 30 Jahren rasant entwickelt. Während vor 35 Jahren eine IBM-Kugelkopfmaschine der neueste Schrei war und Diktate oft noch in Stenogramm aufgenommen werden mussten, weil Diktiergeräte erst langsam in Kanzleien Einzug hielten, arbeiten nicht wenige Kanzleien heute sogar mit Spracherkennungsprogrammen. Kanzleien sind ohne ...mehr

Rz. 278 Eine große Zahl der Mandanten, die den Anwalt aufsuchen, sind rechtsschutzversichert . 1. Wesen der Rechtsschutzversicherung Rz. 279 Die Rechtsschutzversicherung übernimmt grundsätzlich die Kosten für gerichtliche Verfahren und die vorhergehende Rechtsberatung. Dabei sind jedoch gravierende Einschränkungen zu beachten. Zum einen bestehen die meisten Rechtsschutzversiche...mehr

1. Posteingänge in Papier Rz. 186 Die Behandlung der eingehenden Papier-Post richtet sich – wie vieles – nach der Struktur der jeweiligen Kanzlei und wird im Grunde genommen in jeder Kanzlei anders gehandhabt. In vielen Kanzleien wird die Post in der Regel vor dem Öffnen schon vorsortiert, soweit erkenntlich ist, dass eine bestimmte Stelle (z.B. Buchhaltung) Adressat ist. Der...mehr

1. Allgemeines Rz. 30 Es gibt auch heute noch viele Anwälte, die als sog. "Einzelanwalt" tätig sind. Nach § 27 Abs. 1 BRAO muss der Rechtsanwalt im Bezirk der Rechtsanwaltskammer, deren Mitglied er ist, eine Kanzlei einrichten und unterhalten. Viele Anwälte schließen sich jedoch zur gemeinsamen Berufsausübung zusammen. Hier gibt es verschiedene Rechtsformen. Sie erhalten nach...mehr

Rz. 212 Man unterscheidet auch hier die herkömmliche Ausgangspost von der elektronischen Ausgangspost. 1. Herkömmliche Ausgangspost Rz. 213 Bevor die ausgehende Post kuvertiert wird, müssen die zu versendenden Schriftstücke daraufhin überprüft werden, ob alle Poststücke vom Anwalt unterschrieben sind. Ist dies nicht der Fall, darf das jeweilige Schriftstück nicht versandt werd...mehr

Rz. 87 Ein weiterer Aspekt, den die Anwälte einer größeren Kanzlei hinsichtlich ihrer Kanzleiorganisation zu bedenken haben, ist die Frage, ob einzelne Bürokräfte einzelnen Anwälten zugeordnet werden sollten , so dass für jeden Anwalt mindestens eine, im Wesentlichen ausschließlich für ihn arbeitende Bürokraft tätig ist. Dies empfiehlt sich schon deshalb, weil so die Bürokraf...mehr

Rz. 11 Ein weiteres Ziel der Kanzleiorganisation ist die Wirtschaftlichkeit der Arbeitsweise . Auch wenn der Rechtsanwalt nach der Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) in erster Linie ein unabhängiges Organ der Rechtspflege ist, ändert dies nichts daran, dass die Rechtsanwaltskanzlei ein Wirtschaftsunternehmen ist, das sich wie andere Wirtschaftsunternehmen Wettbewerbern stellen...mehr

Rz. 19 Der Rechtsanwalt oder die Rechtsanwältin gibt der Kanzlei ihr Gepräge. Erst durch ihn oder sie wird das Büro zur Anwaltskanzlei. Rechtlich sind Rechtsanwälte einerseits Interessenvertreter ihrer Mandanten, an die sie über Geschäftsbesorgungsverträge (Sonderform des Dienstvertrags, §§ 611 ff., 675 BGB) gebunden sind. Ein Rechtsanwalt hat die rechtlichen Interessen sein...mehr

Rz. 30 Es gibt auch heute noch viele Anwälte, die als sog. "Einzelanwalt" tätig sind. Nach § 27 Abs. 1 BRAO muss der Rechtsanwalt im Bezirk der Rechtsanwaltskammer, deren Mitglied er ist, eine Kanzlei einrichten und unterhalten. Viele Anwälte schließen sich jedoch zur gemeinsamen Berufsausübung zusammen. Hier gibt es verschiedene Rechtsformen. Sie erhalten nachstehend einen ...mehr

Rz. 46 Die Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung (PartGmbB) wurde mit dem am 19.7.2013 in Kraft getretenen Gesetz zur Einführung einer Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung und zur Änderung des Berufsrechts der Rechtsanwälte, Patentanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer eingeführt.mehr

Rz. 40 Die Limited Liability Partnership ist eine Personengesellschaft nach englischem Recht und am ehesten mit der in Deutschland seit 2013 möglichen Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung zu vergleichen. Rz. 41 Solche LLP haben den Sitz in einem europäischen Mitgliedsstaat (oft England); viele ausländische Gesellschaften haben in Deutschland Zweigniederla...mehr

Rz. 152 Sofern die Akte einen Vorgang enthält, der bei Gericht anhängig ist, sollten auf dem Handaktenbogen auch die gerichtlichen Aktenzeichen erfasst werden. Rz. 153 Hierbei ist zu beachten, dass diese Aktenzeichen sich ändern können, weil beispielsweise eine Sache von einer Kammer zur anderen oder von einem Gericht zu einem anderen verwiesen wird. In diesen Fällen muss das...mehr

Rz. 78 Einige Rechtsanwaltsfachangestellte übernehmen in der Kanzlei weitgehende Aufgaben im Bereich der Buchhaltung. Sie sind nicht nur für die Vorkontierung verantwortlich, sondern auch dafür, eingehende Fremdgelder mit offenen Honoraren zu verrechnen (soweit zulässig) und dem Mandanten zustehende Fremdgelder unverzüglich auszuschütten. Ihnen wird sowohl die Klärung von Ak...mehr

Rz. 82 In den meisten Rechtsanwaltskanzleien gibt es neben den ausgebildeten Rechtsanwaltsfachangestellten auch nicht ausgebildete Kanzleikräfte wie Boten, Office-Dienstleister etc. Diesen obliegen in der Regel technische Arbeiten wie das Abholen und das Sortieren der Post, die Bedienung der Telefonanlage, das Ziehen und Verräumen von Akten, die Besetzung des Empfangs, das E...mehr

Rz. 83 Interesse eines wirtschaftlichen Kanzleibetriebes ist es, die Mitarbeiter an den Stellen einzusetzen, die ihrer Qualifikation entsprechen . Dies fördert zum einen die Motivation des Mitarbeiters, der nicht nur "stumpfsinniger" Tätigkeit ausgesetzt ist, sondern sich gefordert fühlt. Es spart daneben auch erhebliche Kosten. Wenig sinnvoll ist es beispielsweise, Rechtsanw...mehr

Rz. 211 Sobald der Anwalt seine Verfügungen hinsichtlich der weiteren Postbehandlung getroffen hat, müssen diese ausgeführt werden. Dabei ist den vom Anwalt als dringlich gekennzeichneten Verfügungen (z.B. "bitte vorziehen") ein absoluter Vorrang zu geben. Diese müssen sofort erledigt werden. Ist dies wegen einer anderweitigen dringenden Sache nicht möglich, muss der Anwalt ...mehr

Rz. 253 Dem Rechtsanwalt wird ein Mandat normalerweise entweder per Post, telefonisch oder persönlich erteilt. 1. Mandatserteilung per Post Rz. 254 Geht ein Schreiben mit einer Mandatserteilung in der Kanzlei ein, muss der Anwalt zunächst entscheiden, ob er das Mandat übernehmen will. Wichtig ist dabei die Prüfung, ob eine Interessenkollision vorliegt. Eine Interessenkollision...mehr

Rz. 289 Teilt ein Mandant telefonisch zu einem Mandat etwas mit, muss gewährleistet sein, dass diese Mitteilung den Anwalt auch erreicht. Der das Telefonat annehmende Mitarbeiter muss folglich einen kurzen Vermerk anfertigen , aus dem sich Datum und Zeit des Telefonats , der Anrufer und die Sache , in der angerufen worden ist sowie das Begehren des Anrufenden ergeben. Der Verme...mehr

