§ 1 Kanzleiorganisation / I. Aktenaufbewahrung

Liegende Registratur (z.B. Stapel in Regalen)

Diese Form der Ablage ist für Papierakten eigentlich als veraltet zu bezeichnen, wird aber in manchen Ämtern noch angewendet. Hier erhalten die Akten eine Aktenlasche, auf der Aktenzeichen und Bezeichnung der Akten enthalten sind. Die Akten werden in ein Regal gelegt, die Laschen zeigen nach vorne. Wird eine Akte gesucht, muss nicht der Stapel bewegt werden, sondern man sucht die Laschen durch. Diese Form der Ablage ist als umständlich zu bezeichnen, wenn das Aktenvolumen groß ist, denn es müssen viele Akten bewegt werden, wenn z.B. die unterste Akte benötigt wird. Eine solche Ablage wird in Kanzleien häufig für Fachzeitschriften verwendet, ist aber nicht so geeignet wie z.B. Stehsammler. Der Vorteil in dieser Form der Ablage liegt in der sehr guten Ausnutzung des zur Verfügung stehenden Raums.

Hängende Registratur (z.B. in Aktenschränken)

Man unterscheidet die vertikale von der lateralen Hängeregistratur. Bei der vertikalen Hängeregistratur hängen die Akten in einem System von vorne nach hinten. Bei der lateralen Hängeregistratur hängen die Akten nebeneinander. Bei beiden Systemen unterscheidet man zudem die Ablage in Hängemappen von der Ablage in Hängeakten. Hängemappen sind m.E. für Kanzleien nicht geeignet, da hier die Schriftstücke ungelocht und ungeheftet in die Mappe eingelegt werden. Sie können daher schnell verloren gehen. Besser sind Hängeakten. Hier werden die Schriftstücke gelocht und abgeheftet, so dass sie nicht verloren gehen können und auch die Chron...