§ 1 Kanzleiorganisation / 1. Posteingänge in Papier

Rz. 186

Die Behandlung der eingehenden Papier-Post richtet sich – wie vieles – nach der Struktur der jeweiligen Kanzlei und wird im Grunde genommen in jeder Kanzlei anders gehandhabt. In vielen Kanzleien wird die Post in der Regel vor dem Öffnen schon vorsortiert, soweit erkenntlich ist, dass eine bestimmte Stelle (z.B. Buchhaltung) Adressat ist. Der Mitarbeiter sollte in den Umgang mit der eingehenden Post gut eingewiesen sein, so dass er weiß, welche Briefe er öffnen darf und welche nicht. In der Regel sind an den Rechtsanwalt mit dem Vermerk "Persönlich/Vertraulich" gerichtete Schreiben nicht zu öffnen. Da jedoch in der Vergangenheit Unternehmen die Unsitte annehmen, Werbebriefe ebenfalls mit dem Vermerk "Persönlich/Vertraulich" zu versehen, erhalten Mitarbeiter nicht selten die Weisung, auch solche Briefe zu öffnen. Dies wird tatsächlich in jeder Kanzlei anders gehandhabt. So kann es beispielsweise sein, dass im Posteingangsbereich auch die Post für die Buchhaltung (Kontoauszüge) geöffnet wird, andere Kanzleien übertragen diese Aufgabe nur den für die Buchhaltung zuständigen Personen. Es ist zu entscheiden, ob das Kuvert, in dem sich die Post befindet, aufbewahrt werden muss. "Gelbe Briefumschläge" bei Zustellungen gegen Postzustellungsurkunde (mit Zustellung ist ein förmlicher Akt gemeint, nicht der "normale" Posteingang) sind immer aufzubewahren. Gleiches gilt für Briefumschläge, die Besonderheiten aufweisen, z.B. einen Datumsstempel, der stark vom Datum des inliegenden Schriftstücks abweicht. Aber auch Briefumschläge, die mit handschriftlichem Vermerk eines Mandanten in den Hausbriefkasten geworfen wurden, sollten aufgehoben werden. Nach der Entnahme der Post aus dem Kuvert erfolgt eine Leerkontrolle. Ist der Briefumschlag leer und muss er nicht aus den oben genannt...