Rz. 154 Ist im vorherigen Abschnitt beschrieben worden, wie eine Akte aufgebaut ist, soll im Folgenden dargelegt werden, welchen Weg die Akte innerhalb der Rechtsanwaltskanzlei nimmt, damit die verschiedenen Arbeitsschritte, die für die Bearbeitung eines Mandats notwendig sind, zeit- und geldsparend erfüllt werden können. I. Aktenaufbewahrung Rz. 155 Die erste Frage, die sich ...mehr

Rz. 70 Rechtsanwaltsfachangestellte füllen die Mahnanträge online aus bzw. beantragen die Durchführung des Mahnverfahrens im elektronischen Verfahren und prüfen ihrerseits, ob alle Voraussetzungen für das Mahnverfahren erfüllt sind. Außerdem bearbeiten sie die eingehenden Antragsmonierungen des Mahngerichts. Ist die Zweiwochenfrist nach Zustellung des Mahnbescheides abgelauf...mehr

Rz. 77 Sehr häufig wird die außergerichtliche Unfallschadenbearbeitung von Kanzleimitarbeitern fast vollständig übernommen, soweit es sich um einfach gelagerte Fälle handelt. So wird für den Mandanten z.B. ein Sachverständiger beauftragt, das Anspruchsschreiben an die Versicherung gefertigt oder mit dem Mietwagenunternehmen korrespondiert. Wird eine Mithaftung von der gegner...mehr

Rz. 170 Jede Rechtsanwaltskanzlei erhält tagtäglich erhebliche Mengen an Post, die im Rahmen des Kanzleibetriebes zu bearbeiten sind. I. Posteingänge Rz. 171 Post kann eine Kanzlei über verschiedene Quellen erreichen. Zu nennen sind hier:mehr

Rz. 120 Die Akte enthält sämtlichen Schriftverkehr , der in dieser Sache geführt wird, somit also Schriftverkehr, der mit dem Mandanten, mit Dritten, mit Gegnern und mit Gerichten erfolgt. Zu jedem Schriftsatz sind die entsprechenden an das Gericht übermittelten Anlagen in der Akte abzuheften. Telefon- und Aktenvermerke , wichtige Briefumschläge (z.B. Zustellungen – das sind "...mehr

Rz. 121 Zentrales Ziel des Aktenaufbaus muss es sein, den Anwalt in jeder Phase des Verfahrens, insbesondere jedoch bei den Verhandlungen vor Gericht, in die Lage zu versetzen, sich ein umfassendes Bild von dem bei Gericht vorgetragenen Streitstoff zu verschaffen. Daneben soll sich der Anwalt jederzeit über den Stand der Angelegenheit auch im Hinblick auf die mit dem Mandant...mehr

Rz. 213 Bevor die ausgehende Post kuvertiert wird, müssen die zu versendenden Schriftstücke daraufhin überprüft werden, ob alle Poststücke vom Anwalt unterschrieben sind. Ist dies nicht der Fall, darf das jeweilige Schriftstück nicht versandt werden, sondern muss dem Anwalt erneut – und unverzüglich – zur Unterschrift vorgelegt werden. Bei Schriftsätzen muss geprüft werden, ...mehr

Rz. 60 Zu vielen Mitarbeiterteams einer Anwaltskanzlei gehört auch eine Bürovorsteherin bzw. ein Bürovorsteher. Hier handelt es sich oft um langjährige Mitarbeiter, die den Überblick über die gesamten Kanzleiabläufe haben. Bürovorsteher verfügen meist über eine Ausbildung als Rechtsanwaltsgehilfen bzw. Rechtsanwaltsfachangestellte mit einem Zusatzabschluss . Dieser Zusatzabsc...mehr

Rz. 279 Die Rechtsschutzversicherung übernimmt grundsätzlich die Kosten für gerichtliche Verfahren und die vorhergehende Rechtsberatung. Dabei sind jedoch gravierende Einschränkungen zu beachten. Zum einen bestehen die meisten Rechtsschutzversicherungen aus sog. Leistungspaketen , d.h. sie gelten nicht für alle den Versicherungsnehmer betreffenden Rechtsstreitigkeiten, sonder...mehr

Rz. 286 In einigen gerichtlichen Verfahren ergibt sich die Notwendigkeit, zusätzliche Anwälte hinzuzuziehen. Rz. 287 Dies kann ein Unterbevollmächtigter , ein sog. Mahnanwalt und seltener auch ein Korrespondenzanwalt/Verkehrsanwalt sein. Obwohl ein Unterbevollmächtigter z.B. in der Regel vom Anwalt, nicht vom Mandanten, ausgesucht wird, ist sein Vertragspartner der Mandant und...mehr

