§ 2 Kanzleiorganisation / H. Word-Serienbrief

Rz. 196

Die Serienbrieffunktion ist eine sehr hilfreiche Funktion in Word, um gleichartige Schreiben an eine Vielzahl von Empfängern zu versenden.

Die Serienbrieffunktion könnte Ihnen z.B. bei folgenden Schreiben helfen:

Sogar die Erstellung von gleichartigen Verträgen für einen Mandanten für die Verwendung einer Vielzahl von Vertragspartner wäre denkbar.

I. Grundlagen

Rz. 197

Für die Erstellung eines Serienbriefes (bzw. Serientextes) bedarf es zum einen eines Rohtextes (auch Hauptdokument genannt) und zum anderen einer Datenquelle, mit welcher sodann der Rohtext verknüpft werden muss.

Die Datenquelle enthält dabei die variablen Daten des Serienbriefes in Form einer Tabelle. I.d.R. wird meist eine Exceltabelle verwendet, aber auch Tabellen im Word- und Access-Format können verarbeitet werden.

Die meisten Rechtsanwaltsprogramme stellen sogar einen Export ihrer Daten in eine Exceltabelle zur Verfügung, die dann als Datenquelle mit einem Rohtext zu einem Seriendruck verknüpft werden kann. Die nachstehende Anleitung zur Erstellung eines Serienbriefes berücksichtigt den Funktionsaufbau in Word 2016/2019/2021/Word 365. Aus Gründen der Übersichtlichkeit wurde auf die Darstellung älterer Word-Versionen verzichtet, das Grundprinzip ist jedoch ähnlich wie in Word 2016.