Kanban-Boards: So optimieren Steuerberater ihre Kanzleiorganisation

Maximilian Justus Müller von Baczko

Zusammenfassung

Überblick

In vielen Kanzleien läuft die Kanzleiorganisation eher nebenbei – dabei ist sie das Herzstück einer erfolgreichen Kanzlei. Fristen, Mandantenanfragen oder interne Aufgaben wie Recruiting lassen sich nur mit klaren Strukturen zuverlässig im Blick behalten. Eine einfache und zugleich wirkungsvolle Lösung: Kanban-Boards.

Warum sich der Aufwand lohnt

"Die eine Hand weiß nicht, was die andere tut" – dieser Satz fällt in vielen Kanzleien, wenn Fristen, Bewerbungen oder Mandantenanfragen parallel eintreffen und auch noch die kommende Weihnachtsfeier organisiert werden muss. Einen Überblick über all diese Themen zu behalten ist komplex.

Kanban-Boards machen solche Abläufe sichtbar und bieten eine einfache und schnell umsetzbare Lösung für diese Herausforderung: Für jeden Aufgabenbereich wird ein Kanban-Board erstellt. Jede Aufgabe erhält eine Karte, jede Phase eine Spalte. Das Board zeigt in Echtzeit, was erledigt werden muss und wer zuständig ist. Darüber hinaus können auf den Karten mehrere Personen zusammenarbeiten.

Das macht Kanban-Boards zu einem hervorragenden Tool, um als Steuerberater oder Kanzleiinhaber Aufgaben zu koordinieren und den Bearbeitungsstand fortlaufend zu überwachen. Insbesondere für wiederkehrende Aufgaben (bspw. Recruiting) sind Kanban-Boards sinnvoll, da Sie zusätzlich den gewünschten Prozess abbilden können. Kanban-Boards können für fast alle täglichen Aufgaben verwendet werden. Welche das konkret sind, wie Kanban-Boards funktionieren und warum Kanban-Boards große Vorteile für Steuerkanzleien bieten, wird im Folgenden beleuchtet.

Kanban kurz erklärt

Kanban stammt aus dem Toyota-Produktionssystem der 1940er. Das Ziel: Verschwendung vermeiden (eliminate waste). Heute versteht man unter Kanban-Boards "visuelle Prozesslandkarten", die wie folgt aufgebaut sind: