§ 2 Kanzleiorganisation / 2. Arbeitsanweisung Postausgang

Ivana Bugarin , Michael Brunner

Rz. 94

Auch beim Postausgang ist eine Arbeitsanweisung zu empfehlen, die ausnahmslos sowohl für die Mitarbeiter als auch für die RA verbindlich ist.

Rz. 95

Die Arbeitsanweisung kann bspw. in folgende Punkte unterteilt werden:

a) Benennung der zuständigen Mitarbeiter

Rz. 96

Um einen reibungslosen Ablauf des Postausgangs zu gewährleisten, ist zu empfehlen, dass ausgebildete Fachkräfte für die Bearbeitung und Kontrolle des Postausgangs zuständig sind. Sie sollten namentlich benannt werden und im Fall einer Verhinderung des zuständigen Postausgangs-Bearbeiters sollte eine Vertretung feststehen.

b) Benennung eines festen Postausgangs-Arbeitsplatzes

Rz. 97

Es ist zu empfehlen, einen festen Arbeitsplatz einzurichten, an dem ausschließlich der Postausgang bearbeitet wird. An diesem Arbeitsplatz sollten sich Postausgangskörbe/-fächer/-regale oder dergleichen befinden und/oder die Unterschriftenmappen rechtzeitig zur Postausgangsbearbeitung bereitgelegt werden.

In unmittelbarer Nähe dieses Postausgangs-Arbeitsplatzes sollten sich sämtliche zur Postausgangsbearbeitung dienenden Arbeitsmittel und -geräte befinden (Telefaxgerät, Briefmarken, Stempel, Frankiermaschine, Terminkalender, elektronischer Kalender, Postausgangsbuch, Briefwaage etc.).

c) Benennung der Zuständigkeit für Briefkasten mit Spätleerung

Rz. 98

Dringend zu empfehlen ist, die Post, sofern Sie nicht auf eine besondere Versendungsart verschickt wird, in einen Briefkasten mit Spätleerung aufzugeben. So ist i.d.R. gewährleistet, dass bei rechtzeitiger Aufgabe die Postlaufzeit bei einem bis max. zwei Tagen liegt (ausgenommen Weihnachtsfeiertage, an denen üblicherweise mit einer viel längeren Postlaufzeit zu rechnen ist). Es sollte auch festgehalten werden, wer die Post zu dem Briefkasten mit Spätleerung bringt (z.B. Auszubildende).