§ 2 Kanzleiorganisation / II. Arbeitsanweisung Posteingang

Ivana Bugarin , Michael Brunner

Rz. 53

Bei der Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sollten zwingend Arbeitsanweisungen getroffen werden. Angefangen vom Öffnen der Post, Heraussuchen aktenbezogener Post sowie der Bearbeitung von Post mit Fristen und Terminen.

Rz. 54

Eine Arbeitsanweisung sollte folgende Punkte enthalten. Sie kann beliebig erweitert und ergänzt werden.

1. Zuständige Bearbeiter des Posteingangs

Rz. 55

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Welche Mitarbeiter (Vertreter) sind für die Bearbeitung des Posteingangs zuständig – einschließlich der Ermittlung, Berechnung und Notierung von Fristen, der Notierung von Terminen sowie Überwachung und Kontrolle von Fristen und Terminen beim Postausgang?

Bei dem Postbearbeiter muss es sich um eine ausgebildete Fachkraft handeln. Dieser Mitarbeiter ist auch regelmäßig der Fristensachbearbeiter der Kanzlei.

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Welcher Mitarbeiter (Vertreter) sucht die aktenbezogene Post heraus?

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Wer kontrolliert den Posteingang und legt ggf. die Post der Postbearbeiterin/dem Postbearbeiter vor?

In einer aktuellen Entscheidung des BGH^{^[1]} wurde wieder einmal zur Frage der Fristennotierung entschieden. Hierzu weist der BGH an, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt immer nur eine bestimmte qualifizierte Fachkraft, nicht mehrere oder sogar alle Fachkräfte der Kanzlei, mit der Fristennotierung beauftragt werden dürfen. Ist diese eine bestimmte Fachkraft aus welchen Gründen auch immer abwesend, ist es die Verpflichtung des Anwalts, eine zuverlässige und gleichwertige Vertretung und Bearbeitung sicherzustellen. Es ist schon allein deshalb die Pflicht des Anwalts, eine Vertretung im Falle der Abwesenheit der mit dem Fristenwesen beauftragten qualifizierten Fachkraft zu bestimmen, da er sich nicht darauf verlassen darf, dass seine Mitarbeiter die Vertretung eigenmächtig regeln.

[1] BGH v. 26.9.2024 – III ZB 55/23.