Rz. 33 Eine Rechtsanwalts GmbH ist ebenfalls zulässig. Berufsrechtliche Bestimmungen, die die Anwalts GmbH treffen, sind in den §§ 59c bis 59m BRAO geregelt. Der große Vorteil ist bei dieser Gesellschaftsform, dass – von Ausnahmen abgesehen – nur das Gesellschaftsvermögen haftet . Die GmbH wird in das Handelsregister (Abt. B) eingetragen und muss eine notariell beurkundete Sa...mehr

Rz. 138 Der Vollstreckungsteil enthält das Original des oder der Vollstreckungstitel /s sowie Abschriften aller Vollstreckungsan- und -aufträge, -protokolle und sonstiger Vorgänge im Hinblick auf die Zwangsvollstreckung. Zu beachten ist, dass in den Vollstreckungsteil und nicht etwa in den Gerichtsteil auch Kopien der Anträge an das Vollstreckungsgericht und hierauf durch das...mehr

Rz. 146 Alle die Angelegenheit betreffenden Gerichtstermine und Fristen sind im Fristenkalender einzutragen. Dies betrifft Verhandlungstermine ebenso wie Termine zur Beweisaufnahme oder Ortsbesichtigungen. Außerdem müssen alle das Verfahren betreffenden Fristen, d.h. insbesondere Rechtsmittel- und Rechtsmittelbegründungsfristen mit den dazugehörenden Vorfristen eingetragen w...mehr

Rz. 290 Ein Mandat endet normalerweise, wenn die ihm zugrunde liegende Sache abgeschlossen ist. Rz. 291 Der Anwalt kann jedoch das Mandat auch von sich aus beenden. Man spricht hier von der Mandatsniederlegung . Die Mandatsniederlegung hat je nach ihrer Begründung unterschiedliche rechtliche Folgen : Rz. 292 Wird das Mandat ohne sachlich rechtfertigenden Grund (!) aus der Sphäre...mehr

Rz. 142 Alle in der Angelegenheit eingehenden Zahlungen müssen mit dem Eingangsdatum und dem Namen des Zahlenden eingetragen werden. Auch hier ist wieder zu unterscheiden zwischen elektronischer Erfassung und der früher üblichen und auch heute noch durchaus verbreiteten Methode, sämtliche Zahlungsvorgänge im Handaktenbogen bzw. Aktenkonto zu erfassen. Es muss erkennbar sein,...mehr

Rz. 66 Sachbearbeiter in Rechtsanwaltskanzleien haben sich in der Regel auf ein bestimmtes Rechtsgebiet spezialisiert, so z.B. auf die Bearbeitung von außergerichtlichen Unfallschäden, die Zwangsvollstreckung oder das Kostenrecht. Verschiedene Weiterbildungsinstitute bieten Sachbearbeiterlehrgänge an. Eine Spezialisierung der Mitarbeiter kann aber z.B. auch dem Rechtsgebiet ...mehr

Rz. 68 Rechtsanwaltsfachangestellte werden in der Regel nicht nur die Rechnungen an den Mandanten oder dessen Rechtsschutzversicherung, sondern auch die Kostenfestsetzungs- und -ausgleichsanträge an das Gericht erstellen . Daneben obliegt ihnen auch die Abrechnung mit der Staatskasse, wenn dem Mandanten Prozesskostenhilfe gewährt worden ist oder eine Beiordnung des Rechtsanwa...mehr

Rz. 171 Post kann eine Kanzlei über verschiedene Quellen erreichen. Zu nennen sind hier:mehr

Rz. 188 Der Inhaber des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) ist verpflichtet, die für dessen Nutzung erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten sowie Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das besondere elektronische Anwaltspostfach zur Kenntnis zu nehmen, siehe dazu § 31a Abs. 6 BRAO. Das Öffnen der Post kann der Rechtsanwalt auch hier auf ...mehr

