eAU-Verfahren wird ab 2027 weiter optimiert

Eine Arbeitsunfähigkeit (AU) ist dem Arbeitgeber unverzüglich anzuzeigen. Eine bestimmte Form ist dafür nicht vorgeschrieben. Meist reicht eine E-Mail oder ein Telefonat mit der innerbetrieblich zuständigen Person. Dauert die AU länger als 3 Tage, ist sie dem Arbeitgeber außerdem durch eine ärztliche Bescheinigung nachzuweisen. Der Arbeitgeber kann die ärztliche Bescheinigung auch vom ersten Tag der AU an verlangen. Gegenüber seiner Krankenkasse ist der Versicherte verpflichtet, die AU innerhalb einer Woche formlos zu melden. Nachweis und Meldung werden den Arbeitnehmern in den meisten Fällen durch den elektronischen Datenaustausch zwischen Ärzten, Krankenkassen und Arbeitgebern abgenommen. Von der Anzeige abgesehen wird der Arbeitnehmer nur noch in sogenannten Störfällen oder anderen Ausnahmen (Private Krankenversicherung, Minijobs in Privathaushalten, Krankmeldung aus dem Ausland) selbst tätig.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Eine ärztlich oder zahnärztlich festgestellte AU wird über das Praxisverwaltungssystem elektronisch an die zuständige Krankenkasse übermittelt. Das gilt ebenso für eine fortgesetzte AU und die entsprechende Folgebescheinigung. Tritt eine technische Störung auf, wird dem Versicherten eine AU-Bescheinigung im Papierformat ausgehändigt (Ersatzverfahren). Ist das nicht möglich, weil der Patient die Praxis bereits verlassen hat und die Störung auch bis zum folgenden Werktag anhält, übermittelt der Arzt oder Zahnarzt die Papierbescheinigung selbst an die Krankenkasse.
Auch Krankenhäuser sowie Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtungen übermitteln die erforderlichen Daten für die Dauer der stationären Behandlung und im Rahmen des Entlassmanagements elektronisch an die Krankenkasse. Dafür wird das Krankenhaus-Informationssystem genutzt. Bei einer technischen Störung oder in anderen Ausnahmefällen wird das Ersatzverfahren genutzt.

Arbeitgeberverfahren

Arbeitgeber oder ihre Steuerberater rufen die AU-Daten elektronisch bei den Krankenkassen ab. Auch Arbeitgeber von Minijobbern können die AU-Daten elektronisch bei der zuständigen Krankenkasse abrufen. Die Minijob-Zentrale ist hierfür nicht zuständig. Die Arbeitgeber senden den Krankenkassen die Anfragen durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder über das SV-Meldeportal . Ein Abruf der Daten bei der Krankenkasse ist nur zulässig, wenn

• für die angefragten Zeiträume ein Beschäftigungsverhältnis bei dem anfragenden Arbeitgeber besteht oder bestanden hat und
   
• der Beschäftigte dem Arbeitgeber die abzurufende AU oder den stationären Aufenthalt sowie die voraussichtliche Dauer vorab mitgeteilt hat.

Um Fehler zu vermeiden, sollte der Arbeitgeber die eAU nicht zu früh abrufen.

• Muss der Arbeitnehmer die AU erst nach 3 Tagen ärztlich feststellen lassen, sollte der Arbeitgeber die Daten frühestens ab dem fünften Tag nach der gemeldeten AU abrufen.
   
• Ist die AU früher ärztlich festzustellen, sollten die Daten frühestens ab dem zweiten Tag nach der gemeldeten AU abgerufen werden.

Das Arbeitgeberverfahren wird ständig weiterentwickelt und sich ändernden rechtlichen Rahmenbedingungen sowie Praxisanforderungen angepasst. Die aktuellen und zukünftigen „ Grundsätze für die Meldungen der Arbeitsunfähigkeitszeiten im Rahmen des Datenaustausches " veröffentlicht den GKV-Spitzenverband im Internet.

Optimiertes Arbeitgeberverfahren ab 2027

Die ab 1.1.2027 geltenden "Grundsätze" optimieren das Verfahren:

• Änderung des Krankenhaus-Entlassdatums
  Ändert sich das voraussichtliche Entlassdatum oder wird das tatsächliche Entlassdatum übermittelt, stellt die Krankenkasse einen neuen Datensatz bereit und storniert den bisherigen Datensatz. Der Arbeitgeber wird nicht aktiv.
   
• Entlassdatum nach einer stationären Vorsorge- oder Rehabilitationsmaßnahme
  Ein Datensatz mit einem voraussichtlichen Entlassdatum wird proaktiv um einen Datensatz mit dem tatsächlichen Entlassdatum ergänzt. Der Arbeitgeber wird nicht tätig.
   
• Meldegrund 6 "Sonderfall"
  Mit dem Meldgrund 6 werden teilstationäre Krankenhausaufenthalte, ganztägige ambulante Rehabilitationsmaßnahmen oder mobile Rehabilitations- oder Kombinationsbehandlungen erfasst.

Teilarbeitsunfähigkeit

Gesetzliche Änderungen ergeben sich zum 1.1.2028 durch das GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz. Während einer nicht nur geringfügigen Erkrankung von voraussichtlich mehr als 4 Wochen kann ärztlich eine Teilarbeitsunfähigkeit festgestellt werden. Teilarbeitsunfähigkeit wird in Stufen von 25, 50 oder 75 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit festgestellt. Der Versicherte muss zuvor darin einwilligen und hat dem Arbeitgeber den Umfang der Teilarbeitsunfähigkeit und den Zeitraum anzuzeigen. Der Arbeitgeber kann der teilweisen Arbeitsleistung zeitnah zustimmen und den Zeitpunkt der Arbeitsaufnahme festlegen. Sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber können die Teilarbeitsunfähigkeit vorzeitig beenden. Während der ärztlich bescheinigten und einvernehmlich durchgeführten Teilarbeitsunfähigkeit leistet der Arbeitgeber in den ersten 6 Wochen der Arbeitsunfähigkeit die reduzierte Entgeltfortzahlung und ein anteiliges Arbeitsentgelt. Die Höchstdauer der Entgeltfortzahlung wird dadurch nicht verlängert. Danach werden ein Teilkrankengeld und ein anteiliges Arbeitsentgelt gezahlt.

Die Krankenkasse stellt dem Arbeitgeber die entsprechenden Daten (Beginn, Ende, ärztliche Feststellung der AU) elektronisch bereit. Der Arbeitgeber kann die Daten (frühestens ab 1.7.2028) im Dialogverfahren abrufen. Die Zustimmung des Arbeitgebers und der Zeitpunkt der Arbeitsaufnahme übermittelt der Arbeitgeber elektronisch. Außerdem sind eine vorzeitige Beendigung der Teilarbeitsunfähigkeit sowie der entsprechenden Zeitpunkt unverzüglich zu melden. Die "Grundsätze" wird der GKV-Spitzenverbandes rechtzeitig anpassen.