Rz. 88 Die Technik hat sich in den letzten 30 Jahren rasant entwickelt. Während vor 35 Jahren eine IBM-Kugelkopfmaschine der neueste Schrei war und Diktate oft noch in Stenogramm aufgenommen werden mussten, weil Diktiergeräte erst langsam in Kanzleien Einzug hielten, arbeiten nicht wenige Kanzleien heute sogar mit Spracherkennungsprogrammen. Kanzleien sind ohne EDV-Anlagen h...mehr

Rz. 203 Sind die oben (Rdn 186 ff.) beschriebenen Schritte erfolgt, kann die Post dem Anwalt vorgelegt werden. Manche Rechtsanwälte wollen die Eingangspost in einer Postmappe ohne die dazugehörigen Akten vorgelegt erhalten, andere wünschen wiederum, dass sogleich die entsprechenden Akten mit vorgelegt werden. Bei elektronischer Aktenführung stellt sich diese Frage nicht. Hie...mehr

Rz. 93 Ist in einer Kanzlei eine EDV-Anlage angeschafft worden, sollte nicht daran gespart werden, alle Mitarbeiter einschließlich der in der Kanzlei tätigen Rechtsanwälte über den Gebrauch der Anlage ausführlich zu schulen. Soll die Anlage Rationalisierungseffekte erzeugen, muss jeder Mitarbeiter sie sicher bedienen können. Es ist verfehlt zu glauben, dass ein Computer Arbe...mehr

Rz. 258 Wird das Mandat persönlich, z.B. im Rahmen einer Besprechung, erteilt, muss der Anwalt ebenfalls entscheiden, ob er das Mandat annehmen möchte bzw. darf (siehe Rdn 254 u. Rdn 268). Ist dies nicht der Fall, muss dies dem Ratsuchenden wiederum unverzüglich mitgeteilt werden. Rz. 259 Möchte der Anwalt das Mandat übernehmen, ist es grundsätzlich sinnvoll, den Mandanten ei...mehr

Rz. 117 Sobald eine Akte angelegt wird, ist sie in das Prozessregister einzutragen. Jeder Anwalt ist zur Führung eines Prozessregisters verpflichtet. Die Akten erhalten fortlaufende Nummern, die erste anzulegende Akte im jeweiligen Jahr trägt die Nr. 1 usw. Im Prozessregister wird die fortlaufende Nummer der Akte eingetragen, die Bezeichnung der Akte, das Anlage- und Ablaged...mehr

Rz. 122 Es gibt nicht nur einen denkbaren Aktenaufbau. Möglich sind vielmehr unterschiedliche Modelle. Wenn im Folgenden ein spezieller Aktenaufbau geschildert wird, muss dieser nicht dem entsprechen, den der Leser oder die Leserin in der Kanzlei vorfindet, in der sie oder er arbeitet. Dies bedeutet nicht, dass die dort vorgefundene Variante die schlechtere ist. Jede Kanzlei...mehr

Rz. 265 Vorsicht ist geboten, wenn eine Kanzlei einen Auftrag via Brief, Telefon, Fax oder E-Mail erhält und der Mandant Verbraucher i.S.d. § 13 BGB ist, denn hier kann das Fernabsatzgesetz zur Anwendung kommen. Die Abgrenzung ist oft nicht einfach. Zu beachten ist, dass Anwaltsverträge z.B. dann unter das Fernabsatzgesetz fallen können, wenn sie nicht nur mit Fernkommunikat...mehr

Rz. 31 Die Sozietät ist eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). Ihr Zusammenschluss ist in den §§ 705 ff. BGB geregelt. Sie kann mit den in § 59a BRAO näher bezeichneten Berufsgruppen gebildet werden, so z.B. neben Rechtsanwälten unter anderem auch mit Steuerberatern oder Wirtschaftsprüfern. Die Sozietät ist die wohl häufigste Gesellschaftsform im Anwaltsbereich. Sie ve...mehr

Rz. 43 Die Partnerschaftsgesellschaft ist im Gesetz über Partnerschaftsgesellschaften Angehöriger Freier Berufe (PartGG) geregelt. Sie ist eine besondere Gesellschaftsform für freie Berufe , § 1 Abs. 1 S 1 PartGG. Im Gegensatz zur Sozietät besteht hier ein beschränktes Haftungsrisiko der einzelnen Gesellschafter, die zwar als Gesamtschuldner für die Verbindlichkeiten der Gese...